Особенности кодификации информации в бухгалтерском учете

Деятельность любой государственной или коммерческой организации, неминуемо сталкивается с огромным потоком различной документации – учетной, бухгалтерской, налоговой, коммерческой, статистической, технической и иной, которая участвует как во внутреннем документообороте, так и во внешнем – в процессе взаимодействия с органами государственного управления и контроля (налоговыми, статистическими), а также с различными общественными организациями и фондами. В результате, если проанализировать весь объем информации, и время, затрачиваемое на обработку и прохождения конкретного документа во всем этом массиве, может стать неоправданно большим. Решением указанной задачи является применение методов систематизация документов и документооборота, что и широко применяется в практике бизнеса и управления. Соответствующие традиционные технологии достаточно хорошо разработаны и популярны, при этом все большее внимание уделяется безбумажным или цифровым технологиям, которые постоянно развива- ются и совершенствуются [1]. Актуальность, безопасность и удобство использования методов систематизации информационных потоков не ставятся под сомнение их эффективность во всех отраслях бизнеса, и имеют очевидные преимущества, отмеченные всеми исследователями и специалистами [2].

Базовые принципы систематизация документов отражены во многих нормативных актах, включая основной межведомственный стандарт по управлению документами – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 [3] и Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, с изменениями) [4], и предполагают следующие свойства:

• -    Совместимость с другими системами классификации документов, то есть отсутствие противоречий с основными существующими базами данных или архивных документов.

• -    Обмен информацией с другими информационными системами, как на отраслевом уровне, так и на национальном и

• международном уровнях обмена метаданными, то есть систематизация информации по внешним данным о документе.

• -    Целостность информации об объекте информации, то есть возможность построения единой сводки о нём.

Перед любой службой делопроизводства стоит задача в полной мере организовать и вести делопроизводство так, как это установлено действующими нормативными актами, но при этом быть адаптивными к внедрению информационных технологий, и должны обеспечивать такую системно-функциональную архитектуру СЭД и такое программное обеспечение, чтобы они удовлетворяли как минимум Требованиям к информационным системам электронного документооборота [5].

Общепринятыми считаются следующие основные формы систематизации информации - инкорпорация, консолидация, кодификация и учет (рис. 1):

• -    Инкорпорация - это форма, при котором документы имеют минимальную фор-

• му подготовки к систематизации, или вообще не подвергаются обработке, а затем размещаются в определенном порядке -алфавитном, хронологическом, систематическом (предметном) в единых сборниках и коммюнике.

• -    Консолидация - это форма систематизации, при котором несколько близких по содержанию нормативных актов сводятся в один, укрупненный нормативноправовой акт с целью преодоления множественности нормативных актов и обеспечения единства правового регулирования.

• -    Кодификация - еще одна форма систематизации, особенностью которой является создание комплекса нормативноправовых документов, согласованных между собой и направленных на регулирования отношений в какой-то сфере экономической деятельности.

• -    Сбор, учет и последующая архивация текущей документации.

  

  Рис. 1. Виды систематизации

  
  

В данной статье авторы проанализируют вопросы кодификации документации, участвующей в бухгалтерском учете. Актуальность статьи подтверждается деятельностью Правительства РФ в данной сфере [6, 7], также планами по созданию Совета по систематизации и гармонизации информации в Российской Федерации.

Рассмотрим принципы организации бухгалтерской информационной системы (AIS), которая может послужить одним из примеров комплексного построения системы кодификации информации вообще, а бухгалтерской в частности. Информационная система бухгалтерского учета должна включать в себя базовые методы сбора, хранения и обработки финансовых и бухгалтерских данных, используемых внутренними пользователями (структурными подразделениями компании), а также для передачи информации внешним пользователям: инвесторам, кредиторам и налоговым органам, органонам государственного управления, общественным организациям (при наличии соответствующих разрешений и рекомендаций). Информационная система бухгалтерского учета может содержать различные элементы информации, варьирующиеся в зависимости от отрасли, размера бизнеса и поступающих запросов, но как минимум должна включать данные, относящиеся к доходам, расходам, информации о клиентах, информации о сотрудниках и налоговой информации. Конкретные данные могут также включать заказы на продажу и аналитические отчеты, заявки на покупку, счета-фактуры, регистры чеков, запасы, платежную ведомости, балансы и информацию о финансовых отчетах.

Бухгалтерский учет - это сфера, работа в которой регулируется законом. Поэтому, отвечая на вопрос, какие нормативные документы регулируют бухгалтерский учет, нужно помнить, что система регулирования бухгалтерского учета представляет собой сложную, многокомпонентную систему с несколькими уровнями иерархии. Государство уделяет большое внимание его развитию, что объясняется необходимостью формировать объективную информацию о состоянии бизнеса, составлять бухгалтерскую (финансовую) отчетность. Постоянно меняющиеся потребности бизнеса на национальном и международном уровнях требуют современной адаптации положений бухгалтерского учета, независимо от того, какие нормативные документы регулируют процесс в тот или иной момент, - это установление единых требований к ведению бухгалтерского учета, отчетности, а также создание правового механизма для всех хозяйствующих субъектов.

В качестве сравнения мероприятий по организации кодификации, которые могут быть применимы в РФ, рассмотрим наработки, используемые в США, и часто имеющие общее наименование «Принципы общепринятого бухгалтерского учета (GAAP)».

Указанные принципы, имеющие общепринятое сокращение GAAP, представляют собой свод правил и норм, имеющих приоритетную реализацию на территории США для всех фирм, а также для компаний вне США, но сотрудничающих с американскими компаниями. Стандарты GAAP обычно используют компании США для отчетов о прибылях и убытках, балансов, отчетов о движении финансовых потоков. Финансовые отчеты составляются с использованием GAAP в первую очередь в интересах финансовых рынков и инвесторов на финансовых рынках. GAAP состоит из множества небольших правил, охватывающих многие виды бухгалтерских операций, выпущенных в течение длительного периода времени. Существует несколько регулирующих и нормотворческих органов, которые применяют стандарты GAAP в консультации с бизнес сообществом и специалистами в области бухгалтерского учета (рис. 2):

• -    Фонд финансового учета (FAF), функциями которого являются назначение членов FASB и FASAC, привлечение финансовых средств для разработки стандартов, общее наблюдение за деятельностью FASB.

• -    Совет по стандартам финансового учета (FASB) - Совет по стандартам финансового учета США [8].

• -    Государственный совет по стандартам бухгалтерского учета (GASB).

• -    Консультативный совет по стандартам финансового учета (FASAC), являющийся органом, осуществляющим консультации FASB по вопросам бухгалтерского учета и приоритетным направлениям развития.

Все эти организации, работая совместно, разработали стратегический план, чтобы сформулировать долгосрочное видение и миссию каждой из групп по организации коллективной разработки единых правил и стандартов. Как упоминалось ранее, Совет по стандартам бухгалтерского учета разработал кодификацию стандартов бухгалтерского учета FASB.

The FASB Structure

Sponsoring Organizations

FASAC

Консультативный совет по стандартам финансового учета

FASB

Совет по стандартам финансового учета

GASB

Государственный стандарiам бухгялтерск ого учета

GAS AC

Консультативный совет по государственным стандартам бухгалтерского учета.

Рис. 2. Регуляторы стандартов GAAP

Система исследования кодификации имеет множество функций, помогающих пользователям использовать систему с минимальными трудностями. Преимущество работы с использованием кодификации заключается в том, что пользователи смогут идентифицировать все взаимосвязанные документы и приложения в одном месте, что намного проще, чем использовать предыдущие версии стандартов.

Необходимо отметить, что кодификация существенно отличается от других видов систематизации [9]:

• -    целью кодификации является создание единого и согласованного нормативного акта;

• -    кодификация должна осуществляться систематически в зависимости от накопленного нормативного материала и объективной необходимости его всесторонней переработки;

  - собранные правовые предписания должны перерабатываться комплексно и системно, они могут быть изменены, дополнены, преобразованы. На их основе и учетом взаимосвязанных документов должны разрабатываться новые положения.

Система кодификации бухгалтерской информации самым благоприятным образом скажется и на сопутствующих областях информационного обеспечения деятельно, включая сбор, анализ, обработку и представление статистической информации в системе международных экономических отношений [10].

Данная статья является начальной попыткой авторов построения мостиков взаимодействия и взаимного согласования различных методик кодифицирования документов бухгалтерского учета в практике реального бизнеса.