Особенности выплат работникам в связи с коронавирусом

Рассмотрим вопрос о компенсации за использование личных ноутбуков.

Массовый перевод сотрудников на удалённую работу привёл к появлению нового вида расходов – компенсации работникам за использование личного имущества, а также возмещению затрат на Интернет или оплату услуг связи.

Есть несколько вариантов, как оформить эти выплаты. Первый – дополнить трудовой договор пунктами о том, что для выполнения должностных обязанностей сотрудник использует личный компьютер, а работодатель выплачивает ему компенсацию за износ гаджета и возмещает расходы на Интернет.

Второй вариант – заключить договор аренды и прописать в нём, что, помимо арендной платы, компания возмещает работнику фактические затраты на Интернет.

Третий – установить фиксированную доплату за удалённую работу. Её можно включить в положение об оплате труда или коллективный договор. Тогда по итогам каждого месяца нужно оформить приказ о выплате надбавки.

Далее рассмотрим, какой вариант самый выгодный для организации.

В двух первых вариантах организации потребуются документы от работника на оплату услуг провайдера или оператора связи для ежемесячного подтверждения затрат. Также будут нужны документы на покупку компьютера. Его стоимость из этих документов служит базой для опре- деления величины арендной платы или компенсации за использование личного имущества. Их безопаснее рассчитать исходя из нормы амортизации. Завышенные суммы налоговики вправе исключить как экономически не оправданные.

При третьем варианте компания вправе установить любую сумму доплаты за удалённую работу, независимо от фактических затрат на Интернет, но завышать её в разы тоже опасно. Что касается налога на прибыль, то при выплате компенсации за использование личного имущества или заключении договора на аренду, компенсацию и арендную плату с учётом подтверждённой суммы возмещения за Интернет необходимо ежемесячно включать в прочие расходы.

Если работодатель просто доплачивает сотрудникам за удалённую работу, сумма выплат включается в расходы на оплату труда.

На наш взгляд, самый выгодный вариант в плане НДФЛ – выплатить работнику компенсацию за использование личного имущества. И она сама, и сумма возмещения расходов на Интернет или услуги связи освобождены от этого налога.

Если организация подписала с сотрудником договор аренды, то при выплате арендной платы придётся удержать налог, как с любого другого дохода. Компенсация затрат на Интернет не облагается НДФЛ, если эти расходы подтверждены документами.

Доплата за удалённую работу невыгодна. Она представляет собой часть заработка, поэтому облагается налогом в общем порядке и полностью включается в базу по НДФЛ.

Компенсация за использование личного имущества и суммы возмещения расходов на Интернет освобождены от взносов, в том числе взносов на травматизм.

Саму арендную плату не нужно включать в базу по взносам, так как выплаты по гражданско-правовым договорам, которые связаны с передачей имущества в пользование, от взносов освобождены. Взносы на травматизм придётся заплатить, только если это было предусмотрено в договоре аренды.

Затраты на Интернет или услуги связи, возмещаемые работнику сверх арендной платы, безопаснее учесть в базе по взносам. Инспекторы могут посчитать, что это выплата в рамках трудовых отношений, а она напрямую не упоминается в перечне необлагаемых.

Если работник и компания договорились о фиксированной доплате за удалённую работу, её сумму нужно включить в базу по взносам. Ведь это часть зарплаты. Нужно не забыть также начислить взносы на травматизм.

Следующий вид расходов – расходы на тестирование. Обязательное тестирование введено не во всех регионах. Но, чтобы не нарушить производственный процесс, многие работодатели регулярно тестируют сотрудников на коронавирусную инфекцию.

В налоговом плане выгоднее напрямую заключить договор с лабораторией, тогда у компании не возникнут проблемы с признанием расходов и не придётся начислять зарплатные налоги. Можно также попросить работников заплатить за анализы и затем компенсировать им затраты. Необходимо прописать это в приказе о тестировании и взять с каждого сотрудника заявление о возмещении расходов и подтверждающие документы из медучреждений.

С точки зрения налога на прибыль стоимость тестов на COVID-19 необходимо включить в расходы. Они относятся к расходам на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности. Контролирующие органы считают, что возмещение расходов на тестирование признаётся в налоговом учёте только в случае, если тестирование является обязательным по требованию властей. На наш взгляд, даже если сотрудники тестируются добровольно, данные затраты считаются обоснованными. Налоговой инспекции можно привести следующие доводы: благодаря проведённым тестам компания своевременно выявит заболевших, сохранит жизнь и здоровье остальных сотрудников и клиентов, а также избежит возможной остановки работы.

Если же анализ потребовался сотруднику для личных целей, например работник вернулся из-за границы и в течение

3-х дней обязан пройти исследование, работодатель может компенсировать стоимость такого анализа, но безопаснее не учитывать её в расходах.

Что касается НДФЛ, если коллектив тестируется по требованию властей или инициативе директора и работникам возмещаются фактические расходы, у них не возникает облагаемый доход. Компания этими действиями старается обеспечить безопасные условия труда.

Рассмотрим вопрос о страховых взносах. Независимо от причины тестирования на сумму, которую компенсировала организация работнику, на наш взгляд, безопаснее начислить взносы. Возмещение затрат на анализы и тесты не упоминается в перечне необлагаемых выплат. Но выплата происходит в рамках трудовых отношений. Значит, она облагается страховыми взносами, в том числе на травматизм. Многие работодатели даже во время кризиса стараются поддерживать сотрудников. Самый простой способ – выдать разовую материальную помощь. Налоговый кодекс запрещает включать материальную помощь в расходы. Зато при этом варианте организация сможет сэкономить на социальных взносах, а работник – на НДФЛ.

Всё вышеизложенное позволяет сделать следующий вывод.

Чтобы добросовестному работодателю, желающему помочь своим работникам в столь неспокойное время, не при- шлось тратиться не только на компенсации, но и на налоги и штрафы, ему необходимо отслеживать соблюдение всех вышеуказанных правил при отражении данных выплат.