Особенности использования оперативного плана работы с персоналом

Для любой организации важно иметь такой штат сотрудников, который сможет обеспечить бесперебойную и эффективную деятельность данной организации. Для того чтобы необходимый состав сотрудников был сформирован вовремя, необходимые должности были заняты определенными людьми, для каждого работника были установлены цели и задачи, руководству организации необходимо кадровое планирование.

Кадровое планирование – это научно обоснованная, целенаправленная деятельность компании, имеющая в качестве цели предоставление рабочих мест в определенное время и в нужном количестве согласно со склонностями, способностями сотрудников и существующими требованиями [4].

Кадровое планирование по срокам делится на долгосрочное и краткосрочное. Краткосрочное планирование представляет собой краткосрочный план персонала или оперативный план, который рассчитывается на период не больше одного года.

Оперативный план по работе с персоналом представляет собой детализированный по временным (смена, рабочий день, месяц, декада, год), объектным (предприятие, функциональное подразделение, цех, участок, рабочее место) и структурным (потребность, найм, адаптация, использование, обучение, подготовка и повышение квалификации, деловая карьера, расходы на персонал, высвобождение) признакам план с доскональной проработкой оперативных мероприятий, подкрепленных нужными обоснованиями и расчетами [2, 8].

Многие руководители путают понятия «стратегический план» и «оперативный план», поэтому важно понимать различие между двумя этими понятиями. Стратегический план направлен на урегулирование деятельности организации, создание и идентификацию целей, стратегий, которые данная организация должна преследовать для достижения успеха [7]. Стратегический план – это общее руководство для управления организацией согласно приоритетам и целям заинтересованных сторон. Стратегический план не предусматривает ежедневные задачи и действия, выполняемые при управлении организацией.

Оперативный план, наоборот, представляет собой очень подробную информацию, направляемую определенным людям, для выполнения ежедневных задач в процессе управления организацией. Руководители и сотрудники организации должны постоянно обращаться к оперативному плану при выполнении своей повседневной работы. Оперативный план включает в себя следующие условия:

• 1.    Что? - цели и задачи, которые должны быть обозначены,

• 2.    Кто? - люди, которые несут ответственность за свою конкретную деятельность,

• 3.    Когда? – временные рамки, в которые все задачи должны быть выполнены,

• 4.    Сколько? – финансовые средства, необходимые для выполнения поставленных задач и достижения основных целей.

Цель оперативного плана состоит в том, чтобы предоставить сотрудникам организации четкую картину их задач и обязанностей в соответствии с целями и задачами стратегического плана.

Оперативный план - это инструмент управления, который облегчает координацию всех ресурсов организации (человеческих, финансовых, физических) так, чтобы деятельности организации была эффективной [1].

Оперативный план - следующий шаг после создания стратегического плана.

Для того чтобы грамотно разработать, а затем реализовать оперативный план, необходимо при помощи специализированных анкет подготовить следующую, важную информацию о сотрудниках:

• -       данные о постоянном штате сотрудников (имя, отчество,

фамилия, место жительства, возраст, время поступления на работу и прочее);

• -       данные о структуре персонала (квалификационная,

половозрастная, национальная структура; удельный вес инвалидов, удельный вес рабочих, служащих, квалифицированных рабочих и т.д.);

• -       сведения о текучести кадров; потери времени в результате

простоев, по болезни;

• -      информацию о длительности рабочей смены (полностью или

• частично занятые, работающие в одну, две, несколько или ночную смену, продолжительность отпусков);

• -       заработная плата сотрудников (ее структура, дополнительная

заработная плата, надбавки, оплата по тарифу и сверх тарифа);

• -       услуги социального характера, предоставляемые государством

и правовыми организациями (расходы на социальные нужды, выделяемые в соответствии с законами, тарифными договорами, добровольно) [6].

Данные анкеты должны быть составлены таким образом, чтобы они были полезными не только для кадрового планирования, но и для производственных целей.

Все собранные о сотрудниках сведения, а также процесс их обработки должны соответствовать нескольким очень важным принципам:

• -      простота — это означает, что информация должна включать в

себя

• -       столько сведений и только в том объеме, сколько нужно в

данном случае;

• -       наглядность — данные необходимо предоставлять так, чтобы

• -      возможно было оперативно выявить главное, избежать лишних

слов. Для выполнения этих условий важно использовать красочное оформление сведений, графики, таблицы;

• -      однозначность — информация должна быть ясной,

• -       последовательной и достоверной;

• -      сопоставимость — сведения должны приводиться в

сопоставимых

• -      единицах и относиться к поддающимся сравнению объектам

как внутри организации, так и вне ее;

• -       преемственность — сведения о кадрах, подаваемые за разные

временные периоды, должны иметь одну методику подсчетов и одинаковые формы предоставления;

• -      актуальность — сведения должны быть свежими,

оперативными и своевременными, т.е. предоставляться без опозданий [3].

Работа с персоналом - это деятельность, осуществляемая руководителями и специалистами кадровых служб предприятия, по развитию и формированию персонала, способного осуществить эффективную жизнедеятельность предприятий [5].

Кадровая политика предприятия характеризуется программами и планами. Данная политика включает в себя мероприятия по всему циклу работы с персоналом: подбору, подготовке, переподготовке, найму, расстановке, профориентации, продвижению, а также работу с запасными сотрудниками на выдвижение, условия по вхождению сотрудников в должность, систему оплаты и мотивации персонала.

При реализации оперативного плана важно распределить человеческие ресурсы. У каждой задачи должен быть свой исполнитель, т.е. каждый сотрудник должен отвечать за свои действия. Если кто-то не сделан ответственным за стратегию, очень вероятно, что это не будет осуществлено. Если для какой-либо задачи не было назначено ответственное лицо, то, вероятнее всего, данная задача не будет выполнена.

Задачи могут быть адресованы только одному человеку, группе людей, команде людей или всему отделу.

Практически каждая задача требует финансовых вложений. Для вознаграждения людей за труд необходимы финансовые ресурсы. Если в деятельность вовлечены волонтеры, то вознаграждение может быть в виде каких-либо льгот. Также выполнение большинства задач повлекут за собой административные расходы в виде затрат на телефонные переговоры, печатную продукцию, пересылку по почте. Для некоторых задач будет необходима покупка нового оборудования, или материалов.

Также для осуществления любого плана, в том числе и оперативного, нужно определить временной промежуток, в течение которого работа должна быть выполнена, а желаемый результат достигнут. Временной промежуток, отведенный для выполнения определенной задачи, может быть равен одному дню или нескольким месяцам. Временные приоритеты должны быть четко определены для каждой задачи.

Термин «показатель эффективности» может быть определен как стандарт, который должен быть достигнут. Если стандарт или цель достигнута, то задачу можно рассматривать, как успешно выполненную.

Оперативный план – это основной инструмент, который координирует ежедневные действия персонала. Весь штат сотрудников должен быть ознакомлен с оперативным планом, с его главными целями. Также работники должны осознавать важность оперативного плана и его основное назначение.

Чтобы гарантировать успешность оперативного плана, руководитель предприятия должен лично ознакомить своих сотрудников с пунктами данного плана.

Внедрение оперативного плана требует регулярного контроля руководителями за ходом выполнения задач сотрудниками.

Этот контроль включает в себя:

• -       регулярные исследования  того, какие задачи удалось

выполнить, а какие нет;

• -      назначение и выполнение корректирующих действий для

невыполненных задач;

• -       проверка на наличие необходимых ресурсов;

• -       корректировка оперативного плана, если есть потребность [9].

Единого стандарта по созданию оперативного плана не существует. Оперативный план должен разрабатываться в определенной ситуации для конкретной организации. Оперативный план будет зависеть от размеров компании, ее сферы деятельности, продолжительности существования, наличия опытных специалистов по планированию, целей и позиций руководства, сплоченности коллектива, эффективности работы данной организации, а также от многих других факторов.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что составление оперативного плана по работе с персоналом - это, достаточно, сложная деятельность, которую выполняют руководители, квалифицированные специалисты и кадровые работники. От того, насколько грамотно будет составлен оперативный план по работе с персоналом, зависит успех компании. Для эффективной деятельности организации необходимо подбирать квалифицированных сотрудников, обучать их, постоянно мотивировать, координировать и контролировать, ставить четкие задачи и определять время на выполнение этих задач, проводить аттестацию сотрудников, а также расставаться с недобросовестными, бесполезными сотрудниками.

Для того чтобы составить грамотный и качественный оперативный план по работе с персоналом, люди, занимающиеся этой важной деятельностью, должны:

• -     четко усвоить основную цель своего предприятия, уметь

• -     разрабатывать стратегию управления персоналом;

• -     консультироваться с руководством при разработке оперативного

• -      плана;

• -     иметь возможность выдвигать свои идеи и рекомендации по

• -     разработке оперативного плана высшему руководству;

• -     знать теорию и основные методы кадрового планирования, уметь

их

• -      использования;

• -     быть готовыми совместно решать  текущие проблемы,

возникающие

• -     при разработке оперативного плана;

• -     стараться не допускать типичных ошибок при кадровом

• -     планировании.

Итак, эффективное управление человеческими ресурсами и успех предприятия в целом зависит от качественно-разработанного оперативного плана по работе с персоналом, а также от специалистов, которые занимаются разработкой данного плана.