Особенности ведения кассовых операций организациями, индивидуальными предпринимателями в соответствии с новым порядком

Центральный банк Российской Федерации издал Положение от 12 октября 2011 года № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации», которое действует с 1 января 2012 года.

Ведение кассовых операций распространяется на юридических лиц, а также на юридических лиц, перешедших на упрощенную систему налогообложения, на индивидуальных предпринимателей. При ведении кассовых операций Положением должны руководствоваться также получатели бюджетных средств. Не распространяется Положение № 373-П на физических лиц.

В Положении отсутствуют строгие требования к порядку оборудования помещения кассы вследствие того, что практически все предприятия перечисляют денежные средства работникам на банковские карты и отпала необходимость её укрепления в особом порядке.

В Положении № 373-П отсутствует требование на наличие сейфа для хранения наличности [2].

Отсутствует требование на запрет хранения денежных средств, не принадлежащих организации.

Сохранность денежных средств (хранение, транспортировка, сроки проведения проверок фактического наличия денег) осуществляется юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем (п. 1.11 Положения № 373-П).

Отсутствуют требования по составлению договора о полной индивидуальной материальной ответственности кассира и ознакомлению с Порядком ведения кассовых операций.

В Положении отсутствуют требования о внезапном проведении ревизии кассы [2].

Не отражено списание недостачи денежных средств после проведения инвентаризации в кассе [2].

Не отражен порядок оформления документами увеличения или уменьшения остатка наличных денежных средств по денежным средствам в иностранной валюте в результате пересчета по курсу ЦБ.

В Положении № 373-П отсутствует указание на то, что ответственность за нарушение ведения кассовых операций несут руководитель, главный бухгалтер, кассир (как прежде). Таким образом, административную ответственность несет только руководитель согласно ст. 15.1 КоАП, которая предусматривает штраф в размере от 4000 до 5000 руб.

Все эти изменения требуют от руководителя особого отношения к кассовым операциям.

Изменения в оформлении кассовых документов

В настоящее время отпала необходимость в ведении журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, так как их регистрация происходит в автоматическом режиме; необязательно ежемесячно подтверждать количество листов кассовой книги при ее оформлении, аналогично это происходит автоматически.

В Положении № 373-П (п. 5.5) дается разъяснение, что если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились и записи в кассовую книгу не осуществлялись, остатком наличных денег на конец рабочего дня считается сумма остатка наличных денег, выведенная в последний из предшествующих рабочих дней, в течение которого проводились кассовые операции.

В новом Положении № 373-П отсутствуют ограничения на количество кассовых книг в организации. В старом Положении указывалось на наличие в организации только одной кассовой книги, контролирующие органы утверждали, что по фондовой кассе нельзя вести отдельную книгу; новое Положение отменило эту норму. В настоящее время можно вести отдельную книгу по фондовой кассе в бюджетных организациях (это должно быть отражено в Учетной политике организации).

Организация работы по ведению кассовых операций

Кассовые операции ведутся кассиром или главным бухгалтером, бухгалтером с установлением ему должностной инструкции по ведению кассовых операций, с которой кассир должен ознакомиться под роспись. Кассовые операции могут также вестись руководителем при отсутствии бухгалтера (п. 1.6 Положения № 373-П).

У кассира должна быть печать (штамп), содержащая реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцы подписей лиц, имеющих право подписи в кассовых документах. Если кассовые операции ведет сам руководитель, образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются (п. 2.2 Положения № 373-П).

Законодатель выделил отдельные разделы в Положении № 373-П по порядку приема и выдачи наличных денег из кассы.

Как и ранее, поступление денежных средств в кассу и выбытие их из кассы оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами, но номера унифицированных форм заменены на цифровые коды документов, приведенных в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93. Предельный размер расчетов наличными деньгами из кассы составляет 100 000 руб. [4].

Кассовые операции могут вестись с применением программно-технических комплексов, в том числе оснащенных функцией приема наличных денег, принадлежащих или не принадлежащих на праве собственности юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю.

Кассовые документы могут вестись на бумажном носителе или с применением компьютера. Кассовые документы, оформленные с применением компьютера, распечатываются на бумажном носителе. Если кассовая книга ведется в электронном виде, должна быть обеспечена сохранность информации, содержащаяся в указанных документах, и исключена возможность несанкционированного изменения данных (п. 2.5). Если в организации имеется контрольно-кассовая техника (ККТ), то на общую сумму принятых наличных денежных средств в конце дня на основании контрольной ленты, изъятой из ККТ, оформляется приходный ордер 0310001, за исключением сумм наличных, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом) (п. 3.3 Положения № 373-П).

Прием остатка наличных денег, полученных под отчет, проводится кассиром по при- ходному кассовому ордеру 0310001 (п. 3.4 Положения № 373-П).

Прием юридическим лицом сдаваемых наличных денег от уполномоченного представителя обособленного подразделения в порядке, определенном юридическим лицом, осуществляется по приходному кассовому ордеру 0310001 (п. 3.5 Положения № 373-П).

Прием наличных денежных средств в кассу и выдача их из кассы должны производиться таким образом, чтобы вноситель или получатель мог наблюдать за подсчетом денег кассиром. Также кассир должен видеть, как получатель пересчитывает полученные денежные средства (п. 4.3 Положения № 373-П).

В Положении имеются новые требования, касающиеся выдачи денежных средств под отчет. Выдаются денежные средства под отчет на основании заявления работника, которое составляется в произвольной форме. В заявлении на выдачу денежных средств под отчет должны быть не только подпись руководителя и дата, но и разрешительная запись руководителя о конкретной сумме к выдаче и срок, на который они выдаются.

Если в организации имеется несколько кассиров, операции по передаче наличных денег между старшим и другими кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (п. 2.4 Положения № 373-П).

В Положении уделено внимание контролю кассира на выдачу денег по доверенности. Кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере 0310002, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности, а также соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере 0310002 фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного доверенным лицом документа. В расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает надпись «по доверенности». Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру 0310002 (расчетноплатежной ведомости 0301009, платежной ведомости 0301011) (п. 4.2 Положения № 373-П).

В случае выдачи наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном руководителем. Заверенная копия доверенности прилагается к расходному кассовому ордеру 0310002 (расчетно-платежной ведомости 0301009, платежной ведомости 0301011). Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру 0310002 (расчетноплатежной ведомости 0301009, платежной ведомости 0301011).

Контроль за ведением кассовой книги, книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии — руководитель организации (п. 2.6 Положения № 373-П). Хранить кассовые документы следует в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в РФ, где отмечено, что кассовые документы и книги следует хранить не менее пяти лет при условии проведения проверки (ревизии).

Новый расчет лимита остатка кассы

Для определения лимита остатка наличных денег юридическое лицо, индивидуальный предприниматель учитывают объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (вновь созданное юридическое лицо, индивидуальный предприниматель учитывают ожидаемый объем поступлений наличных денег за проданные товары, работы, оказанные услуги). Лимит денег в кассе банком не утверждается.

С 1 января 2012 года рассчитывается лимит остатка денежных средств в кассе по-новому (расчет приведен в приложении к Положению № 373-П). Имеется две формулы расчета: когда имеется наличная выручка и когда ее нет. Расчет можно привести на примере 1.

Пример 1

Организацией получена выручка за квартал в сумме 300 000 руб. Расчетный период составляет 70 дней, деньги сдаются в банк один раз в три дня. Лимит остатка наличных денег в кассе, в рублях, составит на основании формулы

L = V : P x Nc, где V — объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, услуги за расчетный период;

Р — расчетный период, определяемый в рабочих днях (не более 92 рабочих дней (п. 1 приложения) юридического лица, индивидуального предпринимателя);

Nc — период времени между днями сдачи в банк наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях.

Лимит составит

300 000 руб. : 70 x 3 = 12 857 руб.

Nc не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица, индивидуального предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, — четырнадцати рабочих дней.

Если организация только создана, объем выручки не известен. Тогда можно использовать формулу для расчета лимита для организации, у которой выручки нет:

L = R : P x Nn, где L — лимит остатка наличных денег, в рублях;

R — объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период, в рублях;

Р — расчетный период, определяемый юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, за который учитывается объем выдач наличных денег, в рабочих днях; расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица, индивидуального предпринимателя;

Nn — период времени между днями получения по денежному чеку в банке юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица, индивидуального предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, — четырнадцати рабочих дней.

Превышение лимита допускается не только в дни выплаты заработной платы, но и в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения организацией или индивиду- альным предпринимателем кассовых операций. Превышение допускается в течение пяти дней (ранее трех дней) (п. 4.6 Положения № 373-П). В соответствии с пунктом 1.2 Положения № 373-П юридическое лицо, индивидуальный предприниматель издают об установленном лимите остатка наличных денег распорядительный документ, который хранится в порядке, определенном руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом.

Оформление кассовых операций обособленными подразделениями

Обособленным подразделениям (филиалам, представительствам) юридического лица для совершения операций могут быть открыты банковские счета в кредитной организации или Центральном банке Российской Федерации, тогда устанавливается лимит остатка наличных денег в порядке, предусмотренном настоящим Положением для юридического лица (п. 1.2 Положения № 373-П). Если у подразделения нет счета в банке, то по юридическому лицу устанавливается единый лимит с учетом наличных денег, хранящихся в обособленных подразделениях (п. 1.3).

Наличные деньги сверх установленного лимита подразделению следует хранить в банке. Деньги могут вноситься уполномоченным представителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или его уполномоченным представителем.

Уполномоченный представитель обособленного подразделения может в порядке, установленном юридическим лицом, вносить наличные деньги своему юридическому лицу (п. 1.5 Положения № 373-П).

Установлен порядок ведения кассовой книги обособленным подразделением. В пункте 5.6 Положения № 373-П отмечено, что обособленное подразделение после выведения в кассовой книге 0310004 суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня передает лист кассовой книги 0310004 за этот рабочий день не позднее следующего рабочего дня юридическому лицу.

В случае оформления кассовой книги 0310004 на бумажном носителе обособленным подразделением передается отрывной второй экземпляр листа кассовой книги 0310004, а в случае оформления кассовой книги 0310004 с применением технических средств — распечатанный на бумажном носителе второй экземпляр листа кассовой книги 0310004.

Передача обособленным подразделением листа кассовой книги 0310004 юридическому лицу может осуществляться в электронном виде в соответствии с законодательством Российской Федерации. В этом случае передача листа кассовой книги 0310004 на бумажном носителе осуществляется в соответствии с правилами документооборота, утвержденными юридическим лицом.

Таким образом, все новые аспекты учета кассовых операций следует учитывать всем юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям в своей финансово-хозяйственной деятельности.

• 1.    Положение ЦБ РФ от 12 октября 2011 г. № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с

• 2.    «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержден решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 г. № 40 / Справочная правовая система «Консультант+». Режим доступа: http://www.consultant.ru .

• 3.    Постановление Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» / Справочная правовая система «Консультант+». Режим доступа: http://www.consultant.ru .

• 4.    Указание ЦБР от 20 июня 2007 г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» / Справочная правовая система «Консультант+». Режим доступа: http://www.consultant.ru .

банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» / Справочная правовая система «Консультант+». Режим доступа: