Построение системы документооборота на основе системы Аlfresco

Alfresco – тиражируемая интегрированная система управления контентом уровня предприятия, с открытыми стандартами, для платформ Microsoft Windows и Unix для организаций разработки одноимённой британской компании.

Система Alfresco разработана с использованием Java технологий.

В состав Alfresco входят следующие компоненты:

^    система электронного документооборота (включает экспорт/импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов);

• ^     система управления веб-контентом (включая веб-доступ);

• ^     система управления записями;

• ^     система управления изображениями (автоматически собирает

метаданные изображения и переносит их в метаданные документа);

• ^     система управления потоками работ;

• ^     поддержка мультиязычности;

• ^     поддержка различных платформ (windows, linux и Solaris);

• ^     браузер-интерфейс (официальная поддержка IE и firefox);

• ^      desktop интеграция с microsoft office и openoffice.org;

• ^     система совместной работы над документами.

По утверждению разработчиков, использование Alfresco как свободной альтернативы проприетарным системам, таким как Documentum, Open Text или MS SharePoint позволяет снизить расходы на ECM на 96%.

Преимущества этой системы обусловили ее использование для создания на ее базе системы электронного документооборота агропромышленной группы «Черкизово».

Система электронного документооборота «Черкизово» предназначена для автоматизации основных процессов учета, согласования, утверждения, организационно-распорядительной деятельности, архивирования и сопровождения документов и бизнес-процессов.

Работа с системой осуществляется через Интернет-портал компании, разрабатываемый совместно с системой. Система доступна всем авторизованным в Интернет-сети пользователям системы из «тонкого клиента».

Система обеспечивает доступ к созданию, редактированию и просмотру информации о пользователях портала через СЭД и синхронизацию информации о пользователях с Active Directory (AD) через СЭД.

Все пользователи портала имеют одну из трех ролей:

• •    Администраторы - имеют право создавать всех пользователей, в том числе и других администраторов. Они имеют право редактировать контент Интернет портала, и являются общими модераторами.

• •    Модераторы контента сегмента - пользователи, имеющие право редактировать, добавлять и удалять контент в разделе своего сегмента.

• •    Пользователи - все авторизованные пользователи, которым доступен просмотр контента портала и участие в опросах.

Для пользователей внутренней сети компании аутентификация происходит по идентификационным данным (учетной записи и паролю) из AD с применением технологии «единого входа» (SSO). Для пользователей внешней сети, являющихся внутренними сотрудниками компании, аутентификация происходит по данным учетной записи в AD после входа во внутреннюю сеть через VPN.

Централизованный учет и контроль профилей доступа осуществляется администратором в разделе администрирования пользователей.

Укрупненная структура программного комплекса «Корпоративный портал и СЭД» представлена на рис. 1.

Рис. 1. Укрупненная структура программного комплекса

Программный комплекс располагается на 2 серверах системы:

Alfrescodb – сервер баз данных. На данном сервере располагается:

Vх     база Liferay портала для хранения пользователей, новостей, данных голосования и прочих данные портала;

• V     база Alfresco СЭД для хранения информации по сотрудникам,

организациям, размещений, документам и др. информацию СЭД;

• V     интерфейсная таблица импорта данных из 1С (xxintf) для

консолидации информации о сотрудниках, назначениях, организациях и от всех 1С компаний группы «Черкизово» и дальнейшего внесения информации в СЭД.

Alfrescoapps – сервер приложений:

Nginx – прокси-сервер приложения, предназначен для проксирования и кеширования запросов;

Liferay – интернет-портал;

Alfresco Explorer – ядро СЭД, используется для основных операций с данными в СЭД;

Share – web-приложение Alfresco для отображения данных репозитория, контента и пр. данных Alfersco.

Alftestapps – тестовый сервер, используется для тестового окружения, а также на нем располагается внутренний сервер карт OSM, хранилище бекапов основного приложения и приложение мониторинга состояния основного приложения - Nagios.

Используемые в рамках реализации проекта технологии:

Vх     клиентская сторона: Java Script, HTML;

• V      серверная сторона: Alfresco, web-services;

• V     база данных: postgreSQL;

V      платформы: Alfresco 4.0.2, Liferay 6.0, 1C, AD (2003,2007);

• V      поддерживаемые браузеры: internet explorer(IE) 8-10 (SSO),

Chrome (SSO), Safari, Mozilla Firefox, Opera.

В рамках данной системы реализуются следующие направления:

Портал. Интернет – портал группы компаний с опросами, новостями, блоком дней рождений сотрудников.

Каталог ИТ услуг и ОРД документов – динамически создаваемый перечень услуг и документов, автоматизирующий процесс документооборота в рамках предоставления услуг ИТ-отделом группы компаний, создание и согласование приказов и распоряжений компаний, корреспонденции, работы службы безопасности и АХО отдела компании.

Мета-справочники – динамически создаваемые справочники для любых областей компании.

Динамическая ролевая политика разграничения доступа на основе групп и просматриваемых данных.

Подсистема по работе с персоналом. Справочник сотрудников и динамически создаваемые заявки на прием и увольнение сотрудников с работы.

Каталог Контрагентов, интегрированных с КЛАДР и Банком- клиентом.

Система ITIL. Интерфейс для анализа и решения инцидентов пользователей.

Система География. Отображение площадок на карте мира и рабочих мест сотрудников.

Внешний вид страницы портала представлен на рис. 2

Рис. 2. Внешний вид основной страницы портала

Схема главного меню представлена на рис. 3.

Рис. 3. Главное меню портала

Каждый раздел меню соответствует отдельному разделу портала или системы.

Работа системы документа оборота основана на заявках, которые могут применяться как для ИТ-услуг, так и для документов организационно-распорядительного документооборота (ОРД). Заявка является универсальным объектом (с динамическим перечнем настраиваемых полей в зависимости от типа услуги или типа документа, от юридического лица и т.д.).

Предоставление услуг и публикация документов осуществляются через создание и прохождение заявки по заданным для нее бизнес-процессам.

Путем добавления полей в «генераторе форм» настраивается тип заявки, например, «Установка ПО», в результате формируется две сущности:

• 1.    Тип заявки – настроенная форма для документов данного типа.

• 2.    На основании «типа заявки» пользователи создают собственно сами заявки, например, «Заявка на установку ПО Иванову И. И.».

Спектр ИТ-услуг и ОРД документов может быть расширен и дополнительно настроен, чтобы на их основании пользователи могли создавать заявки на подключение той или иной услуги и создавать документы. Все заявки должны пройти динамически настраиваемые этапы секретариата/согласования/оповещения у всех заинтересованных лиц. Этапы процесса разделяются для каждого типа заявок, могут включать как параллельное, так и последовательное согласование. Настройка типа заявки, и доступа к ним, осуществляется администратором с помощью специального интерфейса.

Переход к заявкам можно осуществить через статические страницы системы.

Пример страницы системы с указанием разделов, содержащих различные заявки, представлен на рис. 4.

Управление персоналом

* I Ifetay

• •    Документы

• •    Договор»

* HR

• •    IT

* ОРД

• •    Безопасность

* Юристы

• •    Бухгалтерия

• •    ДХО

• •    Опубликовано

• •    Модна файлы

• •    аш»»та» тош|^ штач

• •    -яшм r roiMH с wa»m

• -    [Ц>НШи(ШШ1ми<

• •    ДЙНДДМ1ШЙМ ЩЦЩМЦД

Заявки на ИТ услуги

• •    аЕЕаалсми

• •    аашхоиям

• •    ИЧПШИТ Д М

Отдел делопроизводства

• •    пища

• •    -агпосддяние

• • =»™_м. и_га..; .n-fji^.'V •■>

* Пввмвка

. ^аашбаишашиа

• • Адм

• - дашишы

АХО

• •    вваишшлии!

• •    Иччсш

Служба безопасности

• >    TjatjijHijiciiiinM^^

i.nicxgAi

• •    РИММА ДДЙПЫЯ

Бухгалтерия

• •    9к1И1< 1-11.ЯЧ 2-нД»Л

• -    Заашлшнишшш!

Договора

• •    нт» пиеч wnww

Юридическое управление

Рис. 4. Внешний вид страницы доступа к различным заявкам

Таким образом, были показаны широкие возможности для использования в качестве основы системы электронного документооборота в управленческой деятельности агропромышленной группы «Черкизово» .

В рамках данной подсистемы были решены основные проблемы, которые имелись в процессах делопроизводства до автоматизации. Появилась возможность контролировать процессы приема и увольнения сотрудников, ограничивать время исполнения этапов и смотреть на каком этапе находится процесс, и кто за данный этап отвечает. Уменьшился риск потери документов, так как все документы хранятся внутри системы. Появилась возможность быстрого поиска информации о сотрудниках в телефонном справочнике.

Время, затрачиваемое сотрудниками отдела кадров на процессы взаимодействия сотрудников, сократилось более чем в три раза. Проект является эффективным и окупается за полтора года.