Особенности отражения в бухгалтерском учете операций по оплате труда

Учет рабочих и заработной платы ведется в соответствии с действующим законодательством и формами и системами, разработанными в организации. В зависимости от назначения и выполняемых функций, труд может оцениваться в целом за отработанное время, за выполненные заказы/произведенные детали, за выполнение плана, а также за начисление премий за выполнение работ сверх плана и др. Главнейшими задачами бухгалтерского учета труда и платы за него можно определить следующие: — своевременная и текущая оплата за работу персоналу организации. Расчеты включают расчет заработной платы и других выплат, начисление сумм, подлежащих удержанию и перечислению или наличной выдаче. При этом важно убедиться в том, что работник знает и согласен, как работодатель собирается заплатить ему деньги, в случае несогласия работник может указать способ, который ему больше нравится: указать выплату наличными, либо предоставить реквизиты своей банковской карты и написать заявление о таком желании. При этом работодатель не может отказать работнику в таком желании либо может получить штраф;

• — своевременное и правильное распределение стоимости продукции (работ, услуг), размера заработной платы и отчислений, направляемых в соответствующие фонды. В зависимости от того, в каком отделе трудится работник, основное ли производство, а может, он административный служащий, либо менеджер по продажам, распределяются на финансовые результаты суммы расходов на оплату труда и взносов. По работникам основного производства сумма зарплаты и взносов будет относиться на себестоимость продаж, зарплата служащих будет учитываться в составе управленческих расходов, зарплата работников, связанных с реализацией товаров и услуг, будет относиться на коммерческие расходы. То же самое касается и учета будущих отпусков ─ они будут включаться в затраты того объекта, что и основная заработная плата;

• - группировка показателей по труду и заработной плате для расчетов с органами социального страхования, пенсионными фондами и фондами занятости населения и др. Так, например, при расчетах с внебюджетными

фондами отдельно друг от друга учитываются суммы пенсионных взносов работников, трудящихся во вредных и тяжелых условиях труда, и всех остальных.

Дебетуется счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»1 в корреспонденции со счетами учета денежных средств - наличных и безналичных, в зависимости от того, в какой форме производятся расчеты с работниками.

В случае выплаты работникам зарплаты наличными средствами может возникнуть такая ситуация, что он вовремя не явился за деньгами ввиду болезни, отпуска или командировки. В таком случае бухгалтер «депонирует» не выданную сумму заработной платы, то есть замораживает до фактического получения ее работником в составе кредиторской задолженности на счете 76.04 «Расчеты по депонированным суммам».

В бухгалтерском учете необходимо организовать такой учет работников, чтобы можно было определить конкретную сумму по любому из них на любой момент времени по нужде бухгалтера, обособленно от других работников, с возможностью проследить все виды выплат, удержаний и начислений.

В соответствии со ст. 137 ТК РФ2 удержания из заработной платы могут производиться только в случаях, предусмотренных законодательством. При этом по распоряжению администрации организации могут производиться следующие удержания (см. рис. 1).

Рис. 1 — Удержания из заработной платы работника

В первом случае рассчитывать на возврат денежных средств от работника можно только в случае его согласия. Если работник добровольно деньги не вернет, тогда удержать можно только через суд. Если ошибка случилась ввиду действий бухгалтера по расчетам вследствие человеческого фактора, то в целях возмещения убытка организация может удержать только с бухгалтера.3

Во втором случае удержание допускается, если работником были получены деньги на определенные цели, однако он их не подтвердил и не отработал, сроки предоставления расходных документов и авансового отчета прошли, работник не оспаривает такую ситуацию.

В третьем случае возможна ситуация, что работник берет отпуск авансом, то есть определенное количество дней еще не накопилось, они не

3 Ефремова Е.М. Что вычитают из зарплаты / Е.М. Ефремова // Бухгалтер-профессионал автосалона, № 10, — 2010 г.

отработаны, однако руководитель идет навстречу, отпускает работника на большее количество дней. Затем работник принимает решение уволиться, не отработав дни отпуска, которые получил ранее. В таком случае при окончательном расчете работодатель имеет право удержать сумму отпускных по такому отпуску в пределах среднего месячного заработка работника, даже если такая сумма не покроет полностью сумму отпуска.

В последнем случае работник может написать заявление с просьбой удерживать определенную сумму и направления ее адресно ─ это могут быть выплаты по добровольному страхованию работника, алименты, а также расчеты с банками по ипотечным и другим кредитам.

В соответствии со ст. 136 ТК РФ заработная плата должна выплачиваться работникам не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором.

Начисление заработной платы происходит на основании первичных документов, сформированных начальниками отдельных участков, руководителями бригад и т.д. Начальники также могут принять решение о премировании отдельных эффективных работников, сформировать соответствующее распоряжение и вместе с учетными документами направить в бухгалтерию для принятия в работу. Бухгалтерия, в свою очередь, классифицирует полученные документы, на их основании производит бухгалтерские записи по счетам учета затрат, формирует платежные документы к дате выплаты зарплаты.

Для учета рабочего времени установлены следующие унифицированные формы первичной учетной документации4:

• -    табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (Т-12);

• -    табель учета рабочего времени (Т-13).

Табели учета рабочего времени применяются во всех организациях, где трудятся наемные работники. С помощью табеля можно фиксировать рабочее время сотрудника, нахождение его в отпуске, на больничном, а также на ночной смене и в др. случаях. Табель оформляет ответственный, уполномоченный на то сотрудник с отражением всех фактов наличия на рабочем месте сотрудников с последующей передачей в бухгалтерию для цели начисления заработной платы.

Для учета расчетов с персоналом по оплате труда установлены следующие унифицированные формы первичной учетной документации (см. рис. 2).

Рис. 2 ─ Первичные документы по учету заработной платы

Для расчета и выплаты заработной платы работникам организации применяются расчетно-платежная ведомость, расчетная ведомость и платежная ведомость.

Выдача наличных денежных средств из кассы организации может производиться по оформленным надлежащим образом платежным и расчетно-платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого работника. Ведомости всех трех видов составляются в одном экземпляре в бухгалтерии. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (КО-2)5, номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости. Все ведомости на выплату зарплаты заполняются за определенный месяц и затем хранятся вместе с другими учетными документами. Ведомости являются основанием для перечисления или выдачи наличных денег и могут также быть предоставлены по запросам контролирующих органов или аудиторов.

Для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска применяется унифицированная форма № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Для учета и расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при прекращении действия трудового договора (контракта) применяется форма № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)». Форма составляется работником кадровой службы или уполномоченным лицо, а расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии. При увольнении работника необходимо учесть и отразить все причитающиеся ему выплаты по настоящее время, перепроверить, не выдавался ли ему отпуск авансом и соблюдены ли другие заявления и сроки. Необходимо также убедиться в выдаче на руки работнику всех документов, таких как трудовая книжка, копия приказа на увольнение и справка по форме 2-НДФЛ.

Таким образом, отношения, складывающиеся между работниками и предприятием по поводу выплаты заработной платы, составляют важнейшую часть всего комплекса трудовых правоотношений. Трудовые отношения в нашей стране урегулированы Трудовым Кодексом, и поэтому, именно данный нормативный акт должен служить бухгалтеру главным правовым ориентиром при отражении и учете операций с работниками. На сегодняшний день законодательство постоянно совершенствуется, появляются новые документы и инструкции, имеющие отношение к расчетам по оплате труда на предприятиях всех форм собственности.6 Работодатель должен обладать выдающимися профессиональными качествами при работе с сотрудниками предприятия, своевременно учитывать в работе все изменения законодательства, использовать при начислениях и удержаниях актуальную информацию и совершать как можно меньше ошибок при работе с учетными данными.