Перспективы перехода отечественных компаний на электронный документооборот

Электронный обмен данными, используемый несколько десятков лет, существенно повысил скорость обработки информации во всех сферах экономики и общественной жизни. Наличие в корпоративной информационной системе предприятий модулей ECM-систем, а также специальных мобильных приложений, позволяющих обмениваться документами в компьютерных сетях, до определенного времени способствовало лишь их созданию, корректировке, обработке и передаче, как информационно-управленческим процессам. Для придания юридической силы созданному в электронной среде документу зачастую нужно было подписать его бумажную версию, а для отдельных видов документов – поставить оттиск печати.

Принятие в апреле 2011 года Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» позволило придать юридическую силу документам, оформляемым с использованием компьютерной техники и передаваемым в электронном виде по каналам связи [1]. Это обеспечило возможность помимо ускорения передачи информации, используемой в официальных и деловых кругах – в процессе заключения сделок гражданско-правового характера, обращений в органы государственной и муниципальной власти, при совершении иных юридически значимых действий сократить потребление бумаги, снизить документооборот на бумаж- ных носителях, обеспечить экономию средств, вложенных в канцелярские товары.

Наиболее популярными системами электронного документооборота (далее – СЭД) в России, с 2005 по 2021 годы по версии Tadviser стали Directum, Docvision, Elma, Дело, Тезис, 1С: Документооборот и другие (рисунок 1) [6].

По данным того же источника, отраслями, лидирующими по числу внедрений систем электронного документооборота в РФ за период с 2005 по 2021 годы являются: государственный сектор с объемом 15,2%, строительство с объемом 8,1%, финансовые услуги с объемом 8%, торговля с объемом 7%, машиностроение с объемом 5,3%, энергетика с объемом 4,7%, образование и наука с объемом 4,3% в общем объеме проектов, число которых приближается к 7000 (рисунок 2) [6].

На другие отрасли в совокупности приходится 36,2% проектов по внедрению систем электронного документооборота в указанный период.

Законодательно объявленный курс на цифровизацию отечественной экономики, взятый официально в 2018 году, способствовал переводу части бизнес-процессов не только хозяйствующих субъектов, функционирующих в коммерческой среде, но и государственных предприятий и учреждений на использование высокоинтеллектуальных

Рис. 1. Самые популярные в России системы электронного документооборота в 2005-2021 гг. [6]

технологий, позволяющих повысить их эффективность и обеспечить экономию средств, необходимых и для организации качественного документооборота [2].

Переход на удаленный формат работы в начале 2020 года в период введения ограничительные мероприятий, нацеленных на недопущение массового распространения коронавируса COVID-19, потребовал для непрерывной организации и эффективного осуществления бизнес-процес-сов хозяйствующих субъектов в новых условиях. Масштабы электронного документооборота существенно выросли, увеличились объемы информации, ежедневно передаваемой по каналам связи, что было обусловлено необходимостью постоянной коммуникации между подразделениями компаний и их сотрудниками для дистанционного выполнения поставленных задач. В этих условиях изменились требования к используемому программному обеспечению процессов электронного документооборота и управления, предпочтения стали отдаваться руководством большинства компаний продуктам, имеющим сетевые версии с определенным набором функций [3].

Тенденции импортозамещения в сфере программного обеспечения, обусловлены антироссийскими санкциями и необходимостью устойчивого развития отечественной IT-отрасли, информационной безопасности учреждений государственного сектора, а также задачами национальной безопасности в глобальном мире. Наравне с популярными зарубежными системами электронного документооборота, востребованными в отечественных компаниях, становятся 1С: Документооборот, Спутник, Elma, Ланит и другие [5].

Рис. 2. Отраслевая структура внедрения проектов электронного документооборота в России в 2005-2021 гг.,% [6]

Наметившиеся в 2020 году тенденции сохраняются и до настоящего времени, когда убедившись в существенной экономии затрат времени и иных ресурсов на работу с информацией и документами, снижении расходов на аренду офисных помещений и закупку бумаги, многие частные компании сохранили удаленный или организовали гибридный формат работы [2].

Таким образом, с расширением сфер внедрения систем электронного документооборота, как было отмечено выше, в компаниях частного сектора и государственных учреждениях создаются возможности перераспределения отдельных статей бюджетов доходов и расходов, в том числе на решение задач информационной безопасности, обеспечение сохранности данных при отправке и архивировании электронных документов [4]. При этом необходимо отметить, что разработку систем электронного документооборота, которые эксплуатируются в государственном секторе, осуществляют не частные компании, а научно-исследовательские институты, подведомственные Министерству цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ [6], что позволяет предположить усиление заинтересованного государства в трансформации отечественной экономики и государственного управления, как с точки зрения оснащенности, так и национальной безопасности. Показанный выше процент внедрений указанных систем по отраслям подтверждает приведенные доводы, так как госсектор занимает здесь лидирующие позиции.

Оценивая перспективы более масштабного перехода на электронный документооборот хозяйствующих субъектов в частном секторе, следует отметить, что для его осуществления необходимо совершенствование российского законодательства, на текущий момент обязывающего компании определенное количество лет хранить документы по учету кадров и иные значимые документы на бумажных носителях, а также регламентирующего организацию архивного дела в стране. Таким образом, с определенной долей уверенности можно утверждать, что безопасность и сохранность юридически значимых сведений, содержащихся в документации организаций и учреждений, ставится во главу угла, в том числе в процессе реализации национальных проектов.

Дальнейшее развитие современных цифровых технологий, в том числе связанных с организацией документооборота, будет, на наш взгляд, определяться политикой обеспечения экономической и национальной безопасности Российской Федерации, направленной на импортозаме-щение во всех отраслях хозяйствования, для планомерной реализации которой внедряются меры поддержки российских компаний-разработчиков.