Особенности организации контроля кредиторской задолженности

Значение четко организованной системы расчетов многократно возрастает в условиях необходимости преодоления серьезного кризиса неплатежей в нашей стране. Огромная взаимная задолженность и задержка платежей в каком-либо одном звене влияют на важнейшие показатели производственной и коммерческой деятельности экономических субъектов.

Контроль кредиторской задолженности, на наш взгляд, состоит из ряда последовательных этапов.

Чтобы установить реальность подобных обязательств, начинают сначала проверять первичные документы (договора, выписки банков).

Если организация арендует основные средства, проверяют, как отражены в учете данные объекты. Кроме того, отслеживают направление списания арендных платежей в зависимости от участия или неучастия основных средств в процессе производства и управления;

Достоверность отражения расчетов с поставщиками и подрядчиками в учете и отчетности, а также соответствие этих операций действующему законодательству во многом зависит от наличия договоров, правильности их оформления и пр. Договор должен быть исполнен своевременно и в полной мере – вот основные требования при осуществлении сделок. Если эти требования не выполнены (договор составлен умышленно сторонами не по форме, не соблюдены объемы выполнения или отсутствует своевременность выполнения), то сделка считается ничтожной (недействительной). Проверяющий затем должен установить точную дату возникновения и причину просроченной задолженности, если имеется таковая.

После формальной проверки договора поставки необходимо сравнить фактическое количество поступивших материальных ценностей с тем, что было прописано в договоре.

Гораздо сложнее проходит проверка договоров подряда, потому что риск наличия фиктивных договоров при этом возрастает многократно. Личное суждение проверяющего должно подсказать ему, в каких случаях следует привлечь экспертов-юристов.

В условиях нестабильной экономики очень часто организации используют 100% предоплату. Такая задолженность отражается на отдельном субсчете к счету 60 «Авансы выданные» и является, по сути, дебиторской. Очень важно отличать такую задолженность от поставки, по которой документы еще не поступили (неотфактурованная поставка). Такие материалы должны отражаться как «Материалы в пути». Проверяющий изучает договор и выясняет, была ли обоснована выдача авансов поставщикам и подрядчикам (прописан ли данный пункт в договоре), был ли начислен и своевременно уплачен НДС с авансов.

Если же присутствует неотфактурованная поставка, то следует проверить цены, по которым материальные ценности были оприходованы: они могут быть либо договорные, либо рыночные (условные). Важно, чтобы аналитический учет таких ценностей обеспечивал в полной мере дальнейшие учетные записи по корректировке при поступлении сопроводительных документов.

При проверке поступления материальных ценностей могут быть обнаружены расхождения такого характера:

• •    факты регистрации поступления материальных ценностей имеют разные даты (дата оприходования на складе не совпадает с датой совершения операции) и с чем связано такое расхождение;

• •    если поставщик предъявил штрафные санкции за нарушение договорных обязательств, соответствуют ли они прописанным в договоре, обоснованно ли были начислены, проводилась ли инвентаризация и сверка расчетов и пр.

Особо, на наш взгляд, следует обратить внимание на «входной» НДС в части его обоснованности выделения на счете 19. А для этого посмотреть, выделена ли его сумма во всех сопроводительных документах поставщика (счетах-фактурах, накладных, актах сверки задолженностей и пр.). Если приобретены импортные материалы или основные средства, то для списания к вычету «входного» НДС он сначала должен быть уплачен на таможне. Подтверждением оплаты будет таможенная декларация или платежное поручение в зависимости от страны-поставщика: страна дальнего зарубежья или страна Евразийского экономического союза [1, с. 106] Материальные ценности при этом должны быть оприходованы и организация должна являться плательщиком НДС.

Работы и услуги по договору подряда, договору возмездных услуг нам представляется грамотным проверять другими способами. Отметим необходимость наличия следующих документов:

• •    проектно-сметная документация,

• •    акты сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг),

• •    счета-фактуры,

• •    справки по удорожанию материалов и др.

Чтобы проверить реальность выполненных работ, можно прибегнуть к помощи эксперта, который может сделать контрольные обмеры выполненных работ и их качество, проверить отсутствие приписок в актах.

Отдельно проверяется обоснованность списания затрат с кредита счета 60 в дебет производственных счетов: могут встречаться случаи, когда такие списания производились по деятельности, не связанной с производством, например, расходы по социальной сфере должны полностью списываться за счет чистой прибыли без уменьшения финансового результата.

Как правило, в коммерческих организациях достаточно часто возникают расчеты по претензиям. Причинами могут быть:

• •    арифметические ошибки в расчетных документах,

• •    низкое качество продукции,

• •    несоответствие поступивших ценностей стандартам и техническим условиям,

• •    несоответствие поступивших ценностей по ассортименту,

• •    бой и утрата ценностей при перевозке по вине транспортных организаций и пр.

При этом большое значение имеет дата составления рекламационного акта или претензионного письма. Аналитический учет должен быть организован по каждой претензии, обоснованность претензии должна быть проверена по каждой позиции. Претензия предъявляется или по почте, или по факсу, или вручается под расписку. Срок рассмотрения претензии – 30 дней.

В письменном виде должен быть получен и ответ на претензию. Если же заявитель не получил ответ в срок или ему отказали (полностью или частично) в удовлетворении претензий, то он имеет право обратиться с иском в Арбитражный суд. Под видом расчетов по претензиям организации могут скрывать недостачи и потери материальных ценностей, не возмещенных предприятию в установленном порядке и по которым отсутствуют документы, дающие право на списание. Также под видом расчетов по претензиям могут маскироваться факты хищений ценностей должностными лицами.

Один из самых действенных способов контроля - инвентаризация расчетов с кредиторами [2, с. 9].

В случаях, когда кредиторская задолженность не была своевременно истребована и не погашена контрагентом в бесспорном порядке через арбитражный суд, она признается прочим доходом по истечении срока исковой давности (3 года).

При списании кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности составляется бухгалтерская справка-расчет и делаются записи:

Дебет счетов учета расчетов (60, 62, 70, 71, 73, 76)

Кредит 91.1 «Прочие доходы» - списана в состав прочих доходов кредиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Ключевым понятиям в гражданском законодательстве считается понятие «перерыв течения срока исковой давности».

Согласно ст. 203 ГК РФ течение срока исковой давности прерывается предъявлением иска в установленном порядке, а также совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга. После перерыва течение срока исковой давности начинается заново, при этом время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок. Например, если кредитор обратился в суд с требованием о возврате долга, течение срока исковой давности прерывается и в случае невозвращения долга по тем или иным основаниям срок исковой давности начинается заново, а время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок. Если иск оставлен судом без рассмотрения, то начавшееся до предъявления иска течение срока исковой давности продолжается в общем порядке (ст. 204 ГК РФ).

При отражении в балансе информации о суммах кредиторской задолженности в части авансов, полученных от покупателей и заказчиков, следует отметить: кредиторская задолженность в части полученных авансов отражается в балансе по статье «Кредиторская задолженность» в оценке за минусом суммы НДС, подлежащей уплате (уплаченной) в бюджет в соответствии с налоговым законодательством. Таким образом, при заполнении строки «Кредиторская задолженность» надо брать данные об авансах полученных (счет 62) за вычетом сумм НДС, исчисленных при получении авансов и отраженных на счете 76.

Списание кредиторской задолженности в налоговом учете имеет свои особенности [3, с.108].

В соответствии с п. 18 ст. 250 НК РФ для целей налогообложения прибыли в составе внереализационных доходов учитываются доходы в виде сумм кредиторской задолженности (обязательства перед кредиторами), списанной в связи с истечением срока исковой давности или по другим основаниям, за исключением случаев, предусмотренных пп. 21 п. 1 ст. 251 НК РФ.

В соответствии с пп. 21 п. 1 ст. 251 НК РФ в состав доходов, облагаемых налогом на прибыль, не включаются:

• -    доходы в виде сумм кредиторской задолженности налогоплательщика по уплате налогов и сборов, пени и штрафов перед бюджетами разных уровней,

• -    по уплате взносов, пени и штрафов перед бюджетами государственных внебюджетных фондов, списанных и (или) уменьшенных иным образом в соответствии с законодательством Российской Федерации или по решению Правительства Российской Федерации.

Кредиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, учитывается в составе внереализационных доходов по данным инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководства организации (Письмо Минфина России от 28.01.2013 N03-03-06/1/38).

Помимо истечения срока исковой давности, основанием для списания кредиторской задолженности является, например, исключение юридического лица-кредитора из ЕГРЮЛ по решению налогового органа в связи с признанием его недействующим (Письмо Минфина России от 25.03.2013

N03-03-06/1/9152).

Отдельно остановимся на порядке списания кредиторской задолженности, включающей в себя сумму НДС. Это может быть как кредиторская задолженность перед поставщиком за приобретенные товары (работы, услуги), так и кредиторская задолженность перед покупателем в виде полученного от него аванса.

Если списывается кредиторская задолженность за приобретенные ранее товары (работы, услуги) , по которым НДС был заявлен к вычету в момент их приобретения (принятия к учету), то при списании задолженности эту сумму НДС восстанавливать не нужно, так как глава 21 НК РФ не увязывает право на вычет НДС по приобретенным товарам (работам, услугам) с фактом их оплаты поставщику [4, с. 12].

Кроме того, в главе 21 НК РФ нет нормы, обязывающей восстанавливать ранее заявленный вычет в случае списания кредиторской задолженности перед поставщиком. Таким образом, вся сумма кредиторской задолженности перед поставщиком (включая НДС) учитывается в составе внереализационных доходов.

Если списывается кредиторская задолженность по полученному авансу, сумма НДС по которому была уплачена в бюджет при его получении, то вернуть уплаченную сумму НДС из бюджета нельзя, поскольку глава 21 НК РФ не предусматривает возможности возврата НДС при списании полученного аванса по причине истечения срока исковой давности [5, с. 282]. . Возможность вычета суммы НДС, исчисленной при получении аванса, предусмотрена только в двух ситуациях [6]:

• -    в случае возврата аванса покупателю,

• -    в случае отгрузки товаров (работ, услуг) под этот аванс.

Таким образом, организации придется признать в составе внереализационных доходов всю сумму аванса (с учетом НДС). При этом учесть НДС, уплаченный в бюджет при получении аванса, в составе расходов тоже не получится (Письмо Минфина России от 07.12.2012 N 0303-06/1/635).

Таким образом, можно констатировать:  контроль кредиторской задолженности предотвращает неточности и искажения в учете, повышает прозрачность финансовой и налоговой отчетности, помогает принимать эффективные управленческие решения.