Порядок отражения операций с подотчётными лицами в организациях АПК

Практически на всех агропредприятиях используют расчёты с подотчётными лицами, являющиеся довольно разнообразными и в зависимости от специфики деятельности организации, имеющие разное назначение: приобретение запасных частей, товарно-материальных запасов, командировочные расходы. Следует отметить, что расчёты с подотчётными лицами могут носить массовый характер, а также связаны с множеством других разделов бухгалтерского финансового учёта, что обуславливает трудоёмкость данного участка учёта и актуальность его исследования.

К подотчётным лицам принято относить работников агропредприятия, которым выданы денежные средства под отчёт на осуществление хозяйственных расходов или на затраты в случае командировки. Денежные средства подотчёт выдаются расходными кассовыми ордерами и должны использоваться строго по назначению. Расходы, произведенные в иностранной валюте, пересчитывают в рубли по курсу ЦБ РФ, установленного на дату утверждения авансового отчета [1].

Основанием для выдачи подотчётных сумм являются приказ руководителя или командировочное удостоверение. Размер и срок, на который выдается сумма, определяется руководителем самостоятельно. Подотчётное лицо обязано не позднее трёх рабочих дней по истечении указанного срока выдачи предоставить в бухгалтерию организации отчёт об израсходованных суммах и произвести окончательный расчёт по ним. Последующая выдача денег под отчёт производится при условии полного отчёта подотчётного лица по ранее выданному ему авансу [2] .

Учёт подотчётных сумм ведётся на активном счёте 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Дебетовое сальдо этого счёта означает сумму задолженности подотчётных лиц агропредприятию. Дебетовый оборот означает выданные под отч1т суммы, либо возмещение перерасхода. Кредитовый оборот показывает величину сумм, использованных в соответствии с авансовыми отч1тами, а также не использованных и сданных в кассу сумм.

По дебету активного счета 71 «Расчёты с подотчётными лицами» отражаются следующие операции:

Выдача из кассы подотчётных сумм оформляется проводками:

дебет счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами», кредит счёта 50 «Касса».

Аналогичным образом отражается выдача сумм в возмещение перерасхода.

Перевод денежных средств по месту нахождения подотчётного лица отражается записью:

дебет счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами», кредит счёта 51 «Расчетные счета» [3].

Ошибки, допускаемые агропредприятиями при осуществлении расчётов с подотчётными лицами, можно условно разделить на две основные группы:

• 1)    нарушения документального оформления расчётов с подотчётными лицами;

• 2)    несоблюдение требований нормативных актов, регламентирующих порядок ведения бухгалтерского финансового учёта расчётов с подотчётными лицами.

Методисты «1С» сгруппировали основные ошибки, допускаемые при отражении операций расчётов с подотчётными лицами в программе «1С:Бухгалтерия 8»:

• •    неоформление заявлений на выдачу подотчётных сумм;

• •    неправомерная выдача подотчётных сумм;

• •    несоблюдение лимита расчётов наличными;

• •    незнание правил расчётов с использованием банковских карт;

• •    выдача под отчёт сверхлимитного остатка в кассе;

• •    ошибки при утверждении авансового отчёта;

• •    отсутствие оправдательных документов;

• •    неправильное списание подотчётных сумм в случае смерти работника.

Агропредприятия обязательно должны проводить инвентаризацию подотчётных сумм, в ходе которой проверяются отчёты подотчётных лиц по выданным авансам с учётом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчётному лицу (даты выдачи, целевое назначение и т.д.).

Таким образом, отражение операций с подотчётными лицами на агропредприятиях является сложным и довольно трудоемким процессом, требующий от бухгалтера знаний нормативных документов, регулирующих порядок бухгалтерского финансового учёта данных операций.