Постановка задачи для автоматизации организационно-экономического механизма управления закупками муниципального предприятия

Постановка задачи для автоматизации организационно-экономического механизма управления закупками муниципального предприятия Formulation of the problem for automation of the organizational and economic mechanism of purchase management of the municipal enterprise

Организационно-экономический механизм системы госзакупок следует определять как совокупность организационных, экономических, правовых инструментов, способов и форм регулирования хозяйственных отношений и процессов в сфере закупок товаров, работ и услуг для нужд муниципальных организаций. С его помощью реализуется удовлетворение потребностей в необходимых товарах, работах, услугах, достигается целевое и эффективное использование бюджетных средств и средств муниципальных предприятий. Эффективное функционирование столь сложного механизма, обеспечение его целостности и сохранения основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях обусловливает необходимость поиска адекватных форм управления контрактной практикой. Среди таких форм управления следует выделить логистический менеджмент и его инструментарий[1].

Особенности логистического менеджмента организационноэкономического механизма системы закупок выражаются в том, что его структурные элементы представляют собой синтез объекта и субъекта управления. Т.е. управление обеспечивает точный учет временных рамок, производственных факторов для достижения совершенствования управления всеми материальными потоками организации. Достижение глобальной цели, эффективный запуск механизма систем закупок требует адекватного уровня координации и интеграции ее участников. Система закупок способна функционировать результативно только при надлежащем информационном обеспечении.

Проблема неэффективного использования ресурсов для выполнения закупочной деятельности, я считаю, входит в ряд основных. Поэтому цель данной статьи - предложение информационной системы как организационно-экономический механизм управления закупками муниципальных предприятий.

Для своевременного и полного информационного обеспечения всех участников механизма ресурсного обеспечения, а также для сокращения рутинного труда и времени прохождения документов необходимо создавать внутреннюю информационную систему по управлению этим механизмом.

Внутренняя информационная система механизма закупок муниципального предприятия предназначена для сбора, хранения и обработки информации [3]:

• —    о поданных заявках на приобретение товаров, работ, услуг от структурных подразделений института;

• —    о плане закупок на финансовый год;

• —    о плане-графике размещения заказов на поставку товаров, работ и услуг;

• —    об исполнении гражданско-правовых договоров.

Таким образом, внутреннюю информационную систему следует рассматривать как создание и внедрение структуры автоматизированной базой данных, хранящей в себе всю информацию о закупочной деятельности организации. Создание данной системы начинается с разработки процесса взаимодействия между сотрудниками отделений, непосредственно участвующих в закупочной деятельности (рисунок 1).

Взаимодействия между сотрудниками муниципального предприятия путем создания информационной системы позволит сократить время похождения этапов процесса закупок, а так же позволит контролировать работу каждого отдела. Для управления процессом владельцу процесса должна быть доступна информация о ходе и результатах процесса. Для мониторинга исполнения плана закупок предполагается разработка системы ограничений, входной информацией для которой является расходы на закупки из плана финансово-хозяйственно деятельности, план-график размещения заказов и план закупок. Каждое рабочее место должно быть объединено в общую информационную систему ресурсного обеспечения, в которой будет храниться вся информация по данному бизнес-процессу[2].

Рисунок 1. Участники закупочной деятельности

В качестве рекомендаций по созданию информационной системы предлагаю выделить блоки, доступ к которым будет открыт каждому из перечисленных отделов.

• • Блок «Создание заявки».

• 1.    Создание заявки на приобретение товара, работ, услуг (включая прикрепление документа обоснованности заявки)

• 2.    Возможность внесения изменения в заявку (включая добавление комментария от ответственного исполнителя)

• 3.  Направление заявки на дальнейшее согласование

• 4.  Отслеживание статуса заявки

• •    Блок «Организация и проведение заказа».

• 1.  Формирование плана закупок на текущий год  (включая

• 2.  Формирование плана-графика размещения заказа (включая

• 3.    Внесение изменений в план закупок и план-график

• 4.    Создание справочника поставщиков

• 5.    Создание шаблонов типовых технических заданий, основных договоров

возможность утверждения)

возможность утверждения)

• •   Блок «Размещение заказа».

• 1.    Внесение информации о размещении заказа

• 2.  Внесение отчета по статусе размещенного заказа

• 3.  Внесение отметки об исполнении заявки

• •   Блок «Финансовое обеспечение».

• 1.    Согласование заявки в части ее финансового обеспечения

Вышеуказанные рекомендации помогут создать службу «одного окна» (корпоративную систему), которая будет доступна каждому сотруднику и как результат уменьшит время прохождения каждого этапа процесса закупок. Для данного мероприятия следует выделить два рабочих места для сотрудников, которые будут отвечать за такие этапы как:

— подписание необходимых документов по закупкам у каждого отделения

— проверка оформления документов (корректность заполнения технического задания, характеристики, указанные сроки по доставке и т.д.)

— отслеживание времени нахождения документов у каждого функционального отдела

— внесение актуальной информации  по каждой закупке в информационную систему

— внесение примечаний.

Подведя итог, хочется отметить, что внедрение информационной системы существенно сократит затраты времени каждого сотрудника на выполнение своего функционала, откроет возможности каждому отделу просматривать актуальную информацию по закупкам и позволит главному директору в режиме «онлайн» проконтролировать исполнение обязанностей сотрудников, согласно внутреннему регламенту.