Особенности построения учетного процесса в субъектах бизнеса

Информационный процесс, к которому относится процесс бухгалтерского учета, обладает собственной технологией. Технология бухгалтерского учета включает следующие компоненты:

• -    характеристика данных бухгалтерского учета;

• -    носители учетных данных и информации бухгалтерского учета;

• -    движение носителей бухгалтерских данных и техническое обеспечение учетного процесса.

Компоненты, составляющие технологию учетного процесса, формируют объекты организации учетного процесса:

• -    учетные номенклатуры;

• -    документы;

• -    документооборот и документопотоки;

• -    техническое обеспечение учетного процесса.

Учетные номенклатуры, представляющие исходный объект организации учетного процесса, включают группы фактов хозяйственной жизни, объединенные их состоянием в бухгалтерском учете и отчетности: видами учетных объектов (материально-производственные запасы, основные средства, финансовые вложения и др.) или этапом их движения в организации (поступление, использование, перемещение, выбытие).

Объекты организации учетного процесса выделяются на каждой стадии учетного процесса. Их перечень способствует точному расчету объема учетных работ и выбору наиболее рациональных носителей учетных данных.

Перечень учетных номенклатур в организации учетного процесса предваряет выбор документов бухгалтерского учета и отчетности (носителей учетных данных и информации бухгалтерского учета).

Носители учетных данных представляют законодательно установленные документы, в которых регистрируется информация о фактах хозяйственной жизни и дается их количественная и качественная характеристика. Ими являются первичные учетные документы, данные которых переносятся в регистры бухгалтерского учета и накапливаются в них. Кроме того, регистры бухгалтерского учета содержат информацию, полученную расчетным путем и содержащуюся в разного рода расчетных таблицах (расчет амортизации объектов основных средств, расчет распределения общепроизводственных расходов, расчет распределения фактической себестоимости готовой продукции между реализованной продукцией и оставшейся на складе и др.). Они также являются носителями учетных данных.

Информация регистров бухгалтерского учета используется для генерирования данных и показателей бухгалтерской (финансовой) отчетности. Регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская (финансовая) отчетность квалифицируются как носители информации бухгалтерского учета. Пояснительная записка к отчетности содержит материалы аналитического характера, что дает основания отнести ее к носителям информации бухгалтерского учета.

Несмотря на достаточно высокий уровень регламентации носителей учетных данных и информации бухгалтерского учета в практической работе возможен выбор наиболее дешевых, удобных и простых носителей для конкретных организаций с учетом специфики их деятельности.

Документооборот как объект организации учетного процесса упорядочивает движение носителей учетных данных и информации бухгалтерского учета. Рационализация документооборота в условиях распространения информационных технологий сопровождается перемещением массивов документов, регистров бухгалтерского учета, форм бухгалтерской (финансовой) отчетности, в результате чего формируется документопоток. Он завершается поступлением документов в архив, обеспечивающим не только их сохранность, но и высокую скорость нахождения необходимых данных.

Организация документооборота объединяет его отдельные стадии, включающие графики документооборота по каждому учетному документу, их обработки, формирования обобщенной информации, а также должностные обязанности работников, занятых на каждой его стадии.

График документооборота, являясь компонентом учетной политики организации, составляется в произвольной форме, в которой указываются основные направления движения документов по каждому наименованию первичного учетного документа либо отражаться более конкретная информация о прохождении им всех стадий формирования, обработки, обобщения. Наряду с составлением индивидуальных графиков – по каждому первичному документу, могут формироваться графики документооборота по объектам бухгалтерского учета - учету основных средств, материальнопроизводственных запасов, наличных денежных средств и др. Их использование позволяет рационализировать документооборот, равномерно распределив обязанности работников бухгалтерской службы и других подразделений, занимающихся оформлением учетных документов.

Построение системы документооборота включает организацию контроля движения носителей учетной информации и обеспечение их сохранности, для чего формируются Книги регистрации первичных учетных документов. Они могут вестись в типовых унифицированных формах книг, предусмотренных для учета отдельных объектов (кассовых операций, выданных доверенностей и др.), в книгах произвольной формы вручную или автоматически.

Система документооборота обусловливается численностью работников в организации, направлениями деятельности, отраслевой принадлежностью, ее структурой, учетной политикой и других факторов.

Завершающим этапом документооборота является архивирование первичных учетных документов, регистров аналитического и синтетического учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности, регистров налогового учета и отчетных налоговых форм. В условиях автоматизации бухгалтерского учета наиболее целесообразным вариантом является создание электронного архива. Для этого производится перевод бумажных документов в электронный вид, а информационные поля, в которых формируются разные типы документов, позволяют облегчить поиск любых учетных документов и регистров в электронной базе данных.

Электронный архив имеет следующие преимущества:

• -    не ограниченный срок хранения учетных данных;

• -    обеспечение целостности документации и снижение возможности несанкционированного доступа;

• -    снижение трудоемкости учетной работы.

Техническое обеспечение учетного процесса обусловлено факторами, которые следует учитывать при выборе его технологии:

• -    совокупность видов деятельности;

• -    совокупность хозяйственных операций в единицу времени;

• -    количество подразделений организации, их местоположение.

Кроме этого, технология учетного процесса обусловливается формой счетоводства (фермой бухгалтерского учета), принятой в организации: автоматизированной,    журнально-ордерной,    мемориально-ордерной, упрощенной. Организация бухгалтерского учета основывается на разном сочетании и специфике формирования учетных регистров, по данным которых формируются показатели бухгалтерской (финансовой) отчетности и учетные сведения для управленческих нужд. Совокупность учетных регистров, имеющих особенности строения и взаимосвязей, порядка и способов записей в них носит название формы бухгалтерского учета.

Основными отличиями одной формы бухгалтерского учета от другой являются:

• •    количество учетных регистров;

• •    строение и содержание учетных регистров;

• •    взаимосвязь хронологической и систематической записи;

• •    сочетание синтетического и аналитического учета;

• •    техника учетной регистрации.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета в организации создается и функционирует на базе использования электронных вычислительных машин (ЭВМ) и локальных сетей, которыми объединены персональные ЭВМ, представляющие рабочие места учетного персонала. Учетная информация, сформированная в электронном виде на каждом рабочем месте, может быть использована любым сотрудником бухгалтерской службы.

В  условиях автоматизированной формы  бухгалтерского учета последовательность учетного процесса имеет следующие этапы:

• •    формирование первичного учетного документа на основе ввода в

ЭВМ соответствующих данных, характеризующих хозяйственную операцию, или его составление ручным способом;

• •    перенос  необходимых сведений на машинные носители

информации;

• •    создание в автоматическом режиме стандартной выходной

информации в виде машинограмм регистров аналитического и синтетического учета, форм бухгалтерской (финансовой) отчетности;

• •    создание по запросу в автоматическом режиме детальных,

обобщенных или сгруппированных по определенным признакам бухгалтерских данных в виде машинограмм или видеограмм для проведения контрольных мероприятий, аналитической работы, управленческих и других нужд.

Принципом автоматизированной формы бухгалтерского учета является однократный ввод первичных данных и многократное их использование не только в учетных целях, но и в любой экономической деятельности организации, связанное с возможностью накапливания значительного объема информации на жестком диске ЭВМ. Содержание выходных учетных данных, порядок обработки первичной учетной информации, проведение логических бухгалтерских процедур определяется видом программного продукта для целей бухгалтерского учета, выбранного самой организацией.

Для ведения учета в условиях мемориально-ордерной формы предусмотрены два регистра:

• •    регистрационный журнал , в котором отражаются все хозяйственные операции в хронологическом порядке, совершенные в течение отчетного года, по данным мемориальных ордеров. Он используется не только как хронологический регистр, но и для контроля полноты,

правильности и точности записей в других учетных регистрах (мемориальных ордерах, группировочных ведомостях, накопительных ведомостях и др.);

• •    главная книга, необходимая для систематических записей текущих (в течение отчетного года) оборотов по данным мемориальных ордеров. По окончании месяца по каждому синтетическому счету главной книги подсчитывают сумму дебетовых и кредитовых оборотов. Полученные сведения служат основанием для составления оборотной ведомости и расчета в ней остатков по счетам синтетического учета на конец отчетного месяца.

Регистрационный журнал используется для фиксации всех мемориальных ордеров, а в главной книге выполняются записи данных всех мемориальных ордеров в разрезе их номеров, дат составления и сумм. По окончании отчетного месяца суммы дебетового или кредитового оборота в оборотной ведомости по счетам синтетического учета сопоставляется с итогом сумм хозяйственных операций за месяц, выведенных в регистрационном журнале.

Аналитический учет в условиях мемориально-ордерной формы организуется параллельно с синтетическим учетом. Он ведется по данным первичных учетных документов и мемориальных ордеров, которые используются для заполнения карточек аналитического учета, оборотных ведомостей и сальдовых ведомостей в разрезе открываемых аналитических счетов. Итогом аналитического учета по окончании отчетного периода является составление оборотной ведомости по счетам аналитического учета.

По окончании отчетного периода для контроля полноты и точности аналитического и синтетического учета производят сверку оборотов и конечных остатков оборотной ведомости по счетам аналитического учета и оборотной ведомости по счетам синтетического учета. Затем составляют бухгалтерский баланс и другие формы бухгалтерской (финансовой) отчетности.

В основу построения журнально-ордерной формы положены следующие принципы:

• -    производство записей в журналах-ордерах в порядке регистрации операций только по кредиту счета, в корреспонденции с дебетуемыми счетами;

• -    совмещение, как правило, в единой системе записей синтетического и аналитического учета;

• -    отражение в бухгалтерском учете хозяйственных операций в разрезе показателей, требующихся для контроля и составления периодической и годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности;

• -    применение объединенных журналов-ордеров по счетам, экономически связанных друг с другом;

• -    применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета, с показателями, требующимися для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности;

• -    применение журналов-ордеров, составляемых ежемесячно.

Записи в регистрах производятся по мере поступления документов, либо итогами за месяц, в зависимости от характера и содержания операции.

Упрощенная форма бухгалтерского учета предложена Типовыми рекомендациями по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства, утвержденными приказом Минфина РФ от 21 декабря 1998г. № 64н. Такие малые предприятия должны быть юридическими лицами и использовать незначительное число синтетических счетов.

Упрощенная форма бухгалтерского учета может осуществляться двумя различными способами:

• •     простой формы бухгалтерского учета;

• •     формы бухгалтерского учета с использованием регистров

бухгалтерского учета имущества малого предприятия.

Простая форма бухгалтерского учета применяется на предприятиях, где совершается незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более тридцати в месяц), и не осуществляется производство продукции и работ, связанное с большими затратами материальных ресурсов.

Форма бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия может применяться малыми предприятиями, осуществляющими производство продукции (работ, услуг).