Особенности информационных процессов на предприятиях

В связи с переходом к рыночной экономике возрастает потребность к выработке новых подходов к управлению. Главным фактором успеха управленца является непрерывное приобретение и совершенствование новых знаний, умений и навыков. Без этого невозможно стать квалифицированным и востребованным специалистом, который быстро приспосабливается к изменениям окружающей среды. Учитывая все эти условия, субъект и объект управления нуждаются в точной и достоверной информации об обществе и его подсистемах.

В связи с этим возрастает потребность в качественной и доступной информации. Приобретение информации и знаний выходит на первое место в системе общественных ценностей.

В организации источники информации делятся на плановые, учетные и внеучетные.

Плановыми источниками являются нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.

Учетные источники информации – это все виды отчетности, первичная учетная документация, а также все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета.

Внеучетные источники информации – это документы, регулирующие хозяйственную деятельность (хозяйственно-правовые документы, решения общих собраний коллектива, материалы изучения передового опыта и др.).

Экономическая информация – это преобразования и обработанная совокупность сведений, отражающая состояние и ход экономических процессов. [1]

Объектом исследования экономической информации является хозяйственная деятельность предприятия. Существует ряд требования к экономической информации. Во-первых, она должна быть достоверной и своевременной. Во-вторых, экономичной, оптимальной по объему информации. Соблюдая данные требования информация принесет больший эффект и пользу.

Имеется несколько подходов, которые определяют структуру экономической информации. Первый подход – физический. В данном подходе признаком структурного построения информации являются всевозможные носители информации, позволяющие по-разному интерпретировать информацию. Вторым подходом является логический подход, в котором структурным элементом информации является единица, которая имеет определенный смысл.

В зависимости от типа характеристики объекта (характеристика количественная или качественная) различают реквизиты-основания (сумма, количество, цена) и реквизиты-признаки (номер работника, название товара, номер товара).

Совокупность реквизитов, которые имеют одну форму, но разное содержание, называют массивом (поступление денег в кассу за месяц).

Совокупность массивов образует набор, позволяющий описать информационную систему объекта.

Информационная система – совокупность информационных потоков, относительно объекта управления или какой-либо части. [2]

Существует несколько требований к информации, которую используют в организациях.

Первое требование – это оптимальность и полнота информации. Оптимум информации означает, что она должна содержать все необходимые сведения по всем управляемым параметрам, причем только необходимые сведения об управляемом объекте.

Второе требование к информации представляет собой ее объективность, соответствие реальному положению дел и состоянию управляемого объекта, наличия в ней надежных, не содержащих искажений сведений.

Третье обязательное требование управляющей системы к поступающей в ее распоряжение информации – точность, характеризующая степень детализации информации, ее приближение к реальному состоянию управляемого объекта, которое оно выражает.

Следует подчеркнуть, что когда речь идет об оптимальности, полноте, объективности и точности информации, необходимой для управленческой деятельности, то эта задача должна решаться каждый раз по-новому, в зависимости от содержания вполне определенной проблемы, которую нужно решить данному органу управления. А ее эффективное решение возможно только в том случае, когда поступающая в управленческую сферу информация своевременна и оперативна. Только такая информация, которая поступает, обрабатывается, интерпретируется и используется вовремя, тогда, когда возникает необходимость в принятии того или иного решения, служит оптимизации и повышению эффективности управленческой деятельности.

Соблюдению четвертого требования в решающей степени способствует применение в управленческой деятельности современных информационных технологий. На начальных этапах компьютеризации производственной, банковской и других сфер деятельности, внедрение информационных технологий означало только приобретение компьютера для автоматизации работы с документами, которые содержат большие объемы информации. Затем друг за другом появлялись все более сложные и эффективные информационные технологии, которые находили все более широкое применение в сфере управленческой деятельности. В соответствии с этим развивался процесс перехода от простой информационной поддержки рутинных производственных или финансово-бухгалтерских операций до современных возможностей различных управленческих информационных систем, которые облегчали принятие эффективных управленческих решений.

Информационный процесс можно разделить на несколько информационных процедур: сбор и регистрация информации, передача, хранение, обработка, применение и принятие решений.

Одним из важнейших достижений современной цивилизации в начале третьего тысячелетия является повсеместное и широкое внедрение информационных технологий, основанных на использовании компьютерной техники и средств связи, во все сферы жизни общества.

Цель функционирования информационной управленческой системы устанавливается пользователем, таким образом, человек является важнейшим компонентом такой системы. Информация, ее ввод и извлечение – другой важный компонент. [3]

Обработка информации в соответствии с подробными инструкциями пользователя – основной процесс в таких системах. Таким образом, информационная управленческая система – это многокомпонентная система, которая объединяет людей, процедуры обработки и оборудование – обычно на базе компьютеров – для сбора, обработки, поиска и предоставления информации.