Особенности формирования электронной информационно-образовательной среды высшего учебного заведения

Высшее образование – часть профессионального образования, целью которого является обеспечение подготовки высококвалифицированных кадров по всем основным направлениям общественно-полезной деятельности в соответствии с потребностями общества и государства. Факультеты, кафедры и структурные подразделения составляют основу высшего учебного заведения, работа сотрудников которого представлена в большей степени значительным объемом разнообразной документации. Внедрение электронного документооборота структурных подразделений ВУЗа обеспечивает процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов [9].

Кафедра, являясь структурным подразделением факультета, объединяет преподавательский состав и научных работников одной или нескольких тесно связанных между собой отраслях знаний. На любой кафедре работают с различными видами документов, которые либо составляются сотрудниками кафедры, либо приходят извне. Все эти документы объединяются в номенклатуру дел кафедры по группам. Каждая номенклатурная группа содержит в себе перечень документов, относящихся к ней. Автоматизация работы сотрудников кафедры информационных систем и технологий Брянского государственного аграрного университета с различными группами документов с позиции использования элементов электронного документооборота представлена в данной статье.

К одной из групп относятся «Документы о работе студенческих кружков», в которой содержатся документы по работе студенческого научного общества (СНО). Работа СНО – участок, процесс учета и ведения документов которого осуществить довольно трудоемко. Для более наглядного представления перечня документов и процессов между ними разработана схема документооборота работы СНО кафедры (рис.унок1).

Исполнение данных документов на кафедре не автоматизировано. Об исполнении поручений и документов сотрудники отчитываются сами без каких-либо программ, позволяющих автоматизировать этот процесс. Составляются документы в MS Word, а грамоты для награждения сканируются и вставляются как картинки.

Для автоматизации процесса ведения документации и исполнения поручений по работе студенческого научного

Входящие

Bnyiренине

Исходящие

Заключение внешней комиссии, грамоты

Информационные письма

Информация о проводимых мсроприяшях

Головой oner CHO

Протокол(отчет) СНО о проведенном мсроприяпп

Годовой опет работы CIЮ

Статья, работа, презентация

Рис. 1. Схема документооборота

Исполнители член комиссии (Ьккулм В. 8.)

С 2 ’Согласование резу/ьтатов*

член коккам 2 (Бишутика Л. И.) отв. за работу СНО (Милютина Е. М.) отв. за работу СНО (Милютина Е. М.)

СЗ ‘Согласование решения*

П4 ‘Составить отчет по проведе...

П5 ‘Составить годовой отчет*

отв. за работу СНО (Милюпыа Е. М.)

декам (Кубьшяом А. В.)

ст. преподаватель (Войтова Н. А.)

председатель внутр.кокком (Льсенкова С.

П1 Составить план работы СНО

С1 "Согласована* плана с деканом"

П2 "Провести мероприятие*

ПЗ "Вынести решение о мероприя...

Выходы

_Выло/мять все___________[ZLпл«^»«и

Администратор Iocalho$tl7170

Рис. 2. Маршрут

Срок исполнения

член кокком (Никугим В. В.)

общества использовался программный продукт «ЕВФРАТ-Документооборот». На первом этапе в модуле «Администратор» была создана структура кафедры с заполнением вкладок «Сотрудники», «Роли» и «Потоки документов».

Далее документ необходимо зарегистрировать. Регистрация документа — это создание регистрационно-контрольной карточки документа и сохранение его в базе данных комплекса под регистрационным номером. Регистратор заполняет регистрационно-контрольную карточку, указывает, какие документы с ним связаны, присоединяет к документу файлы. В процессе регистрации регистратор имеет возможность поставить документ на контроль исполнения, создать поручения, согласования и ознакомления по документу, создать или выбрать маршруты обработки документа.

После регистрации документа был создан маршрут, по которому последовательно происходит исполнение доку- мента. Разработанный маршрут представлен на рисунке 2.

После того, как маршрут построен, начинается исполнение поручений по документу. За ходом исполнения маршрута в целом и поручений в частности следит контролер (зав. кафедрой). Он же и назначает поручения, а также снимает поручения с контроля, чтобы можно было начать следующее поручение. В процессе исполнения поручений некоторые документы необходимо отправлять на согласование согласующему (декану экономического факультета).

После исполнения всех поручений по документу контролер снимает сначала поручения с контроля, а затем и весь документ с прикрепленными созданными документами (рисунок 3).

Описанная автоматизация документооборота работы СНО позволит осуществлять контроль за исполнением документации кафедры.

Рис. 3. Исполнение поручений

Рис. 4. Маршрут

Одним из структурных подразделений по планированию, организации и контролю образовательного процесса в Брянском ГАУ является Управление качеством образовательного процесса и учебно-методической работы (УКОП и УМР). Для формирования нагрузки в УКОП и УМР должны быть предоставлены следующие документы: аудиторный фонд, сведения о преподавателях; сведения о студентах, а так же учебные планы по профилям ВУЗа и календарные графики. УКОП и УМР загружает все эти документы в АСУ «ВУЗ», которая формирует расписание для очной формы обучения и расписание для заочной формы обучения, а также ведомости нагрузки по очной и заочной формам обучения.

Для автоматизации процесса ведения документации и исполнения поручений при формировании нагрузки и расписания студентов использовался программный продукт «ЕВФРАТ-Документооборот». После ввода сведений о сотрудниках отдела в модуле Администратор был разработан маршрут, сформированный в модуле «Дизайнер маршрутов».

Для исполнения данного маршрута необходимо прикрепить его в модуле «Евфрат», контроль осуществляет начальник УКОП и УМР. Для выполнения поручения каждому исполнителю необходимо принять поручение к исполнению, затем после выполнения поручения необходимо отчитаться об исполнении контролеру. Ход исполнения поручения представлен на рисунке 5.

Разработанные маршруты процессов «Работа СНО кафедры» и «Формирование нагрузки» являются типовыми и могут быть использованы сотрудниками других высших учебных заведений в практической деятельности.

Внедрение электронного документооборота позволит реализовать концепцию «безбумажного делопроизводства». Отсутствие необходимости вручную передавать документы, отслеживать перемещение бумажных документов внутри ВУЗа, контролировать порядок передачи информации существенным образом снизит трудозатраты сотрудников учреждения.

Рис. 5. Ход исполнения поручения