Основы делопроизводства в воинской части

Делопроизводство – есть правовое средство (т.к. предусмотрено действующими нормативными правовыми документами), направленное на многогранное обеспечение управленческой деятельности, также полная отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами для указанных целей.

Сложно себе представить в настоящее время, каким образом, особенно в условиях войны, можно управлять многомиллионными массами людей без организованного делопроизводства, документооборота, служебной переписки соответствующим образом.

Формирование плана служебного документа должно начинаться с исследования сущности проблемы, подлежащего урегулированию, действующего законодательства по этому вопросу, приказов, директив и справочного материала.

Служебный документ обязан соответствовать следующим требованиям:

• •     действующему законодательству, приказам, директивам и иным

руководящим документам вышестоящих командиров (руководителей);

• •     основываться на фактах и содержать реальные и конкретные

указания или предложения;

• •     не копировать требования, находящиеся в прежде изданных

документах, а при необходимости иметь ссылки на них;

• •     давать возможность подвергнуть обработке его с помощью

средств вычислительной техники;

• •     соответствовать утвержденной форме, если таковая

предусмотрена.

Служебный документ обязан обладать следующими реквизитами такими как: название вида документа (не указывается на письмах) или унифицированной форме документа, заголовок к тексту, дату, индекс (номер), текст, визы, подпись, отметку об исполнении служебного документа и направлении его в дело.

Если есть необходимость оценки целесообразности служебного документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и иным правовым актам, происходит процедура согласования проекта служебного документа с заинтересованными должностными лицами, в обязательства которых входит рассмотрение поступающих на согласование проектов служебных документов в кратчайшие сроки, с учетом общего срока исполнения служебных документов, но при всех условиях в течение не более 10 дней. Не допускается отказ от рассмотрения служебного документа, поступившего на согласование.

Согласование проектов служебных документов делится на внутреннее (с подразделениями и должностными лицами воинской части) и внешнее (с неподчиненными организациями). Служебные бумаги подписывают должностные лица в границах своих полномочий.

В той же последовательности по присвоенным действительным наименованиям служебные документы составляют и адресуют воинские части, условные наименования которым не присвоены. Несекретное делопроизводство организуется в каждой воинской части. Ведение несекретного делопроизводства доверяется на отдельное структурное подразделение, предназначенное только для этих целей, или на строевой, общий, административно - хозяйственный отдел, отделение (часть), в зависимости от объема служебных документов, а там, где штатами данные подразделения не предусмотрены, приказом командира (начальника) воинской части определяется ответственное лицо за ведение несекретного делопроизводства. В воинской части имею все шансы на формирование делопроизводства (филиалы) и в соответствующих отделах (службах) в зависимости от характера выполняемых работ. Ведение данных делопроизводств поручается на штатный личный состав этих отделов (служб), а особенности учета, хранения и обращения с некоторым перечнем служебных документов определяются специальными наставлениями, руководствами, инструкциями.

Размещение несекретного делопроизводства воинских частей должно осуществляться в изолированных помещениях, которые снабжены тамбуром с окном для выдачи документов или барьером. Надежные замки и сигнализацию, выведенную на пульт управления дежурного по воинской части должны иметь двери помещений. Ведение делопроизводства в отделах (службах) дозволено в общих рабочих комнатах этих отделов (служб). Хранение служебных документов осуществляется в запираемых и опечатываемых шкафах или ящиках.

Прямая ответственность за организацию делопроизводства и осуществление контроля за его ведением возлагаются на начальника штаба воинской части, в местах, где эта должность не предусмотрена штатом, — на одного из заместителей командира (начальника) воинской части.

Общее руководство по организации и ведению служебной переписки и делопроизводства в Вооруженных Силах осуществляется Управлением делами Министерства обороны Российской Федерации. В нерабочее время работа со служебными документами в воинских частях дозволяется только с разрешения командира (начальника) воинской части или начальника штаба воинской части.

Работа со служебными документами и хранение их за пределами служебных помещений воинских частей, как правило, запрещается. Данную работу вправе разрешить начальник штаба воинской части или командир (начальник) воинской части

Тaким oбразом, делопроизводство представляет собой сложное и многогранное явление, способствующее организованному ведению служебных отношений, в связи с чем составляет неотъемлемую часть в сфере боевой подготовки.