Особенности внутренней и внешней среды виртуальной организации

В настоящее время Интернет является уже не просто инструментом для ведения бизнеса или способом сотрудничества между другими организациями, а своеобразной бизнес-средой. Развитие информационных технологий   привело к возникновению новой формы современного предприятия – виртуальной организации. При этом, наряду с уже ставшими традиционными формами и направлениями виртуальной деятельности, такими как интернет-магазины, интернет-банкинг, все большее развитие получают виртуальные организации, позволяющие сосредоточить значительные интеллектуальные ресурсы для решения сложных задач и удовлетворения потребностей клиента с минимальными затратами.

Поскольку данная форма предприятия является относительно новым явлением остается немало нерешенных вопросов, связанных с управлением и функционированием виртуальной организации. Так, в научной литературе до сих пор не сложилось однозначного определения виртуальной организации.

Д.В. Иванов определяет виртуальную организацию как объединение индивидов, групп, организационных единиц или же целостных организаций, распределенных в пространстве и во времени, работа которых, покрывая большие расстояния, проходит при обязательном участии информационных технологий, при этом менее значимые процессы и компоненты выводятся наружу организации, а сама работа протекает в условиях высокой мобильности и отсутствия границ [1, с. 24]. И. Пономарев под виртуальной организацией понимает организацию, которая создается на определенный срок как консорциум или стратегическое партнерство, имеет гибкую систему управления, адаптивную динамическую структуру и глобальный характер [4, с.39]. По мнению А Манюшиса, В. Смольянинова и В. Тарасова, виртуальная организация означает сетевую, компьютерно интегрированную организационную структуру, объединяющую неоднородные ресурсы, расположенные в различных местах [3, с.90]

Обобщая вышеприведенные определения, можно выделить следующие признаки виртуальной организации:

• •     временное или постоянное образование;

• •     географическая удаленность участников - в виртуальной

организации ее участники географически удалены друг от друга и связаны между собой посредством каналов электронной коммуникации;

• •     отсутствие четких организационных границ;

• •     базирование на использовании информационных технологий и

• телекоммуникаций;

• •     объединение ключевых компетенций;

• •     гибкая структура;

• •     ориентация на заказчика – быстрое исполнение заказа и полнота

удовлетворения требований клиента;

• •     функционирование в виртуальном пространстве;

• •     реальный или виртуальный произведенный продукт или услуга.

Таким образом, можно дать следующее определение виртуальной организации: виртуальная организация – это постоянное или временное объединение партнеров, распределенных географически, которое функционирует в виртуальном пространстве и сосредотачивает ресурсы и ключевые компетенции для реализации бизнес-процессов при обязательном использовании информационных технологий.

Виртуальная организация создается путем подбора различных ресурсов и их объединения с помощью информационных технологий. Это позволяет сформировать гибкую и динамичную организационную систему, наиболее приспособленную к полному удовлетворению потребностей клиента, к оперативному выпуску и поставке новой продукции или услуги на рынок. Как можно заметить, виртуальное предприятие от «традиционного» отличает много признаков, но главным является то, что вся деятельность происходит преимущественно в виртуальном пространстве с помощью Интернет технологий (связь с сотрудниками, заказчиками, производство товара или оказание услуги, заключение договора и пр.).

А.В. Катаев отмечает, что виртуальное пространство таких организаций включает три основные категории явлений:

• 1.    виртуальный рынок – рынок товаров и услуг, существующий на основе коммуникационных и информационных возможностей глобальных сетей (Интернет);

• 2.    виртуальная реальность – отображение и имитация реальных разработок и производства в кибернетическом пространстве, которое одновременно является и инструментом и средой;

• 3.    виртуальные (сетевые) организационные формы – партнерство нескольких участников для создания, производства и сбыта продукции или услуг [2, c.7].

В данной статье в качестве примера виртуальной организации рассматривается консалтинговое агентство «Микра». Консалтинговое агентство «Микра» оказывает консультационные услуги представителям малого и среднего бизнеса в области финансов, налогов, маркетинга, стратегического планирования, бухгалтерского и управленческого учета. Основными направлениями деятельности являются: проведение маркетинговых исследований, разработка бизнес-планов, оценка финансовохозяйственной деятельности, организация и проведение вебинаров и тренингов, проведение индивидуальных консультаций, реализация консалтинговых программ. Консалтинговое агентство «Микра» осуществляет свою деятельность преимущественно в виртуальном пространстве. На примере данной организации проанализируем особенности внутренней и внешней среды виртуальной организации, а также представим некоторые рекомендации по управлению и ведению деятельности виртуальной организации, применение которых дало в этой компании положительный эффект.

Внутренняя среда виртуальной организации в некоторых элементах сходна с внутренней средой традиционных организаций. Также как и в традиционной организации, в виртуальной присутствует структура управления и стратегические цели. Представляется, что особенности функционирования виртуальной организации не влияют на процесс постановки стратегических целей, который не будет кардинально отличаться от постановки целей традиционной организации.

Так, основной целью деятельности консалтингового агентства «Микра» является объединение экспертов и ключевых компетенций для максимально полного удовлетворения потребностей в консультационных услугах, возникающих на виртуальном рынке.

Для реализации этой цели необходимо предусмотреть соответствующую организационную структуру, состоящую из лучшего набора реальных и виртуальных элементов.

Организационная структура виртуальной организации несколько отличается от традиционной. В виртуальной организации руководитель не замыкает на себе всю власть и ответственность, а выполняет скорее роль координатора и следит за выполнением правил деятельности виртуальной организации, предоставляя сотрудникам определенную свободу действий в рамках своей компетенции. Так, в консалтинговом агентстве «Микра» сложилась соответствующая организационная структура (рис.1).

Рис. 1 Организационная структура виртуальной организации «Микра»

Одной из существенных особенностей внутренней среды данной организации является наличие значительной доли внештатных временных сотрудников, состав и численность которых постоянно меняется и зависит от количества и содержания проектов, которые выполняет компания. При этом данные сотрудники проживают в различных городах и регионах, и связь с ними осуществляется преимущественно посредством сети Интернет. В компании ведется база внештатных сотрудников, в которой обязательно указываются координаты сотрудника (телефон, е-mail, Skype), его компетенция и специализация. Для выполнения конкретного проекта подбираются исполнители из данной базы, компетенция которых наиболее соответствует содержанию проекта и требованиям заказчика.

Данная особенность имеет как свои преимущества, так и недостатки.

Среди преимуществ следует отметить следующее:

во-первых, персонал подбирается для конкретного проекта на определенный срок, поэтому отсутствует необходимость долгосрочной мотивации персонала, как это происходит в классическом формате работы;

во-вторых, подбор персонала осуществляется не только в одном регионе, но в масштабах все страны, что позволяет подобрать квалифицированные кадры, чьи навыки и компетенции наиболее соответствуют требованиям проекта и таким образом, сформировать команду из числа лучших специалистов и наилучшим образом удовлетворить потребности клиента;

в-третьих, так как консультанты работают удаленно, издержки на содержание персонала значительно снижаются.

К недостаткам можно отнести сложности в коммуникациях, так как большинство участников не знают друг друга и находятся в различных населенных пунктах и даже часовых поясах. Это может привести к недопониманию и конфликтам. Также в виртуальной организации значительно возрастает риск недобросовестного поведения внештатных сотрудников и, как следствие, риск срыва сроков выполнения заказа и потери заказчика. В связи с этим в виртуальной организации необходимо сформулировать правила работы в виртуальной команде. Так, в компании «Микра» был разработан коммуникационный устав, который играет очень важную роль в организации и координации работы сотрудников. Устав регулирует сроки и порядок выполнения заказа исполнителем, правила работы в проектной команде, порядок заключения договора с исполнителем, а также положения об ответственности за некачественное выполнение работы или неисполнение работы в срок. Устав также устанавливает нормы поведения на виртуальных встречах и то, какие средства коммуникации должны быть использованы в тех или иных обстоятельствах.

Также одной из особенностей внутренней среды виртуальной организации является наличие незначительных материальных активов. Многие виртуальные организации могут вообще обходиться без офиса и торговых площадей, так как вся деятельность ведется преимущественно в Интернете. Рассматриваемая нами компания «Микра» снимает небольшое помещение под офис с двумя оборудованными рабочими местами, поскольку постоянные сотрудники компании также работают удаленно. Основным активом компании «Микра» является ее сайт. На сайте размещена вся информация о предоставляемых услугах и продуктах компании, перечень проводимых компанией мероприятий (вебинаров и он-лайн тренингов), через сайт осуществляется взаимодействие компании и клиентов.

Помимо этого, виртуальная организация должна предлагать своим пользователям надежное программное обеспечение, безопасные транзакции, широкий выбор платежных систем. В этой связи виртуальная организация вынуждена регулярно инвестировать в обновление программного обеспечения для соответствия текущим требованиям рынка.

Таким образом, можно выделить следующие особенности внутренней среды виртуальной организации, отличающие ее от традиционных организаций:

• •     более «плоская организационная структура» и упразднение

отношений преимущественного подчинения;

• •     большая доля внештатных сотрудников, удаленных друг от друга

географически;

• •     осуществление большей части коммуникаций между

сотрудниками посредством сети Интернет;

• •     постоянно меняющийся состав команды в соответствии с

требованиями выполняемого проекта;

• •     незначительные материальные активы;

• •     большое значение сайта компании, программного обеспечения,

информационных и коммуникационных технологий.

Вся внешняя среда виртуальной организации складывается преимущественно в сети Интернет. В отличие от рынка традиционной организации рынок виртуальной организации не ограничен каким-либо одним географическим регионом. Теоретически виртуальная организация посредством всемирной сети Интернет может привлечь клиентов со всего мира. В связи с этим потенциальная емкость виртуального рынка практически неограниченна. Кроме того, посредством информационных технологий виртуальная организация может «дотянуться» до тех клиентов, сотрудничество с которыми для традиционной организации в силу их географической удаленности, отсутствия развитой инфраструктуры и, как следствие, высоких транзакционных издержек, является невыгодным. Так, исследуемая нами консалтинговая компания «Микра» оказывает услуги по индивидуальному консалтингу преимущественно для предпринимателей и организаций Красноярского края и других регионов Сибири. Предварительное исследование показало, что рынок консалтинговых услуг в Красноярском крае (за исключением города Красноярска) развит слабо. Во многих населенных пунктах и городах края нет фирм, занимающихся консалтингом. В то время как потребность в таких услугах существует. В рамках исследования рынка был проведен опрос предпринимателей, 35% ответили, что хотели бы получить диагностику бизнеса, 53% хотели бы заказать тренинги по обучению и повышению квалификации персонала, 34% получить консультации по совершенствованию бизнес-процессов в организации, 27% разработать и внедрить стратегию, позволяющую улучшить конкурентную позицию на рынке. В связи с этим решение компании выйти на данный сегмент рынка было вполне обоснованным. Общение с клиентами происходит через электронную почту, Skype, и в личном кабинете клиента на сайте компании.

Неограниченная аудитория и доступность потенциальных клиентов делают возможным для виртуальной консалтинговой компании получение конкурентных преимуществ по сравнению с традиционными организациями. А взаимодействие с клиентами посредством сети Интернет позволяет добиться значительной экономии затрат путем снижения транзакционных издержек.

Однако неограниченность рынка имеет для организации и обратную сторону. Барьеры входа на такой виртуальный рынок довольно низкие, что приводит к появлению большого числа конкурентов и возникновению угрозы потери своей доли рынка. Так, рассматриваемая компания «Микра» вынуждена конкурировать не только с красноярскими консалтинговыми компаниями, но и с крупными московскими компаниями, оказывающими консалтинговые услуги он-лайн.

Поэтому виртуальная консалтинговая организация должна разрабатывать и реализовывать определенный комплекс мер по продвижению компании в Интернете, с высокой периодичностью обновлять информацию на сайте, а также постоянно анализировать и совершенствовать методы и способы реакции на меняющиеся запросы потребителей. Одним из сравнительно новых направлений маркетинга, наиболее подходящим для виртуальной организации, является e-mail маркетинг.

Среди ограничивающих факторов внешней среды виртуальной организации следует отметить неурегулированность вопросов о создании и применении информационных систем, и защите информации и прав субъектов в области информационных процессов и информатизации и другие. Одной из самых актуальных проблем является защита данных и обеспечение безопасности связи через Интернет. В этой связи большое значение для виртуальной организации имеют специалисты по защите информации.

Таким образом, среди главных особенностей внешней среды виртуальной организации следует отметить следующие:

• •     размытость границ рынка;

• •     неограниченная емкость рынка и широкая доступность клиентов.

• •     функционирование в условиях виртуального пространства сети

Интернет;

• •     низкие барьеры входа в отрасль;

• •     высокая конкуренция.

Особенности внутренней и внешней среды виртуальной организации во многом порождают ее преимущества по сравнению с традиционной организацией, такие как гибкость и динамичность, возможность формирование команды из лучших специалистов, позволяющие быстро реагировать на меняющиеся потребности рынка и наиболее полно удовлетворять запросы клиентов.

Однако они также обуславливают ряд рисков функционирования виртуальной организации, которые не присущи традиционным организациям, а также выдвигают новые требования к менеджменту виртуальной организации. Непринятие во внимание данных факторов может привести к кризису и закрытию виртуального бизнеса.