Особенности дистанционного аудита систем менеджмента качества в современных условиях

В настоящее время функционирование системы менеджмента качества в компании обусловлено потребностями бизнес-единиц в стабильности свойств своей продукции и обеспечении высокого уровня оказываемых услуг. Гарантировать удовлетворенность заинтересованных лиц, прежде всего, потребителей, могут высокие стандарты деятельности и профессионализм исполнителей, а подтвердить эти показатели призваны аудиторы.

Проведение аудита системы менеджмента качества представляет собой оценку этой системы на соответствие требованиям стандарта или локальным актам компании. В результате компания получает свидетельство в виде информации, связанной с критериями аудита. В настоящее время дистанционное проведение такого рода мероприятий является одним из самых распространенных, что в период пандемии обусловлено как появлением соответствующего регламента, так и расширением имеющегося опыта.

Для оценки действующей системы менеджмента качества часто используется внутренний аудит, проводимый аудиторами компании и называемый аудит первой стороны. В этом случае проверяющими выступают работники структурных подразделений компании, привлекаемые к этим работам службой качества, либо специалисты службы внутреннего аудита, владеющие соответствующей спецификой работ [1].

Внешний аудит проводят независимые компании в целях объективной оценки деятельности по заказу поставщика для оценки рисков сотрудничества (аудит второй стороны) или по заказу третьей стороны, не заинтересованной в результатах проверки напрямую. Последний вид работ как правило проводят на этапах разработки системы менеджмента качества, в процессе ее внедрения или для оценки текущего состояния, что обеспечивает беспристрастность оценки, дает свежий взгляд на систему, выявляет ее узкие места и позволяет определить пути развития системы.

Сертификация является результатом аудита третьей стороны, в России актуальны аудиты на соответствие требованиям стандарта ISO 9001 и российского национального стандарта ГОСТ Р ИСО 9001. Каждый вид такого аудита можно рассматривать с позиции его целей и критериев, однако объектами всегда выступают элементы системы менеджмента качества, что обуславливает необходимость использования современных подходов к проверке из международной практики по данному вопросу.

Цели аудита системы менеджмента, основанные на управлении качеством, внутреннем контроле и корпоративном управлении и представлены данными рисунка 1.

Проверка эффективности применяемых методов и процедур контроля

Предоставление актуальной информации о качестве управления в отношении поставленных общекорпоративных целей и соблюдения стандартов ведения бизнеса

Оценка потенциальных рисков, выявление путей и способов их предотвращения или смягчения, а так же повышение рентабельности бизнес-процессов

Рис. 1. Цели аудита системы менеджмента качества

Представленные на рисунке 1 цели аудита системы менеджмента качества достигаются путем реализации его особого механизма, способного предоставить заказчикам информацию о нарушениях в порядке соответствия регламентам работы компании в части использования ресурсов, отдачи от активов и рисках.

Указанные цели аудита системы менеджмента качества в компании во многом обуславливают ключевые задачи построения качественной системы внутреннего контроля, которые заключаются в обеспечении следующих конкурентных позиций:

• -    учетные документы должны быть подготовлены полностью и в точном соответствии требованиями действующего законодательства, так как определяют информационную основу, от их качества зависит результат аудита;

• -    отражение записей, регистрация фактов деятельности (арифметическая точность, временная определенность, правовое соответствие, представление и раскрытие данных) своевременно дают возможность формирования результатов по периодам без искажений;

• -    наличие формализованных правил, требований и процедур позволяет персоналу следовать им в ежедневой работе уменьшая риск нарушений;

• -    соблюдение законодательства

обеспечивает уменьшение претензий контролирующих структур;

• -    следование финансовой стратегии предприятия гарантирует устойчивость финансового развития компании [2].

В современных условиях хозяйствования дистанционный аудит системы менеджмента качества подразумевает проведение анализа данных в целях формирования заключения с использование современных информационных технологий, как для коммуникации с организацией, так и для осуществления процесса проверки. Нормативной базой для проведения дистанционного аудита системы менеджмента качества выступает ГОСТ Р 59424-2021, использование которого применимо и для внешних, и для внутренних аудиторов [3].

Риск использования информационных технологий может быть снижен при соблюдении принципов дистанционного аудита:

• 1.    Риск-ориентированный подход;

• 2.    Обеспечение компетентности;

• 3.    Обеспечение конфиденциальности и безопасности данных;

• 4.    Обеспечение непрерывности и целостности проведения дистанционных аудитов.

На рисунке 2 структурированы этапы дистанционного аудита.

Подача заявки на проведение аудита системы менеджмента качества, ее обработка и анализ

Оформление договора на аудит системы менеджмента качества

Планирование аудита / назначение руководителя и группы аудиторов

Дистанционный запрос документов для формирования базы анализа

Анализ полученной информации/проведение интервью

Подготовка итогового отчета и предоставление клиенту результата дистанционного аудита

Согласование с организацией результатов

Уничтожение задокументированной информации организации с электронных носителей

Рис. 2. Этапы проведения дистанционного аудита системы менеджмента качества

В представленных на рисунке 2 этапах особого внимания заслуживает планирование аудита, которое начинается сразу после оформления договора. Этот этап включает предварительный анализ возможных рисков, которые в ходе проверки дают основу для детализации. Крайне важно корректно определить секторы оценки и методы аудита, применимые к ним. При проведении аудита необходимо соблюдать принцип комплексности и оптимальности [4], что достигается тщательным подбором исполнителей, адекватны- ми методами проверки и составлением подробного плана действий на каждый сектор. Детализированный план проверки, утверждение даты работ осуществляется в дистанционном режиме с использованием средств шифрования данных.

Наиболее сложным является этап взаимодействия после запроса документов при получении от клиентов документов с использованием информационных технологий. Взаимодействие допустимо только через рабочий почтовый адрес, что обеспечивает сохранность персональных данных, как и применение электронной цифровой подписи.

К перечню документов, запрашиваемых дительные документы, справки, выписки, декларации, договоры, первичные документы, бухгалтерскую и иную отчетность [4]. Проведение аудита системы менеджмента качества помимо проверки документов часто подразумевает осмотр помещений компании, что в условиях дистанционной проверки осуществляется с помощью видеокамер или онлайн-трансляций. Перед проведением работ с клиентом согласовываются устройства показа и тестируется оборудование на наличие помех или некачественного отображе- ния.

В аудиторском заключении по результатам системы менеджмента качества важно отразить не только текущие состояние проверяемой компании, но также возможность ее функционирования в рамках ограничений в период пандемии.

Результаты проведения аудита системы менеджмента качества компании являются действенным инструментом оценки ее контрольной среды. Значение аудита неуклонно возрастает, он помогает выявить несоответствия и недоработки системы, определить направления повышения эффективности деятельности компании.

• у компании дистанционно, относят: учре-