Особенности управления внедрением информационных систем на предприятии

В современном мире эффективное управление деятельностью любого предприятия напрямую зависит от ее организационной структуры. В большинстве компаний организационная структура, как правило, уже давно сформирована. [1] Поэтому можно предположить, что система управления основана на собственном, полученном за годы функционирования, опыте и взглядах руководителя. Такое управление может не быть оптимальным, так как формировалась на основе устаревших стереотипов, не обладает необходимым разнообразием, препятствует использованию новых современных методов и технологий, которые неизбежно приведут к снижению конкурентоспособности предприятия по сравнению с теми предприятиями, которые вовремя сориентировались и провели реинжиниринг бизнес-процессов. Актуальность автоматизации управления предприятием сложно переоценить, так как в сложившейся экономической ситуации в стране предприятиям необходимо не только удержаться на плаву, но и, несомненно, укреплять свои позиции на рынке, в том числе международном. И лишь использование современных технологий в организации деятельности предприятия в целом и оптимизации каждого бизнес-процесса приведет к максимальному эффекту в производственнохозяйственной и финансово-экономической деятельности. [2, 3]

В настоящее время методы и технологии, повышающие гибкость и эффективность системы корпоративного управления, основываются на использовании современных информационных технологий (ИТ). К используемым корпоративным ИТ и программному обеспечению (ПО) предъявляются требования высокого уровня, которые обязательно должны учитываться в процессах их разработки и/или внедрения. Несомненно, выполнение жестких условий и требований приведет к изменению материальных затрат. В связи с этим обязательно разрабатывается четкая стратегия для управления проектом внедрения и система оценивания результатов внедрения ИТ и ПО, в том числе на каждом отдельном этапе. [3-5]

Все большее число предприятий заинтересовано в поэтапном внедрении корпоративных информационных систем (ИС). [3, 6, 7]

В первую очередь преодолевается стадия подготовки, когда необходимо исследовать деятельность предприятия и составить, так называемую, модель «As is», отражающую все бизнес-процессы в исходном состоянии. Выявляются бизнес-процессы, реинжиниринг которых проводится для улучшения показателей предприятия, повышения его конкурентоспособности – составляется модель «To be».

На уровне размораживания внедрения осуществляется первоначальный инструктаж сотрудников предприятия, которых непосредственно коснуться предстоящие изменения. Необходимо постепенно донести до всего персонала важность внедрения новшеств, совершенствования и реинжиниринга деятельности предприятия, обязательность перехода к новым методам и технологиям работы, отказавшись от устаревших.

Этап внедрения ИС предполагает выбор конкретного подхода: приобретение и использование на предприятии готового решения или самостоятельная разработка квалифицированными специалистами собственной корпоративной ИС. Если готовая ИС по разным причинам не соответствует требованиям организации, то следует отказаться от нее и создавать новую, используя накопленный опыт.

Жизненный цикл собственной корпоративной ИС начинается с момента зарождения идеи о внедрении или развитии программного решения. Для воплощения этой идеи необходимо выполнить соответствующие шаги: появление потребности в автоматизации того или иного бизнес-процесса; принятие решения о реинжиниринге; разработка концепции внедрения ИС; оценка (прогнозирование) экономической эффективности результатов внедрения; подготовка требований и технического задания; внедрение и запуск ИС; тестирование, эксплуатация и сопровождение программного продукта. [3, 4, 7]

Одним из важных этапов разработки ИС является создание концепции информационной системы. Разработка концепции считается не обязательным, а рекомендуемым этапом разработки корпоративной ИС, который стоит между принятием решения о реинжиниринге бизнес-процессов предприятия и предварительной оценкой экономической эффективности внедрения. Алгоритм разработки концепции предполагает несколько наиболее важных шагов.

В первую очередь формируется рабочая группа и определяется ответственный за подготовку документа. Состав рабочей группы не должен ограничиваться только сотрудниками отдела, непосредственно работающими с ИТ и ПО на предприятии. Необходимо включить также специалистов по основной деятельности предприятия и автоматизируемым бизнес-процессам. Этот шаг обусловлен тем, что концепция представляет собой документ, скорее, для бизнеса, а не только для ИТ-специалистов. Кроме того, состав проектной команды подразумевает также участие внешних консультантов.

Следующим шагом разработки концепции проводится обобщенное исследование текущего состояния бизнес-процессов и используемых технологий. В результате анализа определяется соответствие текущим требованиям, стратегическим целям и задачам предприятия в целом.

Анализ опыта внедрения аналогичных программных решений в отрасли (стране, мире) позволит определить перечень готовых программных продуктов для решения аналогичных задач, оценить полученный эффект и другую обзорную информацию.

Очередным шагом разработки концепции является организация разработки обобщенной архитектуры требуемой системы – бизнес-процессы, приложения, данные, ресурсы, технологии. На этом шаге, обычно, учитываются критические изменения смежных бизнес-процессов и технологий, которые может повлечь внедрение системы. Разрабатываются варианты возможного содержания информационной системы (компоненты системы, интеграция, архитектура, платформа). Определяется приемлемый вариант внедрения для достижения максимального эффекта (пилотный проект, вертикальная автоматизация, горизонтальное тиражирование и т.д.).

На заключительном этапе разработки концепции внедрения ИС проводится прогнозный анализ эффективности внедрения на основе экспертных оценок участников рабочей группы и опыта других предприятий. Оформляется экспертное мнение рабочей группы о целесообразности внедрения разработанной ИС, которое основанное на сопоставлении возможного эффекта и рисков внедрения.

Целью этапа разработки корпоративной ИС является создание системы и ее первичная проверка соответствия утвержденным требованиям. Кроме того, данный этап включает в себя создание интерфейсов системы, интеграций, а также технических средств для миграции данных. К моменту начала этапа разработки ИС должны быть сформированы и утверждены техническое задание, функциональные и технические требования. На этапе разработки ИС большое внимание уделяется управлению проектом, а в частности управлению изменениями. Происходит постоянное выявление и исправление дефектов, оформление и согласование запросов на изменение, обновление плана-графика работ. Также на данном этапе происходит конфигурирование системы, в том числе ролей безопасности и прав пользователей. На этапе разработки происходит написание кода системы или ее доработок, кода интерфейсов и механизмов интеграции, а также создание технических средств для миграции данных.

На данном же этапе проводится модульное, интеграционное и системное (функциональное) тестирование. При необходимости проводится подготовка к нагрузочному тестированию. Окончательно формируются производственная и непроизводственные среды. Завершается описание функциональных требований, технических заданий, учебных материалов, и прочей документации. При необходимости закупается оборудование для системы, проверяется выполнение требований к качеству системы.

В настоящее время каждое предприятие сталкивается с актуальным вопросом о недостатке оперативной и достоверной информации о состоянии производства. Реинжиниринг бизнес-процессов путем внедрения ИТ и корпоративных ИС позволит руководителю предприятия решить эту проблему. Внедрение программных разработок позволит координировать информационные потоки, а также управлять и контролировать создание благоприятных условий для оптимизации рабочих процессов предприятия. Безусловно, для получения положительных результатов, при создании сложного ПО для корпоративных ИС требуется четко и грамотно организовать весь процесс разработки – от написания технического задания до внедрения и его дальнейшего развития на предприятии.