Подготовка и проведение делового совещания

Совещание подразумевает собой дискуссию по обмену идеями, мнениями, между руководством и персоналом. Приоритетной целью совещания является увеличение результативности рабочего процесса у всей компании в целом, и у отдельного сотрудника в частности [1; 6].

Этапы совещания включают в себя все основные нюансы проведения совещания, такие как: правильность выбора темы, формирование регламента, освещение проблемного поля, верное информирование коллег и т.д.

Подготовка совещания. Перед совещанием выбирается конкретная тема (непонимание темы создает чувство неудовлетворенности, и совещание пройдет малоэффективно), а также итог, который требуется подвести [2; 7]. Руководитель должен иметь четко выработанную позицию и аргументы для убеждения персонала в правильности принятого решения. Участники совещания должны быть ознакомлены заранее с вопросами, выносимыми на обсуждение, а также цель планерки. Те, кто не сможет присутствовать, должны получить информацию о ходе обсуждения и протокол с результатами. Это позволит повысить эффективность работы.

Место и время проведения совещания должны быть тщательно продуманы, чтобы ничто не отвлекало и не смущало персонал, необходимо создать деловую атмосферу [3; 9].

Начало совещания. Начинается в указанное время. Руководитель должен сказать вступительную речь, раскрывающая тему и цель совещания. Необходимо убедить сотрудников в важности поставленных вопросов, установить связь конечного результата с интересами работников. Необходимо вести протокол. Лучше чтобы все проблемное поле находилось перед глазами у подчиненных.

Организация дискуссии . Необходимо создать непринужденную атмосферу. Важно сохранять спокойствие во время обсуждения. При проведении совещаний не рекомендуется использовать категоричные фразы вроде «вы совершенно неправы», так как это негативно сказывается на мотивации подчиненного к принятию участия в дальнейшем обсуждении. Руководителю необходимо постоянно следить за тем, чтобы обсуждение всегда велось в нужном направлении. При проведении совещания руководитель не должен навязывать личное мнение участникам, в связи с тем, что позиции некоторых сотрудников могут остаться не озвученными, т.к. подчиненные боятся спорить с начальством [4; 10].

Завершение совещания. Совещание считается завершенным в тот момент, когда ведущий объявляет о прекращении дискуссии. Участники дискуссии должны осознавать свой вклад в решении той или иной проблемы. Результаты совещания необходимо занести в протокол, т.к. с его помощью руководитель и сотрудники могут, во-первых, разобраться в вопросах, которые требуют дальнейшего обсуждения и дополнительной проверки; во-вторых, уточнить целесообразность привлечения к обсуждению коллег из других подразделений компании; в-третьих, составить представление об основных предложениях, которые были высказаны участниками [5; 8].

Таким образом, совещание – одна из важнейших форм управленческой деятельности, во время которой происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения. Как видим, совещание – процесс сложный и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил подготовки и проведения. Успех совещания во многом определяется искусством делового общения, умением руководителя эффективно взаимодействовать с сотрудниками, неукоснительным использованием всех этапов подготовки.