Особенности оформления операций с поставщиками в бюджетных учреждениях

На сегодняшний день обеспечение государственных потребностей в различных товарно-материальных ценностях (оборудование, транспортные средства, материалы и т.д.), работах и услугах со стороны, на разных уровнях управления (местном, районном, областном, федеральном и т.д.) осуществляется через государственные закупки. Государственные закупки - это система мероприятий, используемая заказчиком в рамках федерального законодательства, направленная на удовлетворение государственных и муниципальных нужд. Государственные закупки выполняют не только функцию обеспечения государственных и муниципальных нужд, но и способствуют формированию «здоровой» конкурентной среды; определяют рациональное распределение бюджетных средств; формируют прозрачность сделок между заказчиками и поставщиками и т.д. [3].

Закупочная деятельность для бюджетных организаций в России регулируется Федеральным законом «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 № 44-ФЗ (в редакции от 04.08.2023) [1]

(далее - Федеральный закон № 44-ФЗ о контрактной системе в сфере закупок).

Результаты и обсуждение. При покупке товарно-материальных ценностей, работ, услуг бюджетному учреждению необходимо заключать договор (контракт) с поставщиком (ГК РФ установлены отдельные виды договоров на поставку товаров для государственных или муниципальных нужд, регламентирующие заключение и исполнение государственного и муниципального контракта).

Договор поставки товаров для государственных (муниципальных) нужд - это гражданско-правовой договор, по которому поставщик - продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки, производимые или закупаемые им товары. Следовательно, поставщик прямо определен как лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность, производящее или закупающее товары. При исполнении договора не допускается смена поставщика, за исключением случаев, если новый поставщик является его правопреемником по такому контракту вследствие реорганизации юридического лица в форме преобразования, слияния или присоединения [1].

Гарантией прав и законных интересов поставщика в договоре служит норма, согласно которой при оплате покупателем товаров государственный (муниципальный) заказчик признается поручителем по денежному обязательству покупателя. Также поставщик оплачивает сумму обеспечения государственного контракта в размере 10% от суммы контракта. Данная сумма возвращается поставщику после исполнения контракта.

Нами были изучены работы таких авторов как О.В. Киселевой [2, с. 125], Н.С. Семенова [4, с. 8], Н.А. Штанько [5, с. 36] и других - на рисунке 3 нами представлено, какой порядок действий нужно совершить бюджетной организации для осуществления государственных закупок в зависимости от способов размещения заказов на электронной площадке.

• ' • Порядок действий-бюджетной орган изации для- осуществления государственных закупок в ’ *.'.'.'.'.'.'.'.'.'.*.". зависылисгн от способов’ размещения ’заказов.

Ра^ийт^нпг заказа без прове де ний йобгдб

Заключение контракта путем запроса котировок

Осуществление закупки у единственного поставщика

• !    1. Раз м ен у нпр на ггтпгця дгр извещения от заказчика.

• ;    2. Поставщиком направляет заявк}' заэ^зчик}* на электронной , плошалке + в Единый реестр участников заэзтзок.

• ;    3. Комиссия заказчика рассматривает заявку^-, выбирает поставщика.

1 4. Заказчик формирует протокол । подписывает. размешает там.

электронной пло щадк а !

• ;    5. Проект контракта заказчик размешает б ЕИС в течение 3-х часов ;

1 после раззеещения протокола.                                            ;

¹ 6 Победитель лсдписынает контракт не позднее 1 рабочего дня. i

! 7. Заказчик подпнсыБэет контракт                                   i

Ос^т^стбляютися независимо от цены контракта;

предложение о заключении контракта направляется заказчиком конкретному поставщику

Различней не заказов Пхйздмпробебенм тдргоб

Аукцион в электронной форме на сайте государственных закупок ЕИС

Заключение контракта путем конкурса на электронной площадке

*

Возможность поставщика сторговаться

• 4.    Комиссия заказчика рассматривает заявку, выбирает поставщика.

• 5.    Заказчик выставляет в ЕИС протокол торга.

• 6.    Происходит подписание протокола

• 3.    поставщик под

Размещение в ЕИС итогового протокола.

Заказчик размещает проект контракта

исполь зеванием ЕИС.

Комиссия заказчика рассматривает 1 часть заявки. выбирает i

■ 1 4. Комиссия направляет уведомление о допуске и самой низкой • , 1 пене, побеждающему поставщику. ! i ; 5. У посгавщитюЕ есть возможность подать заявку с более низкими ! i ; пенами (торги). 1 - t б. Комиссия снова рассматривает заявки (2, 3 части), кыокрает • . । победителя коньурса. ,

8. Осушвстктнется подписание протокола на электронной , площадке двумя сторонами сделки                              ।

контракт, вносит

Рис. 1. Порядок действий бюджетной организации для осуществления государственных закупок в зависимости от способов размещения заказов

Бюджетные организации при размещении заказа на поставку товаров (выполнения работ, оказания услуг) должна вместе с извещением опубликовать проект государственного (муниципального) контракта, для того чтобы потенциальные участ- ники могли заранее ознакомиться с его условиями и определить для себя возможность дальнейшего его исполнения. Если заказчик не опубликует заранее проект контракта, то размещенный заказ может быть признан недействительным [4, с. 8].

Порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности, его документальное оформление регулируются действующими техническими условиями поставки, прописанными в заключенном контракте [1].

Движение товарно-материальных ценностей от поставщика к покупателю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки и правилами перевозки грузов. Основными документами бюджетной организации при расчетах с поставщиками являются следующие:

• -    счет на оплату;

• -    товарная накладная или товарнотранспортная накладная;

• -    акт приемки-передачи основных средств;

• -    акт выполненных работ;

• -    счет-фактура;

• -    универсальный передаточный документ;

• -    платежное поручение.

Согласно ГК РФ если товары получает материально-ответственное лицо бюджетной организации вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право материально-ответственного лица на получение товара.

В случае несоответствия фактического наличия товарно-материальных ценностей или отклонении по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, в бюджет- ной организации также должен составляться акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. Акт составляется комиссией, в состав которой входят материально-ответственные лица учреждения, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии).

После оприходования бухгалтером бюджетной организации товарноматериальных ценностей - документы отдаются на оплату, но перед этим сумма документа делится по источникам финансирования бюджета , согласно утвержденным лимитам контракта, согласно принятым обязательствам.

Необходимо отметить, что, так как бюджетные организации пользуются бухгалтерскими программными продуктами для ведения бухгалтерского учета (основными программными продуктами для ведения бухгалтерского учета в бюджетных организациях являются «1С: Бухгалтерия государственного учреждения» и «Парус».), то электронно в программе формируется заявка на платеж, далее она выгружается в программы: «Электронный бюджет» и ЕИС. На второй день проходит оплата при согласовании с органами Федерального Казначейства, на третий день формируется электронное платежное поручение и электронная выписка банка в разрезе лицевых счетов, существующих в данном учреждении (рис. 2).

Рис. 2. Схема движения первичного документа на поставку ТМЦ с момента поступления в бюджетное учреждение до совершения оплаты поставщику

Необходимо отметить, что в бюджет-    ми производятся только после получения ных организациях расчеты с поставщика-    товарно-материальных ценности безна- личным способом путем перечисления денежных средств с лицевого счета бюджетной организации на расчетный счет поставщика по платежному поручению.

Схема учета расчетов с поставщиками при автоматизации учета в бюджетном учреждении представлена на рисунке 3.

Схема учета расчетов -с поставщиками при автоматизации учета в бю джетном учр еждени и

• 1.    Проведение торгов на закупку необходимых товарно-материальных ценностей на электронных площадках

• 2.    Заключение контракта (договора) с поставщикам

• 3.    Передача товарно-материальных ценностей и сопроводительных дою.'ыентов поставщика покупателю

  Виды первичные документов:

  — счет:

  
  

  — счет-фактура:

  - акт приема-передачи:

  - платежное пот-ченпе

  
  
  

*

• 1.    Передаются в бумажном варианте в бюджетное учреждение и вносятся вручную е программ}' «1С: Бухгалтерия государственного учреждения».

• 2.    Передаются в электронном виде через

документооборота

На основании этих документов автоматически формируются регистры аналитического и снитетического учета, а также бухгалтерская отчетность

Регистры аналитического учета:

- карточка субсчета по отдельному контрагенту';

— карточка учета средств и расчетов:

—накопительная ведомость по приходу продуктов питания

Регистры синтетического учета:

• —    анализ счета 302.00 «Расчеты по принятым обязательствам с контрагентами^-;

• -    оборотно-сальдовая ведомость по счету;

• —    журнал-ордер 2*54 «Журнал операций расчетов с поставщиками и п одрядчикамш-;

• —    журнал-ордер 5^8 «Журнал по прочим операциям и по санкционированию^

• —    Глпенпя жнигл

Бухгалтерская отчетность:

• -    бухгалтерский баланс (ф.О5ОЗ 730) (статьи: дебиторская задолженность и кредиторская задолженность);

• -    отчет об обязательствах учреждения (ф. 0503738) (отражает показатели объема принимаемых и ирынч?иых обязательств, е том числе по заключенным контракта а также по исполненным денежным/;

• —    пояснительная записка к бухгалтерскому’ балансу (сведения о дебиторской и кредиторской задолженности, о принятых и неисиатаенных обязательствах);

• -    сведения по дебиторской и кредиторской задолженности учреждения (ф. 0503 769)

• Р ис. 3. Схема учета расчетов с поставщиками при автоматизации учета в бюджетном учреждении

Выводы. Таким образом, особенности оформления операций с поставщиками в бюджетных учреждениях, вытекают из того, что бюджетные учреждения должны взаимодействовать с поставщиками по- средствам процедуры государственных закупок, которая регулируется Федеральным законом № 44-ФЗ о контрактной системе в сфере закупок.