Особенность порядка проведения инвентаризации в бюджетном учреждении

Инвентаризация является одним из важных и особых методов контроля хранением, состоянием и сохранностью имущества любого предприятия, и бюджетные учреждения не исключение в этом вопросе. Инвентаризация помогает сверять фактическое наличие имущества с показателями бухгалтерского учета на дату, установленную руководителем.

Порядок проведения инвентаризации бюджетных организаций установлен приказом Министерства финансов от 13.06.1995 № 49 (далее, Приказ №49). Согласно методическим указаниям инвентаризации подлежит все имущество и обязательства бюджетного учреждения вне зависимости от его вида и места хранения, а именно: расчеты с поставщиками и подрядчиками данного учреждения; расчеты с подотчетными лицами учреждения; основные средства (долгосрочные внеоборотные активы); материальные запасы, находящиеся на различных стадиях производства, ожидающие вступления в процесс внутреннего потребления или потребления производственного, со сроком обращения менее 1 года [2].

Перед началом инвентаризации материально ответственное лицо сдает в бухгалтерскую службу бюджетного учреждения все первичные документы, касающиеся принятия, выбытия и наличия имущества, акты сверки расчетов с контрагентами, внебюджетными фондами, налоговыми и финансовыми органами. Инвентаризация проводится по местонахождению материально ответственного лица и имущества соответственно.

Первым этапом является формирование инвентаризационной комиссии. Назначение комиссии оформляется в соответствии с приказом о проведении инвентаризации по форме 0317018. Такая унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации". В состав инвентаризационной комиссии могут входить: юрист, бухгалтер по материальному учету, экономист, специалист информационной службы, занимающийся эксплуатацией компьютерной техники, специалист административно-хозяйственного отдела, отвечающий за закупку материальных ценностей. Возглавляет комиссию главный бухгалтер, а в случае его отсутствия руководитель бюджетной организации, или назначенное им ответственное лицо [1].

Вторым этапом является установление сроков проведения инвентаризации. Сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, и проводятся по графику инвентаризации, представленному в учетной политике за исключением следующих случаев, при которых проведение инвентаризации обязательно в соответствии с Приказом № 49.

Так же по законодательству Российской Федерации существуют определенная периодичность проведения инвентаризации в бюджетных организациях некоторых объектов бюджетного учета. Рекомендуется проверять наличие:

• 1.    Наличие основных фондов 1 раз в 3 года

• 2.    Наличие библиотечных фондов 1 раз в 5 лет

• 3.    Наличие медикаментов и лекарственных средств проверяется 1 раз в год, но не раньше октября отчетного периода

• 4.    Наличие драгоценных камней и металлов: при их обращении и использовании, а также в отходах и ломе, образующихся при использовании драгоценностей проверяется 2 раза в год в начале года и через 6 месяцев; в отходах и ломе, предназначенных для дальнейшего производства драгоценных металлов или их аффинажа проверяется 1 раз в год; содержащихся в приборах, покупных комплектующих деталях, инструментах, оборудовании, изделиях и др., проверяется 1 раз в год в начале отчетного периода [2].

Третьим этапом начала инвентаризации является подготовка, выпуск и утверждение приказа руководителя о начале инвентаризации имущества бюджетной организации.

Четвертым этапом является передача данных учета председателю комиссии. Передаются такие документы как сличительные ведомости, инвентаризационные описи. По данным документам далее будет проведено сопоставление фактического наличия имущества с данными учета.

Пятым этапом, и основным, является проверка фактического имущества и обязательств. Наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Участие материально ответственных лиц при проверке фактического наличия имущества обязательно. Инвентаризация обязательств заключается в проверке сумм по счетам бюджетного учета, таких как: 2080 000 "Расчеты с подотчетными лицами", 30200000 "Расчеты по принятым обязательствам", 303 00 000 "Расчеты по платежам в бюджеты", 30400000 "Прочие расчеты с кредиторами" [1].

Для отражения данных о фактическом наличии имущества бюджетной организации применяются следующие регистры бюджетного учета:

инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (форма 0504086), инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (форма 0504087), инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (форма 0504082), инвентаризационная опись наличных денежных средств (форма 0504088), инвентаризационной описи расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма 0504089), инвентаризационной описи расчетов по доходам (форма 0504091).

По итогам проведенной инвентаризации выявляются излишки или недостачи между фактическим наличием нефинансовых и финансовых активов, обязательств с данными бухгалтерского учета. Эти расхождения обобщаются и заносятся в Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (форма 0504092). В ней заполняются такие показатели, как: ФИО материально ответственного лица, наименование объекта учета и его инвентаризационный номер, единица измерения, счет бюджетного учета, результаты инвентаризации (фиксация недостач и/или излишек).

Учёт излишков в бюджетном учете отражается по кредиту счета 401 01 180 "Прочие доходы" и дебету счетов таких как: 10100000 "Основные средства", 1020 000 "Нематериальные активы", 10300000 "Непроизведенные активы", 10500000 "Материальные запасы". Например: поставлен на учет принтер по оценочной стоимости – Дт 2 101 34 310 / Кт 2 401 10 180.

Учёт недостач ведется в бюджетном учете в следующем порядке: недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли, списывается на расходы учреждения (в Дт 40101200, 10604340).

Недостача имущества сверх норм естественной убыли, а также недостача имущества, для которого нормы естественной убыли не установлены, относятся на счет виновных лиц (в Дт 20900000). Пример представлен в таблице 1:

Таблица 1 – Списание недостачи по инвентаризации за счет МОЛ

Недостача имущества сверх норм естественной убыли, а также недостача имущества, для которого нормы естественной убыли и виновные лица не установлены, то суммы таких недостач списываются на убытки учреждения (в Дт 40101172, 40101173) [1]. Пример показан в таблице 2:

Таблица 2 – Списание недостачи по инвентаризации за счет организации

Списание недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли производится на основании решений следственных или судебных органов, подтверждающих отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций.