Особенности внедрения электронного документооборота в деятельность организации

Обеспечить сохранность документов с возможностью быстрого доступа к любому из них – достичь этой цели позволяет электронный документооборот. В чем его преимущества, как внедрить и пользоваться электронным документооборотом на предприятии, рассмотрим в рамках данной работы.

В любой фирме бумага присутствует в том или ином виде. Зачастую современные руководители относятся с недоверием к нововведениям и даже частично переходить на новые технологии опасаются. Конечно, есть документы, распечатка которых просто необходима, но при желании можно устранить и этот нюанс. Некоторые документы по истечении определенного промежутка времени уничтожаются. Начальники не беспокоятся о том, сколько тонн макулатуры образуется в процессе деятельности организации. Принтеры, с помощью которых печатаются и размножаются документы, потребляют излишне много электроэнергии. А производство и утилизация картриджей являются экологически вредными процессами. Именно поэтому актуальным является внедрение электронного документооборота в деятельность организации [4, c.114].

Какие преимущества дает компании внедрение и ведение электронного документооборота с помощью специализированного программного обеспечения — системы электронного документооборота (СЭД)?

• •    Растет эффективность труда и, как следствие, его производительность. Автоматизированный поиск по любому запросу позволяет существенно сократить время обработки документов, обеспечить контроль своевременности их исполнения.

• •    Сотрудники получают мгновенный доступ к любому созданному и зарегистрированному в системе документу. Появляется возможность оперативно вносить исправления, доступа к документам можно разграничить по исполнителям.

• •    Минимизируется влияние «человеческого фактора», исключаются ошибки, связанные с ним.

• •    Сокращаются затраты за счет повышения эффективности труда, снижаются издержки на оргтехнику и расходные материалы.

• •    Улучшаются взаимодействия как между отдельными исполнителями, так и между подразделениями компании. Обмена информацией и прохождение управленческих сигналов ускоряются.

• •    Сокращается время создания, согласования и утверждения документации за счет обеспечения коллективного доступа и контроля сроков исполнения каждого этапа.

• •    Снижаются затраты на организацию архивного хранения документов.

• •    Повышается степени защиты документации от утраты и повреждения, от несанкционированного доступа [2, c.50]. Поскольку с понятиями «электронный документ, электронный документооборот» знакомы все, кто так или иначе связан с делопроизводством, убеждать в необходимости внедрения СЭД уже никого не надо. Но многие компании еще считают, что переход от бумажного к электронному документообороту сложен и стоит дорого. Но, между тем, осуществить его вполне возможно силами самой организации, что существенно сократит расходы.

Алгоритм внедрения системы электронного документооборота состоит из 10 шагов.

Шаг 1. Определитесь с целями и задачами автоматизации. Проанализируйте проблемы ведения документооборота на предприятии, продумайте, будут ли они решены посредством электронного документооборота.

Шаг 2. Проведите предпроектное обследование. Изучите специфику ведения делопроизводства в вашей компании, для этого: проведите ревизию документопо-токов между исполнителями и структурными подразделениями; проанализируйте действующие регламенты на предмет оптимизации документопотоков, проследите маршруты движения внутренних и внешних документов; изучите процесс создания, согласования и утверждения всех видов внутренних документов, формирующихся в компании; проинспектируйте порядок регистрации и обработки входящей и исходящей корреспонденции; оцените, насколько ведение делопроизводства в компании соответствует нормам и требованиям отраслевых стандартов, законодательству РФ; изучите процедуру формирования дел, требования к их текущему хранению и передаче на хранение в архив организации; продумайте, какие бизнес-процесс должны быть автоматизированы; проанализируйте полученные данные и сформулируйте технические требования, которым должна отвечать СЭД электронный документооборот.

Шаг 3. Проведите ревизию сложившихся в компании делопроизводственных процессов прежде, чем перейти на документооборот в электронном виде. Нужно систематизировать и упорядочить работу с документопотоками, повести оптимизацию всей системы делопроизводства в компании. Разработайте регламенты обработки документов, составьте инструкции, в которых установите зоны ответственности между исполнителями, пропишите порядок взаимодействия между ними. Внесите поправки и дополнения в локальные нормативные акты, должностные инструкции. Вместе с IT-службой продумайте вопросы безопасности, разграничения доступа. Руководствуйтесь требованиями системы стандартизации в управлении документами, изложенными в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.

Шаг 4. Составьте схему процесса управления документами, пропишите маршруты документопотоков, порядок и очередность исполнения, согласования и утверждения документации. Предусмотрите возможность одновременного доступа и совместной работы с документом для всех исполнителей. Составьте техническое задание с учетом конкретных пожеланий и требований.

Шаг 5. Изучите современные СЭД, продумайте, какие изменения и дополнения можно внести в типовую конфигурацию с учетом особенностей, характеризующих электронный документооборот ЭДО вашей организации.

Шаг 6. Начните внедрение СЭД в организации, выбрав

• •    Внедрите ЭДО по типам документов, когда сначала автоматизируется обработка какого-то одного вида документов: приказов и распоряжений, контрактов и договоров.

• •    Поэтапно внедрите СЭД по подразделениям, когда сначала рабочие места автоматизируют в службе делопроизводства, затем — в кадровой службе, бухгалтерии и так далее во всей компании.

Поскольку при любом варианте уже начинается обработка документов, получите сертификаты электронных цифровых подписей для ответственных исполнителей, уполномоченных на подписание документов.

Шаг 7. Создайте электронный архив, сконвертировав созданные ранее бумажные документы в электронные форматы. В электронном архиве документы могут храниться как в виде сканов, так и в форматах текстовых редакторов. Начинать создание электронного архива можно сразу, как только руководство примет решение о необходимости внедрения электронного документооборота.

Шаг 8. Интегрируйте СЭД с другими системами автоматизированного учета, используемыми в компании. Работа в системах электронного документооборота, как правило, подразумевает возможность обмена данными с теми системами учета, которые уже внедрили и сейчас обеспечивают автоматизированный кадровый, финансовый, производственный учет в компании [1, c.47].

Шаг 9. Проведите обучение сотрудников, разработайте руководства для пользователей с учетом специфических особенностей конкретных рабочих мест.

Шаг 10. Обеспечьте контроль над соблюдением регламентированных процедур в период адаптации исполнителей к новым условиям работы. Назначьте в подразделениях ответственных сотрудников, которые будут оказывать остальным оперативную помощь и следить за тем, чтобы соблюдался установленный порядок применения СЭД.

Следует понимать, что внедрение СЭД, документооборот в электронных форматах — не самоцель. Это эффективный инструмент внешнего взаимодействия и не только с органами исполнительной власти и контрольнонадзорными. СЭД обеспечит единый документооборот с обособленными подразделениями и оперативный обмен документами с контрагентами. Проявите инициативу и пригласите к участию в электронном взаимодействию своих партнеров, поставщиков и заказчиков. Это поможет не только повысить качество и скорость обмена информационными потоками, но и сократить время окупаемости внедренной на предприятии системы электронного документооборота [3, c.52].

один из двух вариантов:

• 1.    Гришанова Т.В. Роль информационных технологий в современном обществе // Вестник образовательного консорциума Среднерусский университет. Серия: информационные технологии, 2019. - №1(13). – С.46-48

• 2.    Гришанова Т.В. Достоинства и недостатки применения систем электронного документооборота на практике // Вестник образовательного консорциума Среднерусский университет. Серия: информационные технологии, 2019. - №1(13). – С.48-51

• 3.    Прокопенко Л.Л. Электронная почта как средство обеспечения деловых коммуникаций // Вестник образовательного консорциума Среднерусский университет. Серия: информационные технологии, 2019. - №1(13). – С.51-53

• 4.    Хвостенко Т.М., Гузаревич А.Н. Обзор программных продуктов и существующих информационных технологий по автоматизации документооборота // Обработка экономической информации с использованием прикладного про-граммного обеспечения: сборник статей научно-практической конференции, 2019. – С.112-119