Особенности учета и налогообложения займов, выданных работникам организацией

Выдавать займы физическому лицу может не только кредитное учреждение. Это может сделать любая организация, обладающая достаточными финансовыми возможностями. Возможность взять в долг под небольшой процент и попросить удобный срок погашения делают заем у работодателя привлекательным для работника.

Займы выдаются работникам, как правило, с определенными целями:

• •    в качестве поощрения их за успешный труд;

• •    в виде мотивации квалифицированных специалистов к дальнейшему сотрудничеству.

Взаимоотношения работодателя и сотрудника, получающего деньги взаймы, оформляются договором займа. В нем прописываются существенные условия:

• •    сумма, выдаваемая заемщику;

• •    цели, на которые берется заем;

• •    проценты по займу, способ их начисления;

• •    порядок выплаты процентов и погашения займа: наличными деньгами в кассу организации или удержанием части зарплаты на основании личного заявления;

• •    способ выдачи средств заемщику по договору: наличными из кассы либо переводом на банковский счет;

• •    возможность досрочного погашения и др.

На основании закона 173-ФЗ оформлять займы и кредиты в валюте другого государства имеют право только кредитные организации. По месту работы сотрудник может получить заем только в рублях [1, с. 99].

В том случае, когда в договоре не указана процентная ставка, на основании ст.809 ГК РФ по умолчанию она принимается равной ставке рефинансирования.

Если работнику выдается беспроцентный заем, об этом нужно обязательно указать в договоре.

По выданным займам бухгалтерские проводки будут зависеть от условий договоров, на основании которых выданы займы. Проводки могут быть выполнены по счету 58 или 73. Одним из условий отнесения суммы к финансовым вложениям является возможность получения будущего дохода. Очевидно, что беспроцентный заем на этом счете учитываться не может. Поэтому возможны два варианта отражения этой операции:

• 1    вариант:

Выданы займы сотрудникам с возможностью получения будущего дохода (используется счет 58 «Финансовые вложения»):

• •    Д-т сч. 58 К-т сч. 50 - выплачены наличные из кассы;

• •    Д-т сч.58 К-т сч. 51 - перечислены деньги на расчетный счет.

• 2    вариант:

Выданы беспроцентные займы (используется субсчет «Расчеты по предоставленным займам»):

• •    Д-т сч. 73.1 К-т сч. 50 - выплачены наличные из кассы;

• •    Д-т сч. 73.1 К-т сч. 51 - перечислены деньги на расчетный счет.

Чтобы грамотно начислить проценты по займу, целесообразно придерживаться следующих правил:

• •    Согласно ст. 807 ГК РФ, днем вступления в силу договора займа будет день выдачи наличных денег из кассы или перевода суммы займа платежным поручением на расчетный счет работника.

• •    На основании ст. 191 ГК РФ срок использования полученных в долг денег начинается со следующего дня после вступления в силу договора.

• •    В последнюю дату каждого календарного месяца, в котором выдан займ, проводки по начислению процентов по займу, выданному сотруднику, отражаются в бухгалтерской справке. Составляется проводка: Д-т сч. 58 К-т сч. 91 - проценты по займу отнесены на прочие доходы [2, с. 108].

• •    Единой точки зрения у юристов и бухгалтеров в законодательстве по поводу дня окончания начисления процентов по займу на сегодняшний день нет. Поэтому во избежание противоречий с налоговым органом нам представляется правильным внести в договор уточняющий пункт: за день, в котором заемщик внес последнюю часть долга в кассу или у него были произведены удержания из заработной платы оставшейся суммы долга, проценты не начислять / начислять [3, с. 12].

Отражение в учете возврата займа и выплата процентов работником, которому выдали займ, необходимо производить в установленные сроки. Деньги могут вноситься им в кассу организации или непосредственно на расчетный счет. При этом составляются бухгалтерские записи:

• •    Д-т сч. 58 К-т сч. 50 – внесены работником деньги в кассу;

• •    Д-т сч. 58 К-т сч. 51 – внесены деньги на расчетный счет;

• •    Д-т сч. 70 К-т сч. 58 - удержана часть заработной платы для возмещения займа и процентов;

• •    Д-т сч. 50 К-т сч. 73.1 - внесено в кассу возмещение по

беспроцентному займу;

• •    Д-т сч. 51 К-т сч. 73.1 - перечислены деньги на расчетный счет в счет погашения беспроцентного займа;

• •    Д-т сч. 70 К-т сч. 73.1 - удержана часть зарплаты для возмещения беспроцентного займа.

До сих пор спорным является вопрос о том, можно ли удерживать из заработной платы задолженность по займам и процентам. В перечне возможных удержаний, упомянутых в ст. 137 Трудового кодекса РФ, их нет. Нам представляется, что если организация решит удерживать займ и проценты по нему из заработной платы работника, то этот пункт должен быть в обязательном порядке прописан в договоре. Более того, рекомендуем взять от работника заявление о согласии на подобные удержания [4].

Достаточно часто займы выдаются учредителю организации. Отметим его основные особенности:

• 1.    выдача займа учредителю отличается тем, что он не является наемным работником, поэтому для выдачи беспроцентного займа используется счет «Расчетов с прочими дебиторами и кредиторами».

• 2.    выдача займа учредителю, как правило, до 2016 г. выдавалась беспроцентная и практически невозвратная, что, по сути, было способом вывода своих денег из организации. Договоры по таким займам продлевались бесконечно долго, и никаких последствий это не имело [5, с. 22].

Однако ситуация сегодня кардинально изменилась. Согласно подп.1 п.1 ст. 212 НК РФ теперь выдача займов без процентов или по небольшой ставке называется «материальной выгодой заемщика от экономии на процентах».

Более того, при получении материальной выгоды в виде экономии на процентах за пользование заемными средствами датой получения дохода с 1 января 2016 г. признается последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные (кредитные) средства (пп. 7 п. 1 ст. 223 НК РФ) [6].

Материальная выгода у заемщика возникает, если процент по его займу меньше 2/3 от ставки рефинансирования (учетной ставки), установленной банком России. С 26 марта 2018 г. она составляет 7,25%. Соответственно, 2/3 от учетной ставки будут составлять: (7,25% х 2/3) = 4,83%.

Пусть заемщик взял займ ниже этой ставки. Например, под 3% годовых.

Материальная выгода составит: 4,83% - 3% = 1,83%.

Если работник получил беспроцентный займ, то считается, что он получил выгоду 4,83% годовых.

Допустим, организация-работодатель 25 марта 2018 г. предоставила работнику беспроцентный заем на обучение в размере 100 000 руб. сроком на один год. В данном случае заем беспроцентный, поэтому размер материальной выгоды - это сумма процентов исходя из 2/3 ключевой ставки Банка России (ставки рефинансирования).

Учитывая то, что сумма материальной выгоды по займам и НДФЛ с нее исчисляются на последнее число каждого месяца пользования займом , для расчета берем ключевую ставку, действующую на последний день каждого месяца.

Расчет материальной выгоды и НДФЛ на примере первого месяца действия договора займа:

• •    Ключевая ставка на 31 марта 2018 г. - 7,25%;

• •    Заем выдан на год (365 дней);

• •    Для определения материальной выгоды за месяц используем следующую формулу: сумма займа (100 000 руб.) x 2/3 ключевой ставки (2/3 от 7,25%): 365 дней x количество дней пользования займом в месяце;

• •    материальная выгода за март получена в размере 92,63 руб.

• ( 100 000 руб. х 4,83%) : 365 дней x 7 дней (количество дней

пользования займом в марте).

На сумму материальной выгоды надо начислить НДФЛ. Налоговым агентом в данном случае выступает организация, выдавшая такой заем. Ставки НДФЛ при этом будут определяться в размерах:

35% - если заемщик является налоговым резидентом РФ (п. 2 ст. 224

НК РФ);

• 3 0% - если заемщик не является налоговым резидентом РФ (п. 3 ст. 224 НК РФ).

Таким образом, в марте надо удержать НДФЛ с материальной выгоды в размере 12,04 руб. (92,63 руб. x 35%).

Налог надо удержать при выплате очередной заработной платы работника (п. 4 ст. 226 НК РФ). Перечислить налог в бюджет необходимо не позднее дня, следующего за днем выплаты работнику дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Из этого правила есть исключение: если организация предоставила заем на покупку или строительство жилья и заемщик подтвердил право на имущественный вычет уведомлением из налоговой инспекции. В такой ситуации материальная выгода не облагается НДФЛ (письмо ФНС России от 11 ноября 2015 г. № БС-4-11/19755). В остальных случаях организация обязана ежемесячно определять НДФЛ с материальной выгоды.

Таким образом, если не возвращать беспроцентный займ длительное время, придется ежемесячно платить налог на материальную выгоду.

Отметим еще один важный момент: как уже упоминалось, с суммы материальной выгоды нет необходимости платить НДФЛ, если работник брал займ на приобретение жилья. Поэтому в этом случае в договоре займа целесообразно прописать цель, на которую будут потрачены заемные средства. После приобретения жилья работнику в обязательном порядке следует предоставить работодателю документы, подтверждающие целевое использование средств. Если работник, имеющий ипотечный кредит, берет займ под более выгодный процент, чтобы погасить ипотеку в банке, НДФЛ надо удерживать, потому что жилье было приобретено ранее, чем денежные средства были заимствованы.

Денежные суммы, выданные в качестве займов, не могут быть включены в сумму расходов, учитываемых при определении налоговой базы налога на прибыль и УСН. Если займ выдан с начислением процентов, то их сумма включается в налогооблагаемую базу в качестве прочих внереализационных доходов, и на нее начисляется налог на прибыль.

И в заключение немного о том, что в условиях нестабильной экономики у работника велика вероятность возникновения тяжелого материального положения или в связи с рядом объективных обстоятельств он не может погасить взятый заем. В этом случае законодательство идет навстречу работнику и допускает возможность для работодателя простить работнику-заемщику долг или оставшуюся его часть. Оформить прощение долга можно двумя способами:

• •    заключить дополнительное соглашение к договору займа;

• •    оформить договор дарения.

При списании долга работнику, которому выдан займ, проводки делаются по дебету счета «Прочие доходы и расходы». При любом способе вся сумма невыплаченного займа становится доходом заемщика и с нее должен быть удержан НДФЛ в размере 13%. Но во втором случае сумма в размере 4000 руб. будет освобождена от налогообложения на основании п.28 ст. 217 НК, где указано, что подарки стоимостью до 4000 руб. НДФЛ не облагаются.

В целях исчисления налога на прибыль сумма невыплаченного займа к расходам отнесена быть не может и налоговую базу не уменьшит. Кроме того, нужно в обязательном порядке начислить страховые взносы на сумму, прощенную по соглашению. Вместе с тем, на подаренную сумму страховые взносы не начисляются. Поэтому действовать, как нам представляется, целесообразнее путем составления договора дарения: это будет выгоднее обеим сторонам.