Особенности автоматизации учетных процессов в организации

Существует распространенное заблуждение, что автоматизация — это замена человеческих ресурсов компьютерами. Это неверное предположение. Автоматизированная не предназначена для того, чтобы делать работу, которую люди делают невозможно. Человеческий глаз имеет решающее значение для точного определения того, что пропускает машина, и наоборот.

Идея автоматизации заключается в том, чтобы человеческий глаз мог фокусироваться на недостатках и исправлять ошибки, а не выполнять повторяющиеся задачи, о которых может позаботиться машина.

Современное программное обеспечение раскрывает весь потенциал бухгалтеров и финансовых команд. Теперь они могут легко справиться со многими медленными и утомительными задачами, которые им часто приходится выполнять. Имея под рукой точные и актуальные данные, бухгалтеры могут быть надежными и влиятельными деловыми партнерами , в которых нуждаются их компании.

Современные реалии обуславливают требования повышенной скорости и точности ввода данных, исключения ошибок, вызванных техногенными факторами, принятия большого количества решений на различных уровнях управления в короткие сроки с учетом многофакторного анализа данных. Электронный документооборот на предприятиях всех видов организационных форм управления является обязательным условием функционирования. Это достигается за счет внедрения систем поддержки принятия решений и прочих программ автоматизации деятельности [5].

Процесс управления предприятием – сложный, состоит из большого количества информационных потоков и включает много задач, таких как ввод первичной информации, обработка информации, поиск, утверждение, согласование документов, движение различного рода до- кументации, повышение скорости товарооборота, сокращение излишков товарных запасов, соблюдение исполнительской дисциплины, обеспечением информационной безопасности и сохранности данных и др. Задачи подразделяются на количественные и качественные. И если задачи, которые имеют количественные индикаторы можно оценить при помощи достижения определённых значений и формализовать в информационных системах, то качественные, такие как качество продукции и качество облу-живания клиентов, сложно интерпретировать при помощи прямых показателей.

Для упрощения управления, прежде всего финансового, необходимо иметь эффективную систему управления предприятием, включающую систему менеджмента качества, и информационную систему их поддержки такие как: выполнение заказов в срок и повышение общего качества обслуживания заказчиков.

Перед руководителями и топ-менеджерами стоят задачи достижения целевых показателей деятельности, стратегических целей и повышения результативности совместной работы сотрудников. Понимая, важность обеспечения качественной коммуникации между отделами или группами в более крупном масштабе, руководство осуществляет поиск оптимального подхода к взаимодействию с учетом специфики деятельности предприятия. Деструктуризация и неэффективное управление подразделениями компании может принести большой вред [2].

Остро стоит вопрос конкурентоспособности программных продуктов и качества технологий российского производства. Это связано с тем, что российские управленцы решают в управлении такие проблемы как:

• •    определение ключевых факторов успеха внедренного программного продукта;

• •    выявление индикаторов анализа и планирования деятельности предприятия в условиях современной стадии развития информационного;

• •    выбор конкретного средства автоматизации деятельности из большого количества предложенных на рынке.

Автоматизировав основные бизнес-процессы предприятия и решив оперативные задачи, компании обращают внимание на поиск новых путей развития и возможности выхода на новые рынки. Это возможно только фокусируя внимание на новые технологии цифровой экономики. Особенностью и основной тенденцией современного мира в целом и экономики в частности является снижение материальной составляющей товарно-производственных отношений и увеличение нематериальных активов компаний. Этому способствует возрастающая роль и значение информационно-коммуникационных технологий в издержках производства товаров и услуг, а также появление и развитие новых технологий, характерных только для цифровой экономики [3].

Стадия развития информационного общества, скорость изменений и возможные риски автоматизации различных областей способствуют некоторым заблуждениям в теории управления и автоматизации бизнес-процессов. Среди которых, по мнению авторов, следует выделить:

• •    дороговизна модернизации;

• •    модное увлечение;

• •    автоматизация подходит только для крупного бизнеса;

• •    невозможность автоматизации определённых предметных областей;

• •    потеря контроля над процессом производства продукции.

По перечисленным заблуждениям следуют отметить следующее. Авторы данной статьи считают, что к автоматизации неправильно применять термины дорого или дёшево. Правильно говорить выгодно или не выгодно. Вопрос оценки эффективности использования информационных систем и технологий находится за пределами задач данной работы, однако следует учитывать, что затраты бывают явные и скрытые, и вторые затраты, зачастую превалируют над теми, что можно отнести к тому или иному программному продукту [1].

Автоматизация не просто модное увлечение. Благодаря автоматизации, субъект тратит меньше времени на рутинные повторяющиеся операции, что позволяет высвободить время для решения действительно важных задач. Сокращается вероятность ошибки персонала, предоставляются дополнительные сервисы для своих клиентов, что выгодно отличает компанию от конкурентов. Все это способствует развитию бизнеса и увеличению прибыли. В современных условиях жесткой конкуренции, автоматизация – это не дань моде, а необходимость.

Автоматизация нужна не только крупному, но и мелкому и среднему бизнесу. Основная цель автоматизации заключается в экономии средств и увеличении прибыли за счёт разнообразных инструментов. А прибыль тоже является необходима малому бизнесу.

Автоматизации подвержены все отрасли. Процессы в бизнесе слишком сложны и базируются на «интуитивном понимании и опыте». Любой процесс, который можно описать, можно и автоматизировать. Автоматизация – это переход компании с трудоемких ручных операций на использование современных информационных технологий в оперативной работе. Это не решение всех проблем, а инструмент, который, если всё сделать правильно, может в разы повысить эффективность бизнеса.

Подводя итог, следует сказать, что в настоящее время на данном этапе формирования информационного общества и уровня развития цифровой экономики, процессы автоматизации играют огромную роль в эффективности деятельности предприятия, но также она может допустить потерю альтернативных возможностей развития и из-за не грамотного пользованием благ. Различные методы автоматизации пользуются популярностью, их не воспринимают всерьез только не способные увидеть перспективы развития своего бизнеса руководители. Проблема автоматизации или же «реальность» заключается в финансовых и кадровых трудностях, нововведения всегда требуют изучения, что может быть проблемой для персонала компании. Также руководство столкнется с разного рода проблемами начиная от программы автоматизации, заканчивая сменой руководящих должностей. Но множество уже большое количество компаний через это прошли и сейчас являются эталоном «как должен выглядеть бизнес», что доказывает эффективность автоматизации [4].

Таким образом, самое ощутимое преимущество автоматизации — это экономия времени. Если кто-то (или что-то) выполняет ручную работу, которую обычно выполняете, то будет больше свободного времени. Очевидным результатом приведенной выше экономии времени является возможность производить больше за тот же период времени.

Любая деятельность с высоким уровнем повторяющейся ручной работы потенциально может быть автоматизирована, включая высококвалифицированные должности, такие как хирург и шахматист. Бухгалтеры относятся к этой категории.