Особенности документационного обеспечения кадрового учета на предприятии

На сегодняшний день любое предприятие не может обойтись без документационного обеспечения в сфере управления персоналом. По- другому документационное обеспечение в сфере управления персоналом называется кадровый учет.

Порядок    ведения    кадрового    учета    регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы Российской Федерации.

Кадровое делопроизводство — это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда [2].

Кадровое делопроизводство имеет следующие позиции:

• -    оформление приема на работу;

• -    внутреннее перемещение работников;

• -    увольнение;

• -    регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;

• -    организация трудового процесса;

• -    обучение, повышение квалификации персонала и т.д. [4].

Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач. Рассмотрим задачи документационного обеспечения управления персоналом.

Направление кадровой работы и выполняемые задачи:

• -    Учетно-контрольное: прием, учет, увольнение персонала;

• -    Планово-регулятивное: подбор, перемещение, адаптация работников.

• -    Отчетно-аналитическое: изучение сотрудников, оценка их труда, аналитическая работа, составление отчетов;

• -       Координационно-информационное:   подготовка, обучение,

переподготовка персонала, прием работников по служебным и личным вопросам, обработка письменных обращений трудящихся, архивная и справочная деятельность;

• -      Организационно-методическое:   документирование работы

• с отрудников, работа с персоналом подразделений, кадровое планирование и руководство;

• -    Документальное: ведение личных дел, трудовых книжек, составление приказов, бумаг для персонифицированного учета, оформление больничных, пенсионных свидетельств и т. д.

Кадровый учет начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.

Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание.

В нем содержатся следующие данные:

• -    список структурных подразделений и должностей;

• -    количество единиц штата по каждой должности;

• -    оклады, надбавки по должностям;

• -    фонд зарплаты организации.

Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.

Штатная расстановка — это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями [4].

График отпусков отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники [3].

График включает следующие реквизиты:

• -    название подразделения;

• -    наименование должности;

• -    ФИО и табельный номер труженика;

• -    число дней отпуска;

• -    даты ухода в отпуск по плану и факту;

• -    основание переноса отпуска, предположительная дата.

За 2 недели сотруднику сообщают об отпуске. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.

Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.

Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:

• -    регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;

• -    ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;

• -    оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;

• -    выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;

• -    оформление и регистрация приказа в книге учета;

• -  заполнение личной карточки, подшивка документов в дело

(заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);

• -  передача документов расчетчику для начисления зарплаты

сотруднику [6].

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:

• ■               журнал регистрации трудовых договоров;

журнал регистрации приказов о приеме» переводе и увольнении работников;                               |

• ■        журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;

• ■    журнал регистрашш приказов о командировках работников;

• ■           журнал регистрации командировочных удостоверений;

• ■                журнал регистрации служебных задашш;

^РеГИ<формы^>,ННЫе "             журнал регистрации локальных нормативных актов;

• ■        книга учета движет 1я трудовых книжек и вкладышей к ним;

приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в "                                                нее;

журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взыскании;

• ■             журнал выдачи справок по личному составу;

• ■         журнал учета больничных листов;

• ■            журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

Рис. 1 – Регистрационные формы кадровой документации

Также документационное обеспечение кадров проводится и при процедуре обучения, повышения квалификации кадров.

Сама процедура направления на обучение может устанавливаться специальным нормативным актом компании положением об обучении, в котором раскрывается политика компании в области обучения и развития персонала, а также находит отражение регламентация всего процесса обучения в компании.

В этом документе, например, можно установить, что заявку на обучение вправе подать каждое подразделение компании, указав Ф.И.О., должность, предмет обучения и обоснование потребности в обучении.

Кадровая служба, анализирует и проводит уточнение всех поступивших заявок и готовит руководству компании предложения о направлении работников на обучение, исходя из возможностей и потребностей компании.

По результатам рассмотрения этих предложений служба персонала готовит приказ о направлении на обучение или обоснованный отказ. Все сотрудники компании, направляемые на обучение, получают извещение по электронной почте о доступных для них программах повышения квалификации или приглашение на конкретное мероприятие с указанием темы, места, программы, условий проведения, первичным раздаточным материалом [5].

Исходя из всего сказанного выше, приказ о направлении работника на обучение может выглядеть, как показано ниже. Если работник направляется на повышение квалификации за рубеж, то наряду с наименованием учреждения или организации, проводящей обучение, и города, где работник будет учиться, необходимо также указать название страны. Если работник направлен на обучение без отрыва от работы, то второй пункт нужно из приказа исключить.

В части четвертой статьи 196 ТК РФ содержится требование, согласно которому работодатель должен создавать работникам, проходящим профессиональную подготовку, необходимые условия для совмещения работы с обучением [1].

В части третьей статьи 196 ТК РФ предусмотрено, что формы профессиональной подготовки и перечень необходимых профессий специальностей определяются работодателем с учетом мнения представительного органа работников [1].

Поэтому в компаниях, где такой представительный орган существует, в приказе должен быть предусмотрен реквизит, подтверждающий, что мнение этого органа учтено. Если на повышение квалификации направляются несколько работников одновременно, можно использовать форму приказа, в которой данные о работниках и визы ознакомления оформлены в таблице.

Таким образом, кадровое делопроизводство — это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда. Кадровое делопроизводство имеет следующие позиции: оформление приема на работу; внутреннее перемещение работников; увольнение; регулирование отношений между руководителем и сотрудниками; организация трудового процесса; обучение, повышение квалификации персонала. Документационное обеспечение кадров проводится при процедуре обучения, повышения квалификации кадров, и только уполномоченным лицом – отделом кадров.