Перспективы применения программы 1С в документировании кадровых процессов

В ДОКУМЕНТИРОВАНИИ КАДРОВЫХ ПРОЦЕССОВ

Статья посвящена анализу потребностей кадровой службы при документировании кадровых процессов и определению, насколько софт «1С: Зарплата и управление персоналом» способствует их удовлетворению. Итогом исследования является разработка предложений по улучшению софта без внесения в него технических и технологических изменений.

Документирование кадровых процессов является одной из основополагающих задач в деятельности любой организации [1]. Кадровые процессы – это определенная последовательность действий, приводящих к изменению как количественных, так и качественных характеристик текущего и потенциального состава персонала организации.

Кадровая служба выполняет следующие задачи:

• –    проведение расчетов потенциальной численности персонала;

• –    поддержание оптимального количества и качества кадрового состава в соответствии с текущими и потенциальными потребностями предприятия;

• –    кадровый учет;

• –    анализ эффективности использования кадровых ресурсов;

• –    страхование работников в государственных внебюджетных фондах.

В современных условиях работы можно обозначить следующие основные потребности кадровой службы:

• -    высокую степень автоматизации создания, движения и учета кадровых документов, что позволяет максимально повысить скорость работы с одним документом и сократить вероятность ошибки;

• -    объединение кадрового и бухгалтерского учета;

• -    применение возможностей электронного документооборота;

• -    организацию систематического контроля правильности ведения кадровой документации [2].

Значительную роль в объединении кадровых и бухгалтерских процессов играет софт «1С: Зарплата и управление персоналом». Данное программное обеспечение представляет собой симбиоз бухгалтерского и кадрового учета, направленный на сокращение общей трудоемкости документирования кадровых процессов и основанный на принципе каждому виду начисления (действия), инициированному в программе, соответствует своя группа документов [3]. Иными словами, пользователь производит определенное действие в ПО (например, «Прием на работу» нового сотрудника), после чего формируются соответствующие печатные формы.

С точки зрения применения в кадровом делопроизводстве программа предоставляет следующие возможности:

• -    учет движения кадров (прием на работу в соответствии с положениями ТК РФ, перевод, учет внутреннего или внешнего совместительства, прием в соответствии с договором гражданско-правового характера с его последующим расторжением, увольнение);

• -    создание личных карточек;

• -    загрузка копий документов соискателей и сотрудников;

• -    учет военнообязанных сотрудников;

• -    действия, связанные с предоставлением разных видов отпуска;

• -    демонстрация времени работы (введение производственного календаря, табелей рабочего времени, разного рода пропусков рабочих дней, таких как больничные, неявки, простои);

• -    анализ эффективности использования рабочего времени и его потерь, как запланированных, так и нет.

Таким образом, можно выделить следующие возможности программы для кадрового делопроизводства:

• -    автоматическое формирование документов по кадровому делопроизводству в печатном виде;

• -    осуществление различных типов анализа кадрового состава и формирование отчетов в удобной для пользователя форме - в виде графиков, диаграмм или таблиц.

Сравнение того, какие документы являются обязательными в работе кадровой службы и какие документы предоставляет софт, показало, что автоматически в программе выгружаются все документы согласно альбому унифицированных форм, однако пользователи могут создать свои формы документов в соответствии с заданными командами и применять их в программе. Каждое действие позволяет одновременно сформировать как документы по учету личного состава, так и расчетную документацию [4].

Можно отметить, что, несмотря на то что имеется широкий функционал относительно формирования кадровых документов, применение программы не может полностью автоматизировать работу кадровой службы, поскольку отсутствуют возможности:

• -    автоматического формирования печатных форм ряда локальных нормативных актов, определяющих организацию работы по учету кадров и заработной плате, таких как Правила внутреннего распорядка, должностные инструкции, Положения об оплате труда, премиальном и материальном стимулировании, Положения об охране труда;

• -    электронной регистрации приказов по личному составу, трудовых договоров и т. п.;

• -    автоматизации осуществления внутренних расследований несчастных случаев на производстве (автоматического формирования печатных форм актов о несчастных случаях, протоколов расследования и т. п.).

Далее рассмотрим, в какой степени софт удовлетворяет потребность кадровой службы в организации электронного документооборота.

Софт не предоставляет возможность организации и функционирования электронного документооборота в процессе взаимодействия кадровой службы с сотрудниками, другими подразделениями организации.

Программные действия «1С: Зарплата и управление персоналом» позволяют лишь выводить печатные формы кадровых документов, которые в электронном виде не имеют юридической силы ввиду отсутствия в 1С модулей создания и работы с электронными подписями. Следовательно, при применении 1С в качестве основной программы автоматизации работы кадровой службы данные формы документов приходится распечатывать и заверять бумажной подписью ответственных лиц.

Несмотря на то что перевод всех кадровых документов в электронный формат из-за отсутствия у сотрудников организации личных квалифицируемых электронных подписей невозможен, достаточно большая часть документов может создаваться и храниться в электронном формате, например внутренние локальные нормативные акты относительно заработной платы и кадрового учета, платежные документы, акты, протоколы и т. п.

Для совершенствования работы 1С с целью повышения эффективности деятельности кадровой службы рекомендуются разработка, адаптация и внедрение модулей, способных генерировать в рамках программы «1С: Зарплата и управление персоналом» квалифицированные электронные цифровые подписи для должностных лиц организации и кадровой службы.

Применение электронной подписи в рамках «1С: Зарплата и управление персоналом» позволит создать следующий алгоритм работы с кадрами:

• -    выполнение команды (например, «Начисление заработной платы»);

• -    формирование документов (например, расчетно-платежной ведомости);

• -    заверение электронными подписями генерального директора, главного бухгалтера, начальника кадровой службы - придание документу юридической силы;

• -    хранение подписанного документа в системе 1С.

Рассмотрим порядок работы с кадровыми документами в рамках применения «1С: Зарплата и управление персоналом» без модуля электронной подписи и с предполагаемым модулем генерирования электронных подписей на рисунке 1 (на примере утверждения штатного расписания).

Рисунок 1 – Пример документирования кадрового процесса с применением и без применения модуля генерирования электронных подписей

Как наглядно представлено на схеме, процесс документирования с применением электронных подписей в рамках «1С: Зарплата и управление персоналом» является более быстрым, следовательно, внедрение данного модуля может позволить в значительной степени автоматизировать работу кадровой службы, что выражается в следующих преимуществах:

• -    значительная экономия расходных материалов;

• -    повышение сохранности кадровых и расчетных документов;

• -    отсутствие необходимости вести бумажный архив.

Применение данного модуля позволяет повысить эффективность работы с кадровыми документами в рамках 1С, так как он позволяет не только ускорить и упростить создание и заверение документа, но и мгновенно находить и сортировать кадровые документы.

Также существенной недоработкой является отсутствие возможности контролировать кадровые процессы, а как было отмечено ранее, организация систематического контроля правильности ведения кадровой документации - одна из ключевых потребностей в работе службы кадров. С целью повышения эффективности управления кадровыми процессами рекомендуется внедрение возможности контроля исполнения поручений, а также проведения кадрового аудита в организации.

Рассмотрим первую из вышеупомянутых рекомендаций. Каждый кадровый процесс в программе представляется в виде определенной последовательности действий (задач). Ответственное лицо, работающее в системе (работник кадровой службы), ставит отметки напротив исполненной задачи. Данная мера позволит:

• -    отображать порядок протекания каждого кадрового процесса в виде наглядной инструкции действий для работников кадровой службы и бухгалтерии, что позволит повысить качество управления (снизит риск того, что какой-либо шаг будет пропущен в процессе кадрового документирования);

• -    повысить контроль со стороны руководства за исполнением поручений (должностных обязанностей) работников кадровой службы.

Рассмотрим пример порядка составления цепи задач на одном из кадровых процессов, который наиболее часто встречается в организациях различного рода, - предоставлении отпуска.

Предоставление отпуска сотруднику сопровождается не только составлением кадровой документации, но и осуществлением бухгалтерских расчетов. Основными документами в данном кадровом процессе являются приказ о предоставлении отпуска, график отпусков. Алгоритм выглядит следующим образом:

• з адача 1 - составление графика отпусков (ответственный - кадровый работник, отметка -исполнено);

• з адача 2 - ознакомление сотрудников с графиком отпусков (ответственный - кадровый работник, отметка - исполнено);

• з адача 3 - издание приказа (ответственный - кадровый работник, отметка - исполнено);

• з адача 4 - расчет отпускных выплат и составление справки-расчета (ответственный -бухгалтер, отметка - выполнена).

Следующей рекомендацией, направленной на повышение контроля работы кадровой службы, является возможность организации кадрового аудита в рамках используемого софта.

Кадровый аудит - это процесс, направленный на выявление следующих моментов:

• -    имеются ли в наличии все необходимые документы по каждому кадровому процессу в соответствии с действующим законодательством;

• -    оформлены и заверены ли данные документы соответствующим образом;

• -    в какие сроки оформлены и заверены данные документы [5].

Для формирования эффективной системы контроля кадровых процессов кадровый аудит со стороны начальника отдела кадров в организации рекомендуется проводить в следующих случаях:

• -    при смене положений законодательства;

• -    при увольнении работника отдела кадров;

• -    при угрозе проверки (невыплата своевременно отпускных, компенсаций и иные случаи, когда риск возникновения внеплановой проверки со стороны инспектирующих органов можно оценить как высокий);

• -    при смене руководства компании;

• -    при значительных изменениях в текущей деятельности компании (сокращение сотрудников, закрытие филиала или обособленного подразделения, ликвидация).

Как уже было отмечено, возможности проведения кадрового аудита в рамках анализируемой программы отсутствуют. Рассмотрим, как оно может быть реализовано в программе.

Первый шаг - создание исходной информации по проведению кадрового аудита. В программе осуществляется формирование Положения о проведении кадрового аудита, которое содержит цели, сроки проведения, периодичность аудита и условия, в которых внутренний кадровый аудит является необходимым.

Второй шаг - определение этапов (элементов) проверки, например анализируются наличие и правильность оформления документов по каждому сотруднику, отдельно по каждому этапу трудовой деятельности (прием, перевод, если он имел место, отпуск, увольнение и т. п.). В программе данная мера может быть реализована путем проставления галочки напротив каждого документа, который должен быть согласно программе внутреннего аудита, а также отметки, соответствует ли его оформление требованиям законодательства и локальных нормативных актов.

Третий шаг – оформление результатов внутреннего аудита – на основании обработки введеных ранее данных автоматически формируется отчет о проведении аудита, в котором указаны выявленные недостатки и ошибки.

Таким образом, мы выделили актуальные потребности работы кадровой службы, сопоставили их с существующими возможностями программы «1С: Зарплата и управление персоналом» в рамках осуществления кадрового делопроизводства и можем сделать выводы относительно того, отвечает ли программа потребностям современной работы кадровой службы. Итак, несмотря на существенные возможности объединения кадрового и бухгалтерского учета, осуществить полноценное документационное обеспечение кадровой работы с помощью изучаемого софта невозможно, так как в нем отсутствуют:

• –    возможность формирования печатных документов по ряду кадровых процессов (отвечает частично);

• –    возможность формирования электронного документооборота внутри кадровой службы и при ее взаимодействии с другими подразделениями организации (не отвечает требованию внедрения электронного документооборота);

• –    функция контроля эффективности кадровых процессов (не отвечает требованию проведения систематического контроля в кадровой службе).

Для повышения эффективности функционирования кадровой службы рекомендуется:

• –    добавить возможность автоматизированного создания и выведения недостающих в данных конфигурациях печатных форм, связанных с расследованием несчастных случаев на производстве и т. п.;

• –    осуществить возможность создания электронных подписей для заверения и последующего хранения в электронном виде кадровых и расчетных документов;

• –    внедрить систему контроля исполнения поручений/функций по каждому кадровому процессу и возможности проведения кадрового аудита.

Данные меры позволят:

• –    сократить количество расходных материалов, применяемых в документационном обеспечении управления персоналом, и повысить сохранность документов;

• –    повысить контроль за качеством работы сотрудников кадровой службы.

Ссылки: