Плюсы и минусы электронного документооборота

Новый ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

вступивший в силу 1.01.2013 г позволяет организациям вести бухгалтерские регистры не только в бумажном, но и в электронном виде.

Это обусловлено развитием информационно-коммуникационных технологий с одной стороны, предоставляющих новые возможности для ведения бизнеса, с другой - заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов.

Как бухгалтерское, так и налоговое законодательство не запрещает использование электронных первичных документов:

• 1.    действующий ранее Федеральный закон от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит ограничений на отражение операций по электронному документу;

• 2.    в новом законе по бухгалтерскому учету от 6.12.11 г. № 402-ФЗ, содержится прямое указание на возможность отражения хозяйственных операций на основании бумажных и электронных документов.

Однако практика, показывает, что до «народного» обмена счетами-фактурами и другими первичными документами в электронной форме еще далеко.

В целом, конечно, радует то, что нормативная правовая база для юридически значимого электронного документооборота, включая обмен электронными счетами-фактурами, сформирована, пилотные проекты успешно проведены. А потому во многих особенно крупных предприятиях и организациях начинают всерьез задумываться о переходе на безбумажный документооборот.

Во внедрении электронного документооборота есть свои плюсы и минусы.

Например, тот, кто использует программу «1С», может позволить себе уже сегодня отправить электронный документ нажатием одной кнопки при условии, что:

• 1)    он работает с сертифицированным оператором, т.е. в обмене между

ним и покупателем будет еще одна сторона – оператор. Но действий будет только два: прием и отправка оповещения о принятии документа;

• 2)    пользуется программой «1С: Предприятие 8» (Управление торговлей)

• 3)    имеется любой сертификат электронной подписи, который признает Федеральная налоговая служба, т.е. используется для сдачи отчетности в электронном виде. Отметим, что с 1 июля 2012 г. уже действует электронная цифровая подпись. При этом неквалифицированная электронная и простая подписи могут применяться между сторонами по соглашению. В случае же обмена формализованной документацией, документами, содержащими печать (например, формы отчетности, направляемые в налоговые органы), может использоваться только квалифицированная электронная подпись (Федеральный закон от 6.04.11 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи», далее – Закон № 63-ФЗ).

Напомним, что в настоящее время установлено три вида электронной подписи (ст. 5 Закона № 63-ФЗ):

• 1.    простая электронная подпись – это логины, пароли, коды подтверждения и прочие средства идентификации, например в электронном кошельке;

• 2.    неквалифицированная электронная подпись используется в тех случаях, когда наличие на документе печати необязательно, например при оформлении договора аренды.

• 3.    квалифицированная электронная подпись позволяет приравнять документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, к документу, на котором имеется собственноручная подпись и печать. Она используется при отправке отчетности в налоговые органы через Интернет и работе через клиент-банк. Квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное.

Следует иметь в виду, что если в соглашении между двумя сторонами достигнута договоренность о применении неквалифицированной электронной подписи, то первичные документы с такой подписью могут иметь место в бухгалтерском, но не в налоговом учете. Это связано с тем, что НК РФ содержит указания только на применение электронной цифровой подписи (т.е. квалифицированной) [1].

К тому же в электронном варианте документов количество подписей в два раза меньше. Так, если в счете-фактуре организации предусмотрены подпись руководителя и главного бухгалтера, то в электронном счете только руководителя (приказ Федеральной налоговой службы от 5.03.12 г)

К минусам применения электронного документооборота можно отнести следующее:

• 1.    другие версии бухгалтерской программы «1С» для электронного документооборота пока невозможно использовать.

• 2.    поставщик и покупатель должны иметь одного оператора (для пользователей «1С» пока Такском), так как другие операторы пока не готовы предоставить услуги по электронному обмену документами;

• 3.    «дистанционный» обмен будет возможен далеко не со всеми контрагентами, а это означает, что придется осуществлять двойной контроль за документами: отдельно – за бумажными, отдельно – за электронными документами.

• 4.    в списке рекомендуемых форматов на документы, которые налоговая служба может принимать в электронном виде, отсутствуют весьма распространенные формы акта приемки выполненных подрядных строительно-монтажных работ (КС-2), актов сверок взаимозачетов и т.п. К тому же многие организации используют переработанные формы документов. В результате такого подхода число приверженцев электронного документооборота минимальна, так как форма КС-2 – весьма востребованный документ. Выход, конечно, найдется и для строительных организаций: документ будет представляться в бумажном виде до тех пор, пока не будет утвержден его электронный формат

• 5.    товарно-транспортную накладную ни сегодня, ни завтра передать в электронном формате не получится, так как в ней должны присутствовать подписи трех сторон – заказчика, перевозчика и получателя товаров.

Наверняка, у многих возникнет желание на всякий случай сделать бумажные варианты – дубликаты электронных документов с подписями и печатями. Запасной вариант, конечно, не повредит, лишь бы одну и ту же сумму два раза не отразить в учете.

При бумажном документообороте по просьбе покупателя или поставщика заменить документы можно почти всегда «задним» числом. В случае выставления электронного счета-фактуры, проходящего через оператора, т.е. через третье лицо, такое просто невозможно.

Это надо иметь в виду тем организациям, которые оказывают так называемые длящиеся услуги или поставки, и выставляют один документ на несколько поставок сразу. К таким относятся услуги связи, интернета, отпуск хлебобулочных и молочных изделий. При электронном способе выписки документов по отгрузке выставить их большому количеству контрагентов вряд ли удастся. Поэтому одному покупателю поступления за месяц «закроются» последней датой, другому – через 3–5 дней после окончания месяца, а вот предварительного закрытия (за 3–5 дней до окончания месяца), как это сейчас делается при бумажном документообороте, оператор не должен пропустить.

Другими словами, если в электронном счете-фактуре организация напишет, что счет выставляется за услуги, оказанные в июне текущего года, то счет-фактура должен быть датирован только 29 июня (или 30 июня, если этот день в организации был рабочим днем) или 2–3 июля 2012 г.

На практике могут возникать и такие ситуации:

• 1.    в конце квартала покупатель, скорее всего, не получит счет-фактуру в связи с выходными днями, а он ему очень нужен. Чтобы не терять хороших отношений, поставщик готов, конечно, сделать для него все. Тогда, несмотря на наличие соглашения об обмене документов электронным путем, поставщик имеет полное право выставить счет-фактуру в бумажном виде. В этом случае электронный дубликат уже не направляется;

• 2.    счет-фактура отправлен, но покупатель заметил неточность, и счет был возвращен поставщику на доработку. В книге продаж данный счет-фактура уже зарегистрирован в тот день, когда он был отправлен оператору.

В случае получения повторного счета-фактуры у покупателя будет зарегистрирован только второй, последний экземпляр счета-фактуры [2].

В заключение можно отметить, что переход к электронному документообороту – дань времени в виду роста информационных систем. И для полного внедрения электронного документооборота всеми организациями, России ряд лет. Так, Евросоюз занимался вопросами использования электронных счетов-фактур почти десять лет. Поэтому тем организациям, которые работают на мировых рынках, так или иначе придется приспособиться к новым условиям.