Основной механизм управления организацией. Комиссия по качеству

• I . Реалии работы по качеству

Зачастую случается так, что теория, которую нам преподают в учебных заведения, значительно рознится с реальной практикой, с которой мы сталкиваемся на деле. Теория управления качеством не исключение. [2]

Специалист, который еще не имеет должного опыта, когда попадает в организацию, старается отыскать применение теоретическим инструментам, с которыми он ознакомился в теории, и которым, как казалось, легко найти применение. Быт и практика на деле оказываются гораздо труднее и более запутаны, чем знакомые формулы и планы с учебников.

Необходимо время, практика и достаточное количество умений и навыков, чтобы пришло понимание всех наиболее значимых и основополагающих вещей. [2]

Правильное планирование процессов и продукции является той самой основой управленческой деятельности.

• - устранение ошибок, своевременный учет и безупречный контроль.

Говоря более доступно, нам необходимо решить, как грамотно устранить ошибки и недочеты, которые появляются в процессе работы, а также понять каким образом правильно выстроить свою работу в целом.

• I I. Верное планирование процессов и продукции.

Управление качеством - это деятельность, которая не обходится без людей, времени и ресурсов. Мы готовы потратить деньги, чтобы достигнуть целей при помощи людей, разбирающихся в этой сфере. Для этого нам необходимо решить кто и каким образом будет этого добиваться, подготовить план и контролировать его воплощение.

Годовые и ежемесячные планы должны быть интегральной составляющей от совокупных рабочих планов организации. Эти моменты должны своевременно контролироваться и осуществляться в срок. Для этого нам нужен человек, который сможет следить за свершением планов.

• I II. Учет и разбор проблем по качеству.

Нет таких предприятий, где бы не начинались затруднения с качеством. Например, невыполнение поставок, некачественное сырьё, неудовлетворенность потребителей работой компании или же проблемы внутри самого предприятия и прочее.

Для того, чтобы эффективно устранять такие недочеты, служба качества должна вести строгий учет возникающих проблем.

Привести  в порядок учет  способен  и один отдел,  но с корректированием всё обстоит куда сложнее. [1]

Трудность кроется в том, что проблемы по качеству иногда случаются на пересечении ответственности различных подразделений.

Жалоба поступает в отдел продаж, но корень этой жалобы может заключаться в самом производстве.

Конечно, можно расширить полномочия службы качества, чтобы она могла влезать во все дела, которые происходят в организации, однако понять специфику работы каждого их имеющихся отделов будет крайне затруднительно.

Работать сообща с подразделением - результативный выход из сложившейся ситуации.

• I V. Вовлеченность персонала

  Принцип ИСО 9001, подразумевающий непосредственное участие персонала в работе по улучшению качества является ведущим и повсюду декларируемым правилом. Так, например, в Японии работники стараются улучшить качество, всегда стараются держать во всем аккуратность и

• порядок, с большим энтузиазмом выдвигают свои идеи как всё сделать более грамотно, тем самым улучшив работу. [3]

Никому бы не помешал персонал, который бы так жаждал выдвигать все больше предложений по улучшению, тем самым помогая хозяину получить больший доход. К сожалению, в реальности такие работники встречаются редко, а некоторые начальники даже порой радуются просто тому, что его работники не пьют. Но практика подтверждает, что вклад ведущих специалистов и руководителей не менее существенен, чем вклад обычных сотрудников. Как говорится «Кадры решают всё». То есть, нам не обязательно стремится привлечь к участию всех работников в улучшение качества, а хотя бы добиться того, чтобы этим горели центральные руководители и ведущие специалисты. Я имею ввиду начальников отдела закупок, отдела по продажам, производства, склада, службы персонала, транспортного отдела и т.д. Именно они обязаны и способны решать вопросы с качеством в организации.

Встает вопрос, почему же нельзя решать такие темы на обычном совещании. Данные проблемы «межфункциональные» поэтому решить их в масштабах обычных совещаний не удастся. Лучший выход - организация специального отдела или службы качества, которые смогут решить вопросы, которые касаются качества, выделить такому отделу необходимые полномочия для контроля и ввести раздельную систему учета и анализа. Комиссия по качеству как раз тот орган, который сможет втянуть в работу по качеству ключевых специалистов и руководителей. [2]

• V . Механизм для координации работы по качеству

Координация - ключевой момент в управленческой деятельность. Комиссия по качеству способна согласовывать взаимодействие различных подразделений. Составить письмо с жалобой поставщику - необходима координация службы качества и отдела снабжения. Понять суть недовольства потребителя - необходима координация службы качества и отдела продаж. Проблемы могут быть абсолютного любого характера. Комиссия по качеству справится с этой задачей. В момент проведения комиссии можно разобраться, что не так с качеством, чему не уделили должного внимания, кто ответственен за это, в какое время и кто должен осуществлять запланированные работы по качеству. Основная задача комиссии - быть единым центральным механизмом координации работ по качеству.

• V I. Различие между регулярной и проектной деятельностью

Есть похожее в работе комиссии по качеству и работе проектной группы. Комиссия по качеству словно единый большой постоянный проект.

Непрерывная работа происходит день за днем, ресурсы для этой деятельности выделяются в масштабах обыкновенной структуры управления предприятием. Специалисты, которые делают такую работу также находятся в подчинении у начальников служб и отделов.

Привлечение разных людей из различных подразделений, точно обусловленное начало и конец, заранее прогнозируемые результаты - это характеристика проектной деятельности. Это несомненно похоже на структуру работу комиссии по качеству, которая по сути является межфункциональной группой, в которую входят сотрудники разных подразделений.

Следить за работой по качеству должна комиссия по качеству. Такая работа - это большое обилие маленьких «проектов», мероприятий, за которые несут ответственность разные люди, на которые расходуются ресурсы. Окончание мероприятий должно происходить в заранее поставленные сроки. Разве не похоже на проектную деятельность? [1]

• V II. Правила управления проектной деятельностью и комиссия по качеству

Ниже разберем одни из самых важных правил работы проекта, которые сходны с работой комиссии по качеству:

• -    комиссия следит за выполнением и согласовывает работу огромного количества отдельных «проектов» (мероприятий по устранению недочетов или работ по улучшению качества)

• -    все мероприятия должны включать в себя дату начала работы и дату намечаемого окончания работ

• -    всегда есть ответственный за проведение мероприятия

• -    все работы, сроки и ответственные занесены в протокол комиссии по качеству

• -    в комиссии принимают участие работники и руководители различных ведущих подразделений в организации, которые проводят мероприятия независимо от своей обычной служебной деятельности. [4]

VШ.Каким образом работает комиссия по качеству

Как правило, каждый месяц собирается комиссия. Перед комиссией готовятся отчеты, касаемые вопросов качества. Абсолютно любое предприятие обладает своими характерными чертами и своей значимой статистикой по качеству. Наиболее популярные характеристики по качеству это:

• -    процент претензий потребителей

• -    процент продукции с браком

• -    количество сырья с браком

• -    индекс довольства потребителей

• -    количество отклонений / недочетов в работе организации.

• -    количество несоответствий, выявленных в ходе внутренних проверок (аудитов) и т.д.

Помимо отчета должен быть протокол, где зафиксированы все выполняемые и выполненные мероприятия с предыдущего совещания комиссии. Отчеты и протокол отправляются участникам комиссии и руководству организации заранее, чтобы они могли ознакомиться и быть готовыми к совещанию. [2]

В момент комиссии рассматриваются планы и ответы, проверяется исполнение мероприятий, по мере возникновения новых проблем организуются новые мероприятия, выдвигаются предложения по улучшению и устранению проблем. Каждый участник комиссии имеет право голоса, он может высказывать свои предложения, а также замечания. То есть всякий участник комиссии должен проявлять активную позицию на этом совещании.

По окончанию совещания, протокол с поправками и изменениями отправляется всем участникам, которые должны снова ознакомиться с ним и запомнить какие задачи участник должен выполнить и в какой срок он их должен их реализовать.

• IX. Роли участников в комиссии

Служба или отдел качества - несет ответственность за подготовку и ведение комиссии, за представление и ведение отчетности и протокола, за назначение ответственных за мероприятия.

Руководство организации - наделяет ответственных за мероприятия полномочиями, передает части функций службе качества, выписывает штрафы людям, допускающим ошибки в работе по качеству, лично принимает участие в работе комиссии, анализирует сведения и мероприятия (ИСО 9001 - анализ руководства).

Отдельные участники – следят, чтобы все были ознакомлены с отчетами и протоколами, были выполнены мероприятия, за которые они отвечают и в которых они принимали непосредственное участие в обсуждении проблем. [3]

Важно, чтобы все идеи по улучшению и развитию качества, поиск путей решения проблем участники искали на добровольной основе и по своему собственному желанию, а не потому что их заставили, только тогда такое совещание пройдет действительно эффективно и принесет плоды.

Необходимо мотивировать и поощрять сотрудников за их инициативность. Ведь любой труд должен оплачиваться. Зарплата должна зависеть от показателей качества. Имя сотрудника, имевшего отношения к росту этого показателя должно быть привязано и имя которого должно фиксироваться в плодах достижений и улучшений по качеству.

Сокращение числа разборок и проблем с помощью комиссии упрощает работу руководителям в будущем.

Комиссия по качеству не обходится без:

• •    протоколиста

• •    руководителя комиссии

• •    ограниченности времени во время обсуждений вопросов X. Специфика работы комиссии по качеству

• 1.    Совещания комиссии - это элемент координации.

На совещании комиссии поднимаются такие вопросы как:

• •    выявление проблем;

• •    создание путей решения (организация рабочей группы);

• •    проверка выполнения поставленных ранее задач.

• 2.    Участники должны работать в группах быть готовыми выслушать каждого участника, должны знать принципы анализа данных, быть знакомыми с правилами мозгового штурма и т.д. [2]

• 3.    Комиссии необходимо устранить элемент управленческого террора из работы организации - сотрудники не должны бояться признаться в своих ошибках. Вопросы должны задаваться открыто, любое решение должно приниматься и рассматриваться коллективно, а не только более авторитетными лицами.

• 4.    Необходимо жестко контролировать выполнение поставленных комиссией задач, напоминать сотрудникам о том, что совещание комиссии -важный и необходимый для организации момент. Процент выполненных мероприятий и имена тех, кто не выполняет мероприятия, должны озвучиваться на каждой комиссии по качеству.

• XI.    Роль руководства компании в работе комиссии

Руководство должно принимать непосредственное участие в работе комиссии. Сотрудники должны понимать, что все поставленные задачи контролируются руководством, работа комиссии важна и необходима. Руководство сможет более детально и подробно понять проблемы по качеству, а также это облегчит взаимодействие службы качества и руководства. Непосредственное участие генерального директора может быть решающим фактором для успеха работы по качеству. [4]

• XII.    Анализ со стороны руководства

  ИСО 9001 подразумевает от предприятия выполнения анализа со стороны руководства. Если комиссия будет проводиться каждый месяц, то она может стать важным помощником для проведения анализа. Упомянутые ранее формы отчетности отвечают требованиям стандарта по проведению анализа. Таким образом, можно подвести итоге, что работа комиссии по качеству является незаменимым дополнением в работе любой организации. Данный подход не дискредитирует работу по качеству, как это случается при формальном подходе.