Планирование рабочего дня

119Составлено авторами на основе данных Федеральной службы государственной статистики

Нам очень часто приходится наблюдать, как люди с одинаковыми способностями в жизни добиваются совершенно разных успехов потому, что одни стремятся максимально использовать свой самый главный в жизни ресурс-время, а другие его расходуют бездарно.

Много великих людей (например, Наполеон) спали по 3-4 часа в сутки. Как оказалось, не спроста. Они понимали ценность самого важного ресурса-времени. Ведь его нельзя купить, восстановить. Потраченное зря время нельзя будет вернуть.

Один из важных факторов преуспевания- высокая личностная организованность. Следовательно, умение оптимально планировать свой рабочий день- это хороший прием для того, чтобы повысить производительность труда. Эффективное планирование своего рабочего времени позволит достичь цели в кратчайшие сроки и выполнить работу максимально качественно.

Планирование рабочего времени. Почему оно необходимо?

• 1.    Оно позволяет учесть все задачи. Память ненадежный инструмент, и часто можно забыть о каком-то деле. Планирование рабочего дня упростит запоминание.

• 2.    Планирование помогает расставить приоритеты в делах, что поможет сосредоточиться на самых важных и срочных задачах.

• 3.    Четкий, наглядный план- залог спокойного эмоционального состояния. Если человек не знает, чем он будет заниматься на протяжении всего дня, в его подсознании возникает страх неизвестности и рассеянность, а имея план перед глазами он спокоен и готов к любой работе.

Чтобы правильно спланировать время, необходимо правильно определить цели. Это относиться как к долгосрочным, так и к краткосрочным планам. Нужно, чтобы цели были реалистичными и как можно больше конкретными. Если вы хотите получить результат, необходимо ориентироваться на результат, а не на процесс.

К примеру, если нужно, чтобы сотрудник заключил договор с поставщиками, необходимо требовать не того, чтобы он обзванивал всех производителей, а именно добиться подписания выгодного договора. Следовательно, это и есть поставленная задача, а все действия для достижения цели станут методом, с помощью которых был подписан сам договор.

Для чего нужно обозначить точные сроки выполнения задач?

• 1)    Точная оценка обстановки.

• 2)    Выделение приоритетного.

• 3)    Целесообразное использование своего времени.

Чтобы научиться эффективно планировать рабочий день, необходимо следовать следующим правилам:

• 1)    Когда приходите на работу-составляйте краткий план в ежедневнике. Нужно проверить список дел, чтобы ничего не упустить, и расставить приоритеты.

Исследователи выявили, что десятиминутная подготовка с утра перед началом рабочего дня, позволит сэкономить до 2 часов времени.

• 2)    Необходимо включаться в работу немедленно. Не нужно отвлекаться на социальные сети, общение с коллегами о постороннем. Все это настраивает на нерабочий лад.

• 3)    Нужно в первую очередь выполнять самые важные задачи, а то, что может подождать, на потом.

В тайм менеджменте есть такое словосочетание «съесть лягушку». «Лягушка»- это самое нелюбимое дело, к которому сложно приступать. Когда мы о нем думаем, мы нервничаем, стараемся настроить себя. В конечном итоге мы забрасываем его на потом, но не перестаем корить себя за лень. Чтобы справиться с такой задачей, нужно «съесть лягушку» с самого утра- без всяких размышлений сделать самое нелюбимое дело и расслабиться, понимая, что все позади.

• 4)   Держите стол в чистоте. Важно, чтобы все лежало на своих

местах, а документы, которые не относятся к приоритетным задачам и вовсе не находились на видном месте.

• 5)    Доводите дело, которое вы начали до конца. Недоделанные дела накапливаются.

• 6)    Необходимо группировать похожие дела и выполнять их сразу. Пять блоков по 10 минут на звонки по телефону занимают больше времени, чем один блок в 50 минут, потому что вы пять раз «подготавливаетесь» к однородному делу.

Научившись на автомате планировать свой день, вы сможете без труда спланировать и неделю.

Составляя долгосрочные планы важно:

• 1)    Не нужно расписывать все по минутам. Рекомендованно использовать принцип тайм-менеджмента «60:40». Планировать только 60 процентов рабочего времени, а 40 оставлять на запас и незапланированные обстоятельства. Тогда непредвиденные дела не нарушат ход работы.

• 2)    Не планируйте более 10 сложных задач в неделю. Завышенные требования не решат поставленных задач.

• 3)    В списке дел расставьте приоритеты, от самых срочных к менее. Не оставляйте важное на последний рабочий день, когда всеми мыслями вы уже будете на даче.

• 4)    Раскладывайте большие задачи на мелкие. Тогда даже очень трудные дела станут простыми.

Запомните 2 важных правила:

• 1.    Нельзя заниматься одновременно несколькими делами!

• 2.    Не закончив одно дело, не приступать к другому.

Применив эти рекомендации в своей работе и жизни Вы повысите производительность труда и улучшите организацию работу. А это поможет быстрее ориентироваться в задачах и повысит компетентность.