Порядок, сроки и место хранения бухгалтерских документов

Основную часть документов экономического субъекта составляют бухгалтерские документы – они представляют собой большой риск для руководства и других ответственных лиц, когда на пороге появляются представители контролирующих органов. Для того чтобы визиты таких гостей обходились без лишних волнений, следует привести в порядок всю бухгалтерскую документацию в архиве и подкрепить свою уверенность знанием основных законов, касающихся вопросов их хранения.

Общий порядок хранения документов      установлен архивным законодательством. В основном, речь идет о трех нормативных актах:

^Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ (ред. от 11.02.2013) «Об архивном деле в Российской Федерации»; [1]

^Основные правила работы архивов экономического субъекта, одобренных решением Росархива от 06.02.2002 г.; [2]

^Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558. [3]

В настоящий момент в силу вступил новый закон «О бухгалтерском учете», в котором установлено, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность должны храниться не менее пяти лет после отчетного года (ст. 29). Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены или приняты к учету. [4]

Также можно автоматически определять сроки хранения бухгалтерских документов в режиме онлайн, для этого существует специализированный бесплатный сервис «Архивист Онлайн». С его помощью можно в значительной мере ускорить процесс поиска нужной статьи перечня.

Особо следует отметить, что к бухгалтерским документам также относятся электронные документы, поскольку, согласно закону «Об архивном деле», к архивным документам относятся любые документы безотносительно к носителю информации (ст. 5) их также стоит сохранять в архивах. Более того, на протяжении не менее пяти лет необходимо обеспечивать сохранность средств, служащих для воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи. [6]

Перед передачей в архив первичные документы, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива, которая содержит: наименование учетного регистра, к которому относятся данные первичные документы; период, за который скомплектованы документы; перечень скомплектованных первичных документов; дату комплектациии передачи документов в архив; подпись ответственного лица.

Для хранения бухгалтерских документов существует несколько способов, в которых экономический субъект должен оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105). [5]

Самый простой способ сохранить документы – организовать собственный архив. Такое право закреплено за экономическими субъектами в законе «Об архивном деле». Этот закон предъявляет строгие требования к созданию архивохранилища, выполнить которые под силу не каждому экономическому субъекту. Обязательным условием для организации архива является наличие отдельного помещения, оборудованного системами пожаротушения, вентиляции и безопасности. Для избегания преждевременного выцветания документов в хранилище должны быть установлены специальные полки или стеллажи, а окна иметь шторы или жалюзи. С целью предотвратить попытки несанкционированного доступа рекомендуется ставить металлические решетки и двери.

Если руководство экономического субъекта приняло решение о создании собственного архива, необходимо позаботиться о разработке номенклатуры дел, копия которой хранится в архиве. Она позволяет осуществлять быстрый поиск необходимых документов. Важно помнить, что, как правило, выдача бухгалтерских документов из архива компании сотрудникам других структурных подразделений допускается только с разрешения главного бухгалтера. [7]

Альтернативный способ хранения документов - внеофисное хранение документов, который заключается в привлечении ресурсов профессиональной архивной компании. Поскольку документы хранятся в территориально распределенном архиве (за пределами офиса) третьей стороны, то это увеличивает шансы на их сохранность в случае форс-мажорных обстоятельств или незаконного проникновения на территорию офиса.

Обычно архивные компании предоставляют в пользование полностью оборудованный архив с соблюдением правил безопасности и порядка работы с архивными документами. Для сотрудников компании (офис-менеджеров, секретарей, бухгалтеров, архивистов и др.) это означает существенное снижение рабочей нагрузки, а для фирмы – снижение затрат на создание и содержание собственного архива. [7]

Выбор способа хранения бухгалтерских документов определяется финансовыми возможностями компании, количеством архивных документов и динамикой их прироста. В некоторых случаях решающим фактором становятся требования службы безопасности, которым зачастую могут соответствовать только архивы профессиональных компаний.