Основы современного подхода к управлению предприятием

снабжение, финансы и др.), которые в свою очередь включают соответствующие подпроцессы.

Рисунок 1 – Обобщенная схема управления

Управление предприятием всегда должно иметь некоторую цель, в противном случае этот процесс становится просто бессмысленным. В качестве примеров целей управления можно привести снижение издержек производства, повышение прибыли и другие. Цель процесса управления должна быть сформулирована явно и, по возможности, с применением количественных оценок.

Процесс управления предприятием реализуется в рамках системы управления предприятием . Кстати , не стоит путать это понятие с автоматизированной системой управления . В рамках системы управления можно выделить объект управления и управляющую часть . В качестве объекта управления выступает производственный процесс , а в качестве управляющей части – управленческие службы предприятия . Система управления предприятием функционирует на основе установленных документально ( положения о подразделениях , должностные инструкции и т . п .) или сложившихся практически правил . На каждом уровне иерархии системы управления в той или иной степени реализуется набор функций управления , входящих в рассмотренную выше схему управления [1].

На первый взгляд , может показаться , что приведенные рассуждения выглядят чересчур теоретизированно . Однако мы хотим подчеркнуть , что эти положения проверены практикой и лежат в основе методов совершенствования процесса управления и повышения его эффективности .

Что же касается практических аспектов , то следовало бы , например , сформулировать количественно цель процесса управления предприятием в прошлом году и оценить ее выполнение . А в текущем году ? На наш взгляд , нужно нарисовать структуру системы управления на предприятии с явным определением правил , на основе которых она функционирует . Вполне возможно , что у многих возникнут определенные затруднения . Практика показывает , что эти затруднения могут свидетельствовать о недостаточно эффективной организации управления на предприятии и потенциальном наличии « внутренних резервов », которые при правильной организации дела , могут быть использованы для достижения успеха в конкурентной борьбе .

Рассмотрим вопросы повышения эффективности управленческой деятельности по проблемам автоматизации управления предприятием .

Прежде всего , нам представляется целесообразным дать общую характеристику предприятий , применительно к которым далее будет идти речь об автоматизации управления .

Существуют различные способы классификации предприятий : по виду деятельности ( торговля , производство , услуги и др .), по масштабу ( малые , средние и крупные в зависимости от численности персонала и прочих факторов ) и целый ряд других . В рамках определенного типа предприятий классификация может продолжаться . Производственные предприятия подразделяются , например , на предприятия с непрерывным ( химические , металлургические ) и дискретным ( машиностроительные ) характером производства . По составу номенклатуры продукции предприятия могут подразделяться на предприятия единичного , серийного и массового производства . Каждый тип предприятий имеет свои особенности с точки зрения организации процесса управления и , соответственно , его автоматизации .

Мы не будем приводить формальные характеристики предприятий об автоматизации управления, а постараемся определить их на понятийном уровне, основываясь на анализе жизненного цикла предприятия.

Рассмотрим ситуацию , если предприятие развивается с нуля , то оно проходит несколько стадий развития , начальной из которых обычно является следующая . Работают несколько человек , зачастую хороших знакомых или родственников . Руководство замыкает процесс управления на себя , управляет всеми процессами сразу , при этом механизмы управления кустарны и сводятся к выдаче устных или письменных распоряжений . При удачном стечении обстоятельств компания разрастается , увеличивается число сотрудников , появляются структурные подразделения и , соответственно , их руководители . Однако стиль управления остается прежним . При отсутствии четкой системы управления часто возникает боязнь руководства делегировать полномочия другим сотрудникам , стремление делать всё самому , недоверие к людям . В результате оперативное получение точной количественной информации о реальном состоянии дел становится практически невозможным , поскольку сведения , предоставляемые руководителями структурных подразделений обычно разрозненны , возможно , тенденциозны и зачастую противоречивы .

Далее в компании начинают появляться толпы экономистов и аналитиков , пытающиеся по крупицам собрать информацию для руководства , маркетинга и других служб . Естественно эта информация может быть неполной , не всегда точной , и главное , никогда актуальной , так как на её получение требуется достаточно много времени . Первое , что начинают делать руководители , это нанимать новый аналитический персонал или , например , программистов в помощь аналитикам , чтобы частично автоматизировать сбор и обработку данных . В результате , как правило , появляется комплекс несвязанных программных средств , зачастую по - разному , представляющих одну и ту же информацию , что вызывает новые проблемы . Если на это наложить достаточно большой рост компании , появление новых направлений деятельности , новых людей , то ситуация становится неуправляемой .

Важно отметить , что качественная система управления проста и прозрачна , информация едина и достоверна , причём очень важно , что достоверность информации гарантируется собственно системой управления в целом , а не отдельными людьми . В результате достигается возможность простого и эффективного контроля за работой компании в целом , контроля отдельных процессов и даже контроля деятельности отдельных сотрудников .

В настоящее время подобные предприятия составляют подавляющее большинство в общем числе предприятий , нуждающихся в комплексной автоматизации процесса управления . Объективная необходимость повышения эффективности управления за счет комплексной автоматизации определяется сегодня для этих предприятий неумолимыми условиями конкурентной борьбы на рынке товаров и услуг [1].

Рассмотрим особенности задач управления средними предприятиями .

В процессе управления предприятиями, относящимися к выделенной группе, необходимо эффективное решение комплекса задач, основные виды которых в общем случае могут быть определены следующим образом:

• -    управление финансами ;

• -    управление производством ;

• -    управление сбытом и снабжением ;

• -    управление внутренними службами ;

• -    управление кадрами .

В зависимости от особенностей и масштаба предприятия каждый из выделенных видов может включать в себя значительное число отдельных задач . В принципе подобные задачи возникают и при управлении малым предприятием , однако их реальный объем позволяет обеспечить удовлетворительное решение традиционными средствами бухгалтерского учета .

Напомним , кстати , что в общем случае на предприятии можно выделить как минимум три вида учета :

• -    оперативный учет , обеспечивающий сбор первичной информации и являющийся основным поставщиком данных для остальных видов учета ;

• -    управленческий учет , направленный на получение информации для детального анализа деятельности предприятия , прогнозирования и принятия решений ;

• -    бухгалтерский учет , обеспечивающий получение необходимой бухгалтерской отчетности .

Особенностью решения задач управления на средних и крупных предприятиях является необходимость использования в качестве одной из основ для принятия решений данных управленческого учета .

Управленческий учет представляет собой систему сбора , обработки и предоставления информации высшему менеджменту для принятия последним различных управленческих решений . В этом его главное отличие от традиционного финансового ( бухгалтерского ) учета , ориентированного главным образом на внешних пользователей – кредиторов , акционеров , фискальные органы [2].

Существующая система бухгалтерской отчетности все в меньшей степени отвечает современным требованиям к полноте , достоверности , оперативности информации , необходимой руководству предприятия . Управленческий учет является информационным инструментом контроллинга – концепции управления деятельностью предприятия путем реализации следующей циклической последовательности действий : оценка текущего состояния – принятие управленческих решений – составление плана реализации принятых решений – контроль реализации плана – анализ нового текущего состояния [2].

Отметим , что для рассматриваемых типов предприятий особенно важна комплексность при решении выделенных видов задач управления .

В настоящее время в России резко возрос интерес к общепринятым на Западе стандартам менеджмента , однако многих руководителей до сих пор поставит в тупик вопрос об организационной структуре компании или о схеме существующих бизнес - процессов .

Вполне возможно, многие предприятия ощутили сложности при попытках оптимизировать затраты, чтобы продукция оставалась одновременно и прибыльной и конкурентоспособной. Как раз в этот момент четко проявляется необходимость иметь перед глазами модель деятельности предприятия, которая отражала бы все механизмы и принципы взаимосвязи различных подсистем в рамках одного бизнеса. С помощью моделирования различных областей деятельности можно достаточно эффективно анализировать «узкие места» в управлении и оптимизировать общую схему бизнеса.

Отметим , что совершенно не обязательно каждый раз самим придумывать решения для этих , ставших уже стандартными , задач . В настоящее время при необходимости анализа того или иного процесса управления можно использовать проверенные и обкатанные методы .

К этим методам относятся , в частности , формализованные способы описания процесса управления ( для того , чтобы оптимизировать , нужно знать , что оптимизировать ) и концепции построения эффективной системы управления , которые мы рассмотрим ниже .

К настоящему времени разработаны десятки методологий построения формализованных моделей функционирования предприятия и концепций построения систем управления . Укрупненные методы построения моделей предприятий можно разделить на структурные и объектно - ориентированные . Каждая из этих групп методов включает в себя несколько вариантов конкретных методик . Структурные методы на сегодняшний день имеют наибольшее распространение . Структурным принято называть такой метод исследования системы или процесса , который начинается с общего обзора объекта исследования , а затем предполагает его последовательную детализацию [3].

Структурные методы имеют три основные особенности :

• -    расчленение сложной системы на части , представляемые как « черные ящики », а каждый « черный ящик » реализует определенную функцию системы управления ;

• -    иерархическое упорядочение выделенных элементов системы с определением взаимосвязей между ними ;

• -    использование графического представления взаимосвязей элементов системы .

Модель , построенная с применением структурных методов , представляет собой иерархический набор диаграмм , графически изображающих выполняемые системой функции и взаимосвязи между ними .

Попросту говоря , это рисунки , на которых показан набор прямоугольников , определенным образом связанных между собой . В диаграммы также включается текстовая информация для обеспечения точного определения содержания функций и взаимосвязей . Использование графического представления процессов существенно повышает наглядность модели и облегчает процесс ее восприятия . От обычных рисунков , с помощью которых можно представить процесс управления , структурные диаграммы отличаются тем , что выполняются по вполне определенным правилам , а процесс их составления и анализа поддерживается соответствующим программным обеспечением [4].

В составе методологий структурного анализа к наиболее распространенным можно отнести следующие :

• -    SADT (Structured Analysis and Design Technique) – технология структурного анализа и проектирования и ее подмножество стандарт IDEF0;

• -    DFD (Data Flow Diagrams) – диаграммы потоков

данных ;

- ERD (Entity-Relationship Diagrams) – диаграммы

« сущность - связь »;

• -    STD (State Transition Diagrams) – диаграммы переходов состояний .

Ниже мы коротко рассмотрим сущность этих методологий .

В методологии IDEF0 используются четыре основных понятия : функциональный блок , интерфейсная дуга , декомпозиция и глоссарий .

Функциональный блок обозначает определенную функцию в рамках рассматриваемой системы и в графическом виде обозначается прямоугольником. Каждая из четырех сторон этого прямоугольника имеет свое значение: левая сторона – вход, верхняя сторона – управление, нижняя сторона – механизм и правая сторона – выход.

Интерфейсная дуга обозначает элемент системы, который обрабатывается функциональным блоком или оказывает некоторое влияние на выполнение блоком своей функции. Графически интерфейсная дуга изображается в виде однонаправленной стрелки. В зависимости от того, к какой из сторон блока примыкает интерфейсная дуга, она носит название входящей, исходящей, управляющей или дуги механизма. Началом и концом каждой дуги могут быть только функциональные блоки, при этом началом может быть только выходная сторона блока, а концом – любые другие. При построении моделей функционирования предприятия входящими и исходящими дугами могут обозначаться финансовые потоки, материальные потоки (товары, сырье и др.), потоки информации (документы, устные распоряжения и др.) и ресурсы (персонал, оборудование и др.). Управляющими дугами обозначаются только объекты, относящиеся к потокам информации, а дугами механизмов – только ресурсы.

Декомпозиция предполагает разбиение сложного процесса на составные части. Уровень детализации процесса определяется непосредственно разработчиком модели. В результате общая модель процесса представляется в виде иерархической структуры отдельных диаграмм, что делает ее более обозримой . Модель IDEF0 всегда начинается с представления процесса как единого функционального блока с интерфейсными дугами, выходящими за пределы рассматриваемой области. Такая диаграмма называется контекстной. В пояснительном тексте к контекстной диаграмме должно быть указано краткое описание цели построения диаграммы и определена так называемая точка зрения. Цель определяет те области деятельности предприятия, на которые необходимо обратить внимание в первую очередь . Например, модель, построенная с целью оптимизации процесса продаж, может существенно отличаться от модели, разработанной с целью повышения эффективности управления персоналом. Точка зрения определяет направленность и уровень детализации разрабатываемой модели. Ее четкая фиксация позволяет упростить модель , исключив детализацию элементов, не являющихся существенными в данном случае. Например, функциональные модели одного и того же предприятия с точки зрения коммерческого директора и, скажем, руководителя службы безопасности будут явно отличаться по направленности их детализации. В процессе декомпозиции функциональные блоки диаграммы верхнего уровня детализируются на диаграмме следующего уровня.

Глоссарием называется набор определений , ключевых слов , повествовательных изложений и др ., характеризующий объекты , отображенные на диаграмме . Глоссарий обеспечивает включение в диаграммы IDEF необходимой дополнительной информации . Например , для управляющей интерфейсной дуги « распоряжение об оплате » глоссарий может содержать перечень полей соответствующего дуге документа , необходимый набор виз и т . д .

В Методологии DFD исследуемый процесс также разбивается на подпроцессы и представляется в виде сети , связанной потоками данных . Чисто внешне DFD сходна с SADT, но отличается по набору используемых элементов . В их число входят процессы , потоки данных и хранилища . Хранилище позволяет в необходимых случаях определить данные , которые будут сохраняться в памяти между процессами . Подобного элемента в SADT нет . Поэтому ряд авторов [3, 4] считает , что DFD лучше приспособлена для построения моделей создаваемых систем автоматизации управления , в то время как SADT ориентирована на общие аспекты построения модели системы управления .

Методология ERD предназначена для построения моделей данных и обеспечивает стандартизованный способ описания данных и определения связей между ними . Основными элементами методологии являются понятия сущность , отношение и связь . Сущности задают базовые типы информации , а отношения указывают , как эти типы данных взаимодействуют между собой . Связи объединяют сущности и отношения . ERD используется , в частности , для построения моделей данных в хранилищах DFD.

Методология STD предназначена для моделирования аспектов функционирования системы , зависящих от времени или реакции на события ( так называемая работа в реальном времени ). Основными элементами STD служат понятия – состояние , начальное состояние , переход , условие и действие . С помощью этих понятий описывается поведение системы во времени и в зависимости от наступающих событий . Модель STD представляет собой графическое изображение диаграммы переходов системы из одного состояния в другое . Состояния системы на этой диаграмме отображаются прямоугольниками , а условия и действия – стрелками , объединяющими состояния . STD используется , в частности , для описания , зависящего от времени поведения системы в моделях DFD.

Объектно - ориентированный подход к построению моделей системы управления отличается от структурного большим уровнем абстракции и основывается на представлении системы в виде совокупности объектов , взаимодействующих между собой путем передачи определенных сообщений . В качестве объектов предметной области могут служить конкретные предметы или абстрагированные сущности – заказ , клиент и т . п .

В результате применения объектно ориентированного подхода модель системы также как и при использовании структурных методов , представляется совокупностью диаграмм , которые строятся по определенным правилам . Одним из примеров объектно - ориентированных методологий может служить методология UML (Unified Modeling Language). Отметим , что объектно - ориентированный подход не противопоставляется структурному , а может служить его дополнением . Например , для формализации модели бизнеса может использоваться методология IDEF, а при построении модели системы управления – методология UML.

Концепции построения систем управления служат сегодня основой для разработки автоматизированных систем управления предприятиями .

В действительности даже самые современные системы автоматизации управления предприятием сегодня самостоятельно не принимают управленческих решений .

Дело в том , что для автоматизации принятия управленческих решений на верхнем уровне необходимо учитывать очень большое число трудно формализуемых факторов . Далеко не все из них могут быть выражены количественно .

Поэтому автоматизация управления сегодня – это , в основном , автоматизация различных областей учета , документооборота и др . с целью оперативной подготовки информации для принятия руководителями различных уровней обоснованных управленческих решений .

Таким образом , основным результатом внедрения автоматизированной системы управления является возможность получения необходимой информации . А поскольку информация эта необходима для руководства предприятием , следует принять самое непосредственное участие в процессе автоматизации .

Для этого необходимо руководить работами , по крайней мере , в следующих направлениях :

• -    выбор подхода к построению автоматизированной системы управления на предприятии ;

• -    выбор конкретной базовой программной системы управления из имеющихся на рынке ;

• -    построение модели системы управления вида « как есть » и , возможно , ее реорганизация на базе модели « как должно быть »;

• -    внедрение системы автоматизации управления ;

• -    анализ плановой эксплуатации системы и определение направлений ее развития в соответствии с направлениями развития вашего бизнеса .

Как показано выше , функциональное и процессное управление имеет свои недостатки и достоинства .

В связи с этим наилучшим выбором будет некоторый средний , функционально - процессный вариант , основанный на оптимальном сочетании элементов функционального и процессного подходов .

Такая оптимизация является сложной и неоднозначной управленческой задачей , сильно зависящей от множества субъективных факторов . На сегодняшний день она не решена и , возможно , не будет решена в ближайшем будущем .

Пока же можно сказать , что классическое решение , основанное на построении процессов в рамках функционально - организационной структуры , пользуется большей популярностью , чем распределение функций в рамках процессно организационной структуры .