Особенности документального оформления и бухгалтерского учета заграничных командировок

На сегодняшний день наиболее актуальным является вопрос о выявлении проблем, появившихся в результате сформировавшейся российской экономики рыночного типа, и, безусловно, методики их устранения.

Сегодня Россия имеет официальный статус страны с рыночной экономикой. Однако, нельзя не заметить, что функционирование рыночных институтов в российской экономике еще не отвечает современным требованиям к организации национального хозяйства. Таким образом, мы можем говорить об институциональном несовершенстве рыночной экономики. И здесь актуальной задачей является устранение указанной проблемы.

Экономисты выделяют 3 наиболее приоритетных направления процесса совершенствования рыночных отношений в России:

• а)    достижение экономического роста, высокой конкурентоспособности на основе формирования конкурентной среды и структурной перестройки экономики;

• б)    создание эффективной правовой системы (прежде всего в сфере обеспечения экономической свободы и защиты предпринимательской деятельности);

• в)    формирование открытой экономики.

На наш взгляд последнее направление является ключевым. Формирование открытой экономики, вхождение ее в мировое хозяйство требует как от отказа от крайнего протекционизма, как было в эпоху командно-административной экономики, так и эффективной поддержки отечественных отраслей и производств на всех уровнях хозяйствования. Открытость экономики постоянно должна соизмеряться и с интересами отечественных товаропроизводителей. Так как полный доступ иностранных производителей на внутренний рынок страны подорвет производство. Это становится одной из важнейших функций современного российского государства.

В связи с этим государство большое внимание уделяет внешнеэкономической деятельности организаций. Особенно экспортным операциям, совершаемым экономическим субъектом. Дело в том, что чистый экспорт (разница между стоимостью экспортируемых товаров и услуг и импортируемых) является важнейшей составляющей валового внутреннего продукта (ВВП). И в интересах государства повышать данный показатель. Что в принципе и делается: компаниям, занимающимся экспортной деятельностью предоставляются различные льготы. Например, все экспортные операции подлежат налогообложению по ставке 0%.

Как и с любым контрагентом, российская компания заключает с иностранным заказчиком контракт на производство товаров (оказание услуг, выполнение работ). Само заключение контракта и его последующее выполнение ввиду нахождения продавца и покупателя на территории разных государств сопряжено с командировками сотрудников организации одной из сторон. В связи с этим вопросы процедуры оформления служебной командировки, ее документальное оформление, отражение расходов в бухгалтерском учете становятся актуальными.

Рассмотрим порядок учета командировочных расходов в случае отправки сотрудника российской компании в загранкомандировку во исполнение заключенного контракта.

В первую очередь, необходимо определить нормативно-правовую базу, регулирующую вопросы направления сотрудника в командировку.

Законодательную базу по данным вопросам составляют

• -    Трудовой кодекс РФ (ТК РФ);

• -    Налоговый кодекс РФ (НК РФ);

• -    Постановление Правительства РФ №749 «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008г.;

• -    Федеральный закон от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Тем не менее, новая редакция от 8 января 2015г. «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки» указывает на то, что работники направляются в командировки на основании решения работодателя.

Также нововведением является отмена командировочного удостоверения, так как даты пребывания сотрудника в командировке можно узнать по проездным документам. Соответственно необходимость в данном документе действительно отпадает, и отмена его составления упрощает процедуру оформления командировки. Напомним, что ранее при отправке сотрудника в загранкомандировку также требовалось оформление командировочного удостоверения, но сейчас эту обязанность отменили. И время командировки определяется по отметкам пересечения границы в паспорте.

Процедура документального оформления командировки сотрудника в загранкомандировку не отличается от процедуры оформления сотрудника в командировку на территории РФ и состоит из следующих этапов.

I этап. Издание приказа руководителя о направлении сотрудника организации в командировку.

II этап. Внесение отметки о факте выбытия сотрудника в командировку в журнал учета командированных сотрудников. Форма этого документа установлена приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы». В нем указываются ФИО сотрудника, наименование организации, в которую командируется сотрудник, и пункт назначения. Так как теперь командировочное удостоверение не оформляется, в графе об удостоверении нужно поставить прочерки, пока Минздрав не утвердит новую форму документа.

III этап. Внесение отметок в табель учета рабочего времени. Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом «К». При этом количество отработанных часов не указывается. Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами — «К» и «РВ». Это означает, что сотрудник трудился в командировке в выходной день. Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал указание о продолжительности работы в выходной день, и оплата за работу в такие дни идет по двойным тарифам согласно ст. 153 ТК РФ.

Оформление журнала учета командированных сотрудников и табеля учета рабочего времени необходимо по причине выплате среднего заработка работнику за дни командировки согласно ст. 167 ТК РФ. Поэтому бухгалтеру нужно знать, сколько дней сотрудник отсутствовал на работе.

• IV этап. Подтверждение расходов по командировке на основании авансового отчета сотрудника. Авансовый отчет составляется командированным сотрудником по приезду и передается в бухгалтерию в течение 3-х рабочих дней. На его основании бухгалтер имеет право отразить

суммы расходов в бухгалтерском и налоговом учете. В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели командировки. К отчету нужно обязательно приложить подтверждающие документы (чеки, договоры, квитанции, транспортные документы и др.).

В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Служебная записка заполняется в произвольной форме и представляется по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.). То есть служебную записку нужно приложить к авансовому отчету.

Таким образом, вышеизложенную процедуру оформления командировки сотрудника можно представить в таблице 1.

Как мы видим, первичным документом - основанием для отражения в бухгалтерском учете расходов, понесенных за время командировки, и возмещению сотруднику данных расходов является авансовый отчет сотрудника.

Таблица 1 – Документальное оформление сотрудника в командировку

Документ, требующий оформления	Действия работников бухгалтерии
Приказ о направлении в командировку	-
Журнал учета командированных сотрудников	Отмечается факт выбытия сотрудника в командировку
Табель учета рабочего времени	Отмечаются дни пребывания сотрудника в командировке.
Авансовый отчет работника	Составляется командированным сотрудником по приезду и передается в бухгалтерию в течение 3-х рабочих дней
Служебная записка работника	Составляется только в случае, если проезд работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы осуществлялся на личном транспорте.

Согласно п. 11, 23 Положения № 749 сотруднику, направленному в служебную командировку за пределы РФ, осуществляется возмещение следующих затрат:

– расходов на проезд;

– расходов по найму жилого помещения;

– расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточных);

– расходов на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

• –    обязательных консульских и аэродромных сборов;

• –    сборов за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

• –    расходов на оформление обязательной медицинской страховки;

• –    иных обязательных платежей и сборов;

• –    иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя.

Согласно ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ. То есть размер суточных может быть любым, но необходимо помнить, что ст. 217 НК РФ определен предельный размер суточных, который не облагается НДФЛ. Для одного дня в загранкомандировке он составляет 2500 руб.

Что касается расходов по найму жилого положения, то их нормирование согласно все той же ст. 217 НК РФ осуществляется только в случает отсутствии подтверждающих документов Предельный размер для загранкомандировки также составляет 2500 руб.

Нормирование расходов также имеет значение для формирования налоговой базы по налогу на прибыль. То есть вышеперечисленные нормируемые расходы принимаются в целях уменьшения налоговой базы только в пределах 2500 руб. за каждый день командировки. Все остальные расходы принимаются в полном размере, но только при наличии оправдательных документов.

В связи с этим к авансовому отчету прилагаются следующие документы:

• •    ксерокопия необходимых страниц паспорта с отметками таможни;

• •    документы о найме жилого помещения;

• •    документы, подтверждающие расходы на проезд (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей), и иные расходы, связанные с командировкой;

• •    документы, подтверждающие расходы по получению и регистрации служебного загранпаспорта, получению виз;

• •    документы, подтверждающие расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

И в случаях, когда вышеперечисленные документы составлены на иностранных языках, может потребоваться построчный перевод на русский язык, т.к. это требует п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н. Действующим законодательством не регламентируется порядок перевода первичных учетных документов с иностранного на русский язык. Организация самостоятельно определяет лицо, осуществляющее такой перевод. Это может быть как профессиональный переводчик, так и специалист самой организации (Письмо Минфина России от 20.03.2006 N 03-02-07/1-66). Аналогичное мнение высказано в Письме УФНС России по г. Москве от 09.10.2006 N 20-12/89132.1.

Так как расходы на загранкомандировку связаны с текущей деятельностью организации, в бухгалтерском учете они признаются расходами по обычным видам деятельности. Указанные расходы отражаются по дебету счетов учета затрат на производство (счет 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы»), расходов на продажу (счет 44 «Расходы на продажу» (в зависимости от цели командировки) в корреспонденции с кредитом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Этого требуют п.5 и п.7 ПБУ 10/99 «Расходы организации». Расходы по переводу оправдательных документов на русский язык, о которых говорилось ранее, можно классифицировать как информационно-консультационные услуги и также отнести к расходам по обычным видам деятельности.

Что касается признания расходов по командировке в налоговом учете, то данные расходы, включая расходы по переводу документов на русский язык, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, то есть учитываются на счете 91 «Прочие доходы и расходы».

Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что деятельность организаций, осуществляющих экспортно-импортные операции, неизбежно связана с командированием сотрудников компании за рубеж. И затраты, сопряженные с командировками подлежат корректному отражению в бухгалтерском и налоговом учете, т.к. представляют собой особую статью затрат в себестоимости производимой продукции (оказании услуг, выполняемых работ). Основанием для отражения таких расходов, по-прежнему является авансовый отчет командированного сотрудника с приложением всех первичных документом с необходимым построчным переводом. Единственным упрощением-нововведением в 2015 году в порядке оформления командировок стало отмена командировочного удостоверения, в остальном порядок остается прежним.

"Экономика и социум" №2(15) 2015