Особенности функционирования системы внутрифирменнного планирования в организации

Актуальность темы обусловлена тем, что в современных условиях важно обеспечить устойчивое развитие организации, сформировать механизмы ее «выживания» при постоянных изменениях внешней среды, нивелировать негативное влияние на организацию факторов внешней и внутренней среды, создать условия для функционирования всех подсистем и бизнес-процессов. Устойчивость организации во многом определяется, как уже давно доказано «классиками» менеджмента и современными авторами, эффективной реализацией системой управления своих функций, важнейшей из которых выступает планирование.

Без эффективного планирования организация не будет иметь возможности оптимально распределять ограниченные ресурсы, формировать цели и ставить задачи, необходимые для их достижения. При этом, планирование - это не функция, которая реализуется «в вакууме» -она тесно связана с другими функциями управления, требует взаимодействия всех организационных подсистем и подразделений. Вышесказанное позволяет говорить о необходимости системы планирования в организации и обеспечения ее эффективного функционирования.

Исходя из сущности планирования как сложного явления, функции менеджмента, направленной на постановку целей и формирование инструментов их достижения, необходимо определить сущность системы планирования, выделить ее ключевые элементы. Система планирования должна обеспечивать возможности для формирования планов и достижения целей, что требует наличия субъекта планирования - то есть лиц, ответственных за формирование планов, постановку целей. Причем возможности и ответственность субъектов тем выше, чем выше уровень планирования - наиболее «важные» и сложные в составлении планы -стратегические, принимаемые на самом высоком уровне управления (собственники, советы директоров и т.д.).

Объект планирования - подсистема организации, процессы, реализуемые в рамках данной подсистемы. Как правило, принято говорить о финансовом, кадровом, инвестиционном, производственном планировании, а также о планировании инновационной деятельности. В свою очередь, в рамках подсистем выделяются дополнительные виды планов (планирование обучение персонала в рамках кадрового планирования, планирование затрат - в рамках инвестиционного, планирование материалов - в рамках производственного и т.д.).

Методы планирования - это способы, при помощи которых создаются планы. Как правило, применяются такие методы как балансовый метод (предполагает соотнесение в определенном виде (чаще всего, в табличном) определенных активов и затрат на их формирование, определение пропорций с показателях); нормативный метод (создание системы определенных нормативных характеристик, значений и показателей для процессов и систем и определение возможностей достижения данных нормативов), технико-экономический метод (плановые показатели рассчитываются, исходя из определенного алгоритма), экономико-математический (позволяет определить взаимосвязи между процессами и явлениями, обосновать, например, статистически, при помощи экстраполяции значение того или иного планового показателя)1.

Также можно выделить программно-целевой метод (получил широкое распространение в государственном и муниципальном управлении), который предполагает разработку программ с выраженными целями, их целевыми показателями и мероприятиями для достижения целей в выделением промежуточных и конечных результатов. Следует отметить, что рассматриваемые методы позволяют вычислить и определить количественные значения плановых показателей, однако, важно обеспечить качественные характеристики планов, поставить стратегические цели для чего применяются экспертные методы, методы коллективного принятия решений и т.д.

В проектном менеджменте используются такие методы, которые позволяют увидеть все этапы и стадии развития проекта, а также, по возможности, конечные и промежуточные результаты, а таким методам относят диаграмму Ганта, сетевое планирование (формирование сетевого графика и его оптимизация), создание циклограмм и т.д.2

Применение данных методов предоставляет возможность контролировать количество времени, затрачиваемого на действия, в частности, для повышения эффективности и улучшения графика проекта.

В общем виде механизм планирования можно представить в следующем виде (рисунок 1).

Рисунок 1 - Система внутрифирменного планирования

Исходя из того, что система планирования

Механизм планирования функционирует следующим образом: субъект планирования, посредством сбора и анализа информации об объекте планирования, его исходном состоянии и возможном влиянии факторов внешней и внутренней среды формирует определенное видение, которое представлено в виде организационных целей, миссии, затем, при помощи методов планирования формируется план, который представляет собой набор определенных действий, необходимых для достижения поставленных целей по изменению состояния объекта планирования, его приведения к желаемому состоянию. Реализация планов затем контролируется, осуществляются меры по регулированию деятельности или же корректировке планов, что обуславливает взаимосвязь планирования с другими функциями управления.

Исходя из вышесказанного, проблемы в системе внутрифирменного планирования могут возникать в различных ее подсистемах, и быть связаны:

• а)    с неэффективной работой или недостаточной компетенцией субъекта планирования (отсутствие планового отдела, низкий уровень образования и компетенций у лиц, принимающих стратегические решения и др.);

• б)    неточные или недостаточные сведения об объекте планирования или среде, в которой он функционирует;

• в)    неэффективные методы планирования, не позволяющие сформировать всю совокупность планов в полном объеме;

• г)    отсутствие системного подхода, обеспечения взаимодействия всех элементов системы внутрифирменного планирования в организации.

Решение данных проблем, соответственно, будет направлено на повышение квалификации кадров, приобретение и внедрение новых технологий сбора и анализа информации, изменение характера получаемой информации, организацию и обеспечение (техническое, кадровое, финансовое и др.) субъектов планирования.

Таким образом, система планирования включает в себя ряд элементов: субъект планирования, объект планирования, система сбора и анализа, а также использования информации о внешней и внутренней среде, способы и инструменты разработки планов и их представления, совокупность методов регулирования и контроля над реализацией планов. Также в механизм планирования, на наш взгляд, целесообразно включать материальное, информационное, программное, кадровое, финансовое обеспечение процесса планирования.