Особенности организации документооборота в бухгалтерии предприятия

Автор: Горятнина Е.А.

Журнал: Мировая наука @science-j

Рубрика: Основной раздел

Статья в выпуске: 7 (40), 2020 года.

Бесплатный доступ

Каждая организация при осуществлении деятельности сталкивается с необходимостью формирования документации различного рода. В статье раскрываются особенности организации документооборота в бухгалтерии предприятия.

Первичные документы, график документооборота, этапы документооборота, регистры, электронный документооборот, персональные данные

Короткий адрес: https://sciup.org/140265696

IDR: 140265696

Текст научной статьи Особенности организации документооборота в бухгалтерии предприятия

Чтобы не допустить ошибок и избежать штрафа, предприятие разрабатывает правила документооборота в бухгалтерском учете. Ведь каждый факт хозяйственной жизни подтверждают первичным документом. Нельзя принимать к учету документы, которыми оформили несуществующие факты.

Система управления документооборотом на предприятии оформляется следующим образом:

  • 1)    разрабатывается положение о бухгалтерской службе;

  • 2)    составляются должностные инструкции для работников бухгалтерии и иных работников организации, имеющих отношение к учету;

  • 3)    составляется график документооборота в организации;

  • 4)    создаются технологии обработки учетной информации;

  • 5)    разрабатываются номенклатура дел и порядок текущего хранения документов.

Основными этапами документооборота являются:

  • – составление и оформление документов;

    – проверка документов;

    – обработка документов в бухгалтерии;

    – сдача документов в архив.

Документы, составленные в хозяйственных подразделениях предприятия (управлениях, отделах, цехах, бригадах и т.д.), передаются в бухгалтерию. До записи в учетные регистры они подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа.

Первый этап : документы проверяются с точки зрения законности и целесообразности хозяйственных операций (по существу), а также сумма данной операции.

Второй этап : производится формальная проверка документа на соблюдение формы документов и наличия в них обязательных реквизитов, проверяется правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвовавших в совершении операции и оформлении документов.

Третий этап: проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке, таксировке и котировке.

Первичные документы в бухгалтерии предприятия должны быть в целостности и сохранности. А если, независимо от причин, они утеряны или испорчены, то их необходимо восстановить, так как при проверке предприятие и ответственных должностных лиц оштрафуют.

Если бухгалтера нарушают порядок бухучета, не следят за первичными документами, ошибаются в проводках, предприятию и его должностным лицам грозит ответственность. Все первичные документы в бухгалтерии, которые формируются на бумаге, должны быть пронумерованы, подписаны и скреплены печатью предприятия. После этого их нужно подшить в папки. В конце каждого месяца бухгалтерия распечатывает регистры учета и раскладывает их в эти же папки.

Данные из первичных документов отражают в бухгалтерских регистрах. Регистры необходимо вести по унифицированным формам.

При составлении и обработки документов никто не застрахован от ошибок. Ошибки возникают по разным причинам: вследствие невнимательности работника, сбои в программном обеспечении и др. В регистрах учета исправления допустимы, но только если они одобрены должностными лицами, ответственными за их ведение. В бумажном регистре исправление необходимо заверить подписью сотрудника, который его внес. Также обязательно                                                     указать:

– фамилию, инициалы сотрудника или другие реквизиты для его идентификации;

–                         дату                         исправлений;

– надпись «Исправленному верить» или «Исправлено».

В документообороте бухгалтерии, помимо первичных документов, участвуют договоры или контракты, счета и другие документы предприятия. На их основании бухгалтер определяет порядок и сроки для того, чтобы составить, передать и подписать первичные документы. Первичные документы и регистры бухгалтерия может составлять и хранить в электронном виде, но только, если они подписаны электронной подписью. Тогда не нужно распечатывать и хранить их на бумаге. Если учреждение решило оформлять первичные документы в электронном виде, то это необходимо прописать в учетной политике. В ней нужно зафиксировать:

– перечень документов, которые участвуют в электронном документообороте;

– список сотрудников с правом подписи электронных документов; – способ электронного обмена документами: с привлечением оператора электронного       документооборота       или       без       него;

–      порядок      хранения      электронных      документов;

– способ представления документов по запросу налоговой инспекции: в электронном виде или на бумаге.

Предприятие обязано организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Одна из задач главного бухгалтера и руководителя учреждения – организовать контроль за созданием, получением, обработкой и хранением бухгалтерских документов. В качестве инструментов для выполнения этой задачи можно использовать помимо графика документооборота, номенклатуру дел.

В бухгалтерии необходимо формировать номенклатуру дел, чтобы упорядочить хранение документов. В номенклатуре утверждаются состав дел, в которые подшиты документы разных подразделений учреждения, а также сроки хранения дел. Номенклатуру дел утверждают в конце текущего года на следующий. В бухгалтерии хранятся персональные данные сотрудников, а именно, Ф. И. О., дата и место рождения, пол, паспортные данные, адрес, телефон, СНИЛС, ИНН, гражданство, инвалидность, сведения о зарплате и другая информация, которая прямо или косвенно относится к человеку, и которая находится в компьютерной базе, программах и документах. Персональные данные бухгалтерия получает    лично    от    самих    сотрудников.    Бухгалтерии необходимо обрабатывать эти данные. Делать это необходимо с письменного согласия на обработку и в соответствии с Положением о работе с персональными данными. В нем прописывают порядок получения, обработки, передачи и хранения всех сведений. В отдельных случаях обрабатывать данные можно без согласия сотрудников, а именно, когда это предусмотрено законодательством. К таким случаям относится передача данных в налоговую, трудовую инспекцию, внебюджетные фонды, миграционную службу и другие госорганы. Еще согласие не нужно, когда подаете персональные данные в банк, чтобы открыть зарплатные карты.

Важно: если бухгалтер нарушит порядок получения, обработки, хранения и защиты персональных данных, ему грозит штраф, дисциплинарная, материальная и даже уголовная ответственность.

Список литературы Особенности организации документооборота в бухгалтерии предприятия

  • Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-ФЗ
  • СГС "Концептуальные основы бухучета и отчетности"
  • СГС "Учетная политика, оценочные значения и ошибки"
  • Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ)
  • Кодекс Российской Федерации об административных правонаруше-ниях" от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 23.06.2020)
  • Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ
  • Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"
  • С.В. Разгулин, Н.М. Гусева Справочная система "Госфинансы" "Как организовать документооборот в бухгалтерии"
  • Лебедева, Е. М. Основы бухгалтерского учета: учеб. пособие для студ. Учреждений высш. проф. образования / О. Ю. Матанцева, Н. Н. Гогопуло. - М.: издательский центр "Академия", 2011. - 208 с
  • Дмитриева, И. М. Бухгалтерский учёт и аудит. Учебное пособие для ба-калавров / И. М. Дмитриева, - М: Издательство Юрайт, 2011 г. - 287 с.
Статья научная