План-антипотерь как комплексный подход к оптимизации потерь на розничном торговом предприятии

Сохранность товарно-материальных ценностей для любой торговой сети остается приоритетом при любом положении дел на предприятии. В торговой сети все потери делят на две группы: умышленные, которые удалось выявить (списание товаров с истекшим сроком годности, бой, порча, а также заактированные кражи покупателями, либо хищения персоналом) и неумышленные, которые выявлены только во время полной инвентаризации (потери, возникшие на приемке, на рассчетно-кассовом узле, при хранении, при работе в учетной системе).

Средний норматив процента потерь к товарообороту в городе Екатеринбурге по торговым сетям в 2016 году составляет 3,2% от товарооборота, другими словами, если магазин делает в месяц 10 000 тыс. руб., то сумма совокупных потерь должна быть не более 320 тыс. руб., в среднем инвентаризация проходит с частотой 1 раз в 3-4 месяца, таким образом сумма может варьироваться, примерно, от 960 тыс. руб. до 1280 тыс. руб., в том случае, если товарооборот в магазине остается примерно на одном уровне. Из чего состоят 3,2%: 1,4% - на по- тери, причину которых не удалось выявить, а 1,8% на внутримагазинные операции (списания: естественная убыль, отказанные претензии1, бой, порча, не возвратный товар с истекшим сроком годности, брак).

Что можно отнести к потерям в современной рознице.

Товарные (натуральные) потери – это потери, вызванные частичной или полной утратой количественных и качественных характеристик в натуральном выражении.

Материальные (стоимостные) потери – это потери, вызванные частичной или полной утратой стоимостных характеристик в денежном выражении.

Эти две группы потерь взаимосвязаны, но товарные потери являются первичными, а материальные вторичными, то есть являются следствием товарных потерь [1, с.377]. Потери, как было отмечено выше, могут возникать на всех этапах технологического процесса в магазине (приемка, предпродажная подготовка, продажа - выкладка и расчет) [2] .

Как было сказано выше потери могут быть известными, то есть мы знаем, как и при каких обстоятельствах они произошли, и неизвестные – потери, причина которых не установлена. Также мы узнали, что потери могут быть внешними и внутренними. Поэтому и методы по сокращению тех или иных видов потерь будут различными.

Основным инструментом в современной рознице по борьбе с потерями является разработка плана-антипотерь, в котором пошагово расписываются действия для их снижения.

План-антипотерь – это перечень действий, направленных на минимизацию известных и неизвестных потерь, выявленных по результатам полной инвентаризации. Данный план составляется совместно с управляющим² и директором магазина, с обязательным утверждением контролирующими (ревизионными) отделами предприятия.

Любой план-антипотерь составляется в свободной форме, удобной для организации, но обязан включать следующие пункты:

• -    целевые показатели следующей полной инвентаризации;

• -    целевые показатели промежуточных итогов по результатам локальных инвентаризаций;

• -    целевые показатели потерь по отдельным группам товаров в межинвентаризационный период;

• -    целевые показатели по списаниям отдельных товарных групп;

• -    список мероприятий по снижению потерь;

• -    разрабатываются методы для решения конкретной ситуации.

План-антипотерь помимо общих положений, указанных выше, всегда ссылается на проблемы и показатели конкретного магазина. Основной задачей его разработки является приведение уровня потерь к нормативным, с помощью устранения замечаний, и получение динамики снижения в следующем межинвентаризационном периоде.

Помощником (методом) реализации плана-антипотерь является проведение локальных инвентаризаций.

Локальная инвентаризация – это мероприятие, которое проводится для выявления актуальных остатков магазина и приведение доступных остатков в учетной системе в соответствие с фактическими остатками.

Выполнение ежедневных локальных инвентаризаций по отдельным группам товара может помочь выполнить основные задачи для контроля за эффективностью коммерческой деятельности торгового предприятия:

• -    производится контроль за остатками товара (всегда актуальные), что позволяет не только выявлять недостачу, но и оптимизировать заказ товара, что также может сократить перезатаривание;

• -    выявление товара, непригодного для дальнейшего использования (бой, порча), что позволяет также своевременно сделать списание и заказать качественный товар, тем самым, может использоваться как инструмент повышения лояльности покупателя;

• -    проверка сохранности товарно-материальных ценностей - позволяет реагировать и находить причину недостач и применять соответствующие меры. В случае возникновение потерь по вине персонала, своевременно применять дисциплинарные методы воздействия;

• -    выявление неточностей в документообороте предприятия, находить причину появления и виновных лиц. Наличие ошибок может быть показателем невнимательности, либо не знания (не квалифицированный персонал), что тоже необходимо определять вовремя;

Наличие согласованного графика локальных инвентаризаций является инструментом дисциплинарного воздействия, работник всегда знает, что товар считают регулярно, значит совершить какие-либо манипуляции ему будет нелегко.

Помимо постоянного и качественного ежедневного просчета отдельных групп товара согласна графика, также выделяются, по результатам просчетов, топовые позиции потерь. Данный список также просчитывается ежедневно совместно с «группой» по графику.

Такой механизм работы поможет выявить источник потерь - внешний или внутренний. В случае, если после постоянного просчета товаров, недостачи некоторых становятся значительно ниже или сходят на нет, это говорит о наличие внутренних источников. В таком случае можно назначить внутренние проверки работников, проведение полной внеплановой внезапной инвентаризации компетентными лицами, без участия в учете сотрудников магазина.

Если ежедневные просчеты не помогают снизить потери в необходимом количестве (сведение к минимуму), то можно применить метод почасового контроля, который заключается в том, что за наличием товара следят ежечасно, сверяя фактическое наличие товара с его продажами. Тогда в случае исчезновения товара с полки и отсутствия продажи на кассе, можно с помощью видеонаблюдения (при наличии) определить «виновное» лицо.

При отсутствии видеонаблюдения методом борьбы с часто воруемыми товарами может служить «вахта». Под вахтой понимают следующее, когда около частоворуемых товаров (определяется ревизионным методом) выставляется дежурный сотрудник магазина, главным условием несения вахты является запрет ее покидания без замены другим сотрудником.

Еще одним методом борьбы со всеми видами потерь - это подотчетность, когда более-менее дорогой или мелкоштучный товар выдается под отчет сотруднику магазина (чаще применяется в продуктовом ритейле к дисконтным картам, сигаретам, пакетам), который расписывается в его получении и сдает по окончанию смены также по пересчету, при наличии недостач - сумма возмещается и пробивается на кассе в этот же день, либо на следующий до открытия магазина с взятием объяснительной записки с виновного. В случае выявления излишков по подотчетному товару, также необходимо взять объяснительную записку с работника и пересчитать все количество «подотчетного» товара, если излишки подтверждаются, то поставить их на баланс магазина, тем самым дать понять сотруднику, что намеренное получение излишков никак на нем не отразится и не пойдет в его собственность, что поможет пресечь воровство персонала.

Фраза: «Кадры решают все!», - не теряет актуальность и в настоящий момент. В большинстве случаев виновниками потерь в торговой организации становятся сотрудники данной организации. Несмотря на то, что товарные потери в виде утраты товароведных характеристик и товарного вида легко вычисляются

(так как их видно сразу), отсутствие дисциплины в коллективе может их повлечь. Поэтому основными способами решения будет четко прописанные инструкции для персонала, а именно соблюдение температурного режима, товарного соседства, аккуратное складирование и выкладка на полки, как в торговом зале, так и на складском оборудовании, осуществление приемки по качеству и количеству, соблюдение правил дефростации и подобное.

Материальные потери порой выявить гораздо сложнее, так как порой невозможно отследить откуда они берут свое начало – персонал или покупатель. Из всех легче всего выявляются ошибки, допущенные в учетной системе, так как доступ к ней имеют ограниченное число сотрудников. Остальные виды материальных потерь можно разбить на 6 групп согласно этапам технологического процесса: главная касса, операционная касса, торговый зал, приемка, персонал и кражи, совершаемые покупателями (таблица 1).

Таблица 1

Методы воровства и способы пресечения [3]

Метод воровства	Способ выявления	Способ пресечения
Главная касса
Старший кассир, приходя на смену, выбирает покупку предыдущего дня, запоминает номер чека, делает возврат. Сумма возврата забирается себе. Возможна такая же схема при сговоре с кассиром.	Просмотр количества возвратов, контроль количества возвратов с заявлениями от покупателя, выборочный обзвон покупателей.	Все возвраты при личном участии дирекции магазина.
Дезинформация кассира при сдаче денег в главную кассу (объявление о недостаче), без взятия объяснительной.	Беседа с кассирами с целью выявления дат, когда они выплачивали недостачи, а объяснительные при этом не брались.	Ежедневное подснятие кассиров в течение дня, сдача денег в главную кассу с инвентаризационной описью денежного ящика.
Главная касса
Прямое воровство денег из сейфа: Если это делает 1 старший кассир, то заметит 2 при утреннем пересчете главной кассы; Оба кассира в сговоре.	Только при совершении воровства.	Просчет главной кассы вместе со старшим кассиром не реже 1 раза в 2-3 дня.
Операционная касса

Метод воровства	Способ выявления	Способ пресечения
Отбитие меньшего товара (или не отбитие) количества покупок, чем реально выносится из магазина (в основном родственникам, знакомым).	Информация от персонала, покупателей.	Запрет обслуживания родственников и знакомых, попросить их перейти на другую кассу, в случае невозможности пригласить администратора.
Не выдача сдачи покупателю.	Информация от покупателей, персонала.	Внезапные подснятия кассы в течение дня.
Кассир не отдает покупателю чек, после того как тот уходит, делает скидку своей картой, разницу забирает себе.	В кассовой программе, как часто одинаковый номер карты фигурирует в продажах, информация от покупателей, персонала.	Внезапные подснятия кассы в течение дня.
Отключение кассы до распечатки чека, покупатель расплачивается, но покупка не проходит – чек аннулируется.	В кассовой программе соответствие программного отчета к Z-отчету (показывает все чеки, включая аннулированные).	Контроль при закрытии смены, внезапные подснятия кассы в течение дня, запрет самостоятельной перезагрузки.
Торговый зал
Вынос товара из магазина, либо касс.	Информация от покупателей, сотрудников.	Контроль со стороны сотрудников.
Использование товара магазина мерчендайзером, промоутером для акций, призов.		Четкое разделения мест хранения товара магазина с товарами для промоакции. Обязательная маркировка товара для акций. Объяснение мерчендайзеру правил внутреннего распорядка.
Завешивание дорогого товара более дешевым.	Тетрадь ошибок на кассе, проведение локальных инвентаризаций, выявление пересортов.	Мотивация кассиров на выявление подобных ошибок. При наличии фасовки, назначать ответственного за фасовку, анализировать продажи.
Приемка
Не прием позиций без отметки в накладной (сговор с водителем)	Контроль приемки товара, локальные инвентаризации.	В проблемных группах делать вторичную приемку, при выявлении обязать выкупить.
Приемка товара без товара (только роспись в накладной).	Контроль приемки товара, локальные инвентаризации.	При выявлении обязать выкупить, уволить сотрудника.
Сдача хорошей продукции как «брак».	Контроль приемки товара, локальные инвентаризации.	При выявлении обязать выкупить, уволить сотрудника.
Персонал
Вынос товара на теле, в личных вещах.	Досмотр при уходе с рабочего места.	Запрет ухода сотрудников без предъявления личных вещей и досмотра, покидать помещение только через служебный вход.
Выход в товаре (колготки, нижнее белье и прочее).	Досмотр при уходе с рабочего места.	Запрет доступа сотрудников в раздевалки в рабочее время, перед посещением санитарной комнаты, раздевалки пройти досмотр.
Вынос товара в течение дня, подготовка к выносу.	Проверка служебных помещений, покупательских ячеек.	Запрет выхода сотрудников за пределы без спроса и досмотра.
Персонал

Метод воровства	Способ выявления	Способ пресечения
Употребление  неоплаченных продуктов.	Использованная упаковка в туалетах, душевых, складах, трубах, подвесных потолках, трещин стен, бачках, личных шкафчиках.	Регулярный обход указанных мест, контроль за внемагазин-ными сотрудниками (торговые представители, мерчендайзеры и т.д.). При выявлении обязать выкупить.
Кражи, совершаемы покупателями
Грабеж: открытое хищение чужого имущества. Выражается в похищении имущества, совершённом без насилия над личностью или с насилием, которое не опасно для жизни и здоровья.	Только при совершении воровства.	Привлечение сотрудников ЧОП и полиции.
Рывок: покупатель спокойно заходит в магазин, выбирает товар и «стартует» от кассы.	Только при совершении воровства.	Привлечение сотрудников ЧОП и полиции. С осени 2015 года в ТС «Монетка» внедряется проект по установке камер с высокой четкостью изображения и записью звука на входную группу, для фиксации лица нарушителя, если он был замечен в торговом зале, но по каким-то причинам не был задержан, для последующего обращения в полицию.
Групповые спектакли: каждая кража — это спектакль, который разработан, режиссирован и поставлен с трюковыми сценами перед зрителями, в роли которых выступают сотрудники магазинов и охранники.	Только при совершении воровства.	Привлечение сотрудников ЧОП и полиции. Анализ видео с камер видеонаблюдения.
Технари, можно отнести преступников, использующих для кражи товара различные технические средства и приспособления.	Локальные подснятия, почасовой контроль часто воруемого товара.	Привлечение сотрудников ЧОП и полиции. Анализ видео с камер видеонаблюдения.
Менялы — вор меняет этикетку на товаре на более дешевую, или в упаковку из-под дешевого товара складывает более дорогие вещи.	Локальные подснятия, анализ пересортов, видеонаблюдение, контроль сотрудников.	Привлечение сотрудников ЧОП и полиции. Анализ видео с камер видеонаблюдения.
Сговор с продавцом.	Локальные подснятия, контроль прихода-ухода.	Привлечение сотрудников ЧОП и полиции. Анализ видео с камер видеонаблюдения. При выявлении увольнение сотрудника.
Мошенники.		Обращение в полицию. Запрет осуществления размена на кассе. В подозрительных случаях звать кого-то на помощь, инструктаж персонала.

Сегодня множество организаций интересуются вопросом сохранения потерь, не только торговых, но и охранных, в связи с тем, что им приходится эти потери предотвращать. Обращение в полицию не всегда приводит к нужному результату, так как органы внутренних дел реагируют на такие обращение (как правило) постфактум, а не до. Для начала, сотрудники магазина должны задержать «подозреваемого», а потом вызвать полицию, но при этом не имеют (сотрудники) права осматривать личные вещи и насильно удерживать, этими полномочиями также не наделяется и охрана магазина (при ее наличии), таким образом торговое предприятие не как не защищено от внешних краж. Поэтому необходимо обучать персонал магазина предотвращать кражи до момента их совершения.

На медиа портале о безопасности «Хранитель» приводятся примеры действий сотрудников магазина в различных ситуациях:

• 1.    Когда стоит усилить бдительность сотруднику охраны и продавцу:

• -     человек бросает быстрые вороватые взгляды вокруг себя;

• -     невнимательно слушает ваши ответы, краснеет, нервничает, потеет;

• -     быстро переговаривается с другими подозрительными людьми;

• -     быстро покидает магазин;

• -     идет так, как будто ему что-то мешает;

• -     все время держит руки в карманах.

• 2.    Особое внимание продавцов и охраны должны привлекать:

• –    группы покупателей, особенно если один из группы пытается отвлечь продавца, охранника вопросами, умышленно роняет товар и т.д.;

• –    покупатели с открытыми сумками, рюкзаками, пакетами, зонтами, газетными свертками;

• –    покупатели, которые ведут себя нервно, оглядываются, у которых бегают глаза, «руки не находят места», которые длительное время слоняются по магазину, не выбирая товара;

• –    постоянные покупатели, после визитов которых замечены пропажи вещей [4] .

Исходя из этого можно разработать алгоритм (Приложение 1) действия сотрудников магазина при подозрении покупателей в воровстве, а также их задержание. Организация четкого поведения работников поможет четко и в короткие сроки выявить нарушителя и грамотно провести процедуру задержания с привлечением органов внутренних дел, в результате чего повысить престиж торгового предприятия (сети) и, возможно, исключить попытки краж, за счет распространения информации среди жителей близлежащих домов.