Потенциал ABC- и XYZ-анализа в повышении эффективности закупочной логистики предприятия общественного питания

Закупочная логистика предприятия общественного питания представляет собой совокупность процессов, связанных с определением потребности в продуктах, выбором поставщиков, оформлением заказов, организацией поставок, приемкой сырья, контролем качества, хранением, учетом запасов и анализом их использования. В ресторанном бизнесе эти процессы тесно связаны с производственной программой, меню и технологическими картами, поскольку закупаемое сырье используется для приготовления конкретных блюд [3; 5].

Особенность закупочной логистики в общественном питании состоит в том, что товарные запасы неоднородны. Одни продукты имеют высокую стоимость и значительную долю в себестоимости блюд, другие стоят недорого, но используются в большом количестве. Одни позиции расходуются стабильно, другие зависят от сезона, маркетинговых акций или изменения потребительских предпочтений. Одни продукты могут храниться длительное время, другие требуют быстрой реализации и строгого соблюдения температурного режима [6;10].

ГОСТ 31985-2013 устанавливает основные термины в сфере услуг и продукции общественного питания и распространяется на предприятия питания независимо от их вида, размера, мощности и ассортимента. Это важ- но для исследования закупочной логистики, поскольку закупаемые позиции могут относиться к сырью, полуфабрикатам, кулинарной продукции и готовым блюдам, а каждая из этих групп имеет собственные особенности обращения и хранения [6].

Санитарно-эпидемиологические требования также усиливают значение качественного управления запасами. СанПиН 2.3/2.4.3590-20 регулирует вопросы организации общественного питания и содержит требования, связанные с процессами изготовления, хранения, перевозки и реализации пищевой продукции. Следовательно, закупочная логистика должна быть ориентирована не только на снижение затрат, но и на обеспечение безопасности продукции.

На практике многие предприятия общественного питания сталкиваются с тем, что закупки формируются преимущественно на основе опыта управляющего, визуальной оценки склада или повторения предыдущих заказов. Такой подход может работать при стабильном спросе, но становится недостаточно эффективным при изменении сезонности, трафика, ассортимента или закупочных цен. В результате ресторан может одновременно иметь избыток одних продуктов и дефицит других. Поэтому возникает необходимость в аналитических инструментах, позво- ляющих управлять запасами дифференцированно [3], [5].

Дифференцированное управление запасами предполагает, что все продукты не могут закупаться и контролироваться одинаково. Высокозначимые и дорогостоящие позиции требуют ежедневного контроля, регулярного анализа остатков и надежных поставщиков. Товары с низкой стоимостью и стабильным спросом могут закупаться реже и более крупными партиями. Позиции с нерегулярным спросом требуют осторожного пополнения и привязки к прогнозу продаж. Именно такую дифференциацию позволяют обеспечить ABC- и XYZ-анализ [1;4].

ABC-анализ основывается на принципе неравномерности вклада товарных позиций в общий результат. В управлении запасами он используется для классификации товаров по степени их влияния на закупочные затраты, выручку, прибыль или иную экономически значимую величину. В контексте закупочной логистики предприятия общественного питания наиболее целесообразно использовать показатель доли позиции в общей стоимости закупок или в себестоимости товарной категории [1;4].

Классический подход предполагает выделение трех групп. К группе A относятся наиболее значимые позиции, которые формируют основную часть стоимости закупок. Обычно это небольшая доля ассортимента, но именно она требует максимального контроля. К группе B относятся позиции средней значимости, оказывающие умеренное влияние на общие затраты. К группе C относятся многочисленные, но менее значимые товары, доля которых в общей стоимости закупок сравнительно невелика [1].

В ресторанном бизнесе ABC-анализ позволяет определить, какие ингредиенты оказывают наибольшее влияние на себестоимость и требуют постоянного контроля. Например, в ресторане японской кухни к группе A могут относиться лосось, угорь, краб, креветка, творожный сыр и рис. В мясном ресторане аналогичную роль могут играть стейки, говядина, баранина, соусы и премиальные гарниры. В кофейне к группе A могут попасть кофе, молоко, сиропы, выпечка и упаковка для напитков с собой [5].

Практическое значение ABC-анализа при перераспределении управленческого внимания представляет собой методологическое основание для концентрации контрольной активности на товарной группе A, что обусловлено невозможностью обеспечения одинакового уровня детализированного контроля в отношении каждой товарной позиции при осуществлении закупочной деятельности, и, при сохранении исходной логики, получает выражение в необходимости регулярного осуществления анализа цен поставщиков, оценки остаточной величины запасов, мониторинга сроков поставки, контроля качественных характеристик поставляемой продукции и фиксации отклонений фактического использования от технологических карт.

Для товарной группы B устанавливается стандартный режим контроля, предусматривающий регулярную проверку остаточной величины запасов, периодическое сопоставление ценовых предложений и осуществление анализа оборачиваемости. Для товарной группы C непосредственное ежедневное наблюдение не признается необходимым, при этом в пределах данной смысловой связи акцентируется предотвращение избыточного накопления, поскольку даже низкооцениваемые позиции способны занимать складские площади, подвергаться деградации качества или устаревать при изменении меню [1;4].

Ограничение, присущее ABC-анализу, интерпретируется как фиксация экономической значимости товарной позиции при отсутствии инструментов оценки стабильности спроса, вследствие чего выявляемая стоимостная значимость может сочетаться с нерегулярностью потребления, что иллюстрируется на примере дорогостоящего продукта. Если закупать его по тем же правилам, что и стабильно расходуемый продукт, ресторан может столкнуться с избыточным запасом и списаниями. Поэтому ABC-анализ необходимо дополнять XYZ-анализом.

XYZ-анализ используется для классификации товарных позиций по стабильности спроса или потребления. В отличие от ABC-анализа, который оценивает экономическую значимость, XYZ-анализ показывает, насколько предсказуемо расходуется тот или иной продукт. Это особенно важно для общественного питания, поскольку спрос на блюда мо- жет резко меняться под влиянием сезона, дня недели, погоды, маркетинговых акций, локальных событий и изменения потребительских предпочтений [2;10].

Основой XYZ-анализа является расчет коэффициента вариации. Он показывает степень отклонения фактического потребления от среднего значения. Чем ниже коэффициент вариации, тем стабильнее спрос и тем проще планировать закупки. Чем выше коэффициент вариации, тем сложнее прогнозировать потребность и тем осторожнее должна быть закупочная политика [1].

В упрощенном виде коэффициент вариации рассчитывается по формуле:

У = 1 x 100% % где V- коэффициент вариации, 8 - среднеквадратичное отклонение спроса, а % - среднее значение спроса за анализируемый период.

Как правило, к группе X относят позиции со стабильным спросом и коэффициентом вариации до 10%. К группе Y относятся товары с умеренными колебаниями спроса, коэффициент вариации которых находится в диапазоне от 10% до 25%. К группе Z относятся позиции с нестабильным и труднопрогнозируемым спросом, по которым коэффициент вариации превышает 25%. При этом границы групп могут корректироваться с учетом специфики предприятия, периода анализа и характера товарной категории [1].

Для предприятий общественного питания товары группы X являются наиболее удобными для планирования. Их можно закупать регулярно, рассчитывать минимальный и страховой запас, использовать автоматические заявки и более точно прогнозировать потребность. Например, к группе X могут относиться продукты, которые используются в популярных блюдах постоянного меню: рис, молоко, базовые овощи, хлеб, основные соусы, кофе или упаковка [5].

Позиции группы Y требуют более внимательного анализа факторов, влияющих на спрос. Их потребление может меняться в зависимости от сезона, акций, изменения меню или недельной динамики продаж. Для таких товаров целесообразно использовать прогнозирование, анализ прошлых периодов и корректировку закупок перед пиковыми днями [2;10].

Группа Z является наиболее сложной для закупочной логистики. К ней относятся товары с нерегулярным спросом, которые трудно планировать на основе средних значений. Для таких позиций опасно формировать крупные запасы, особенно если продукт скоропортящийся или дорогой. Оптимальным решением может быть закупка под предварительные заказы, ограничение складского остатка, использование резервных поставщиков или временное исключение позиции из меню при низкой оборачиваемости [1], [5].

Наибольший потенциал для закупочной логистики представляет не отдельное применение ABC- или XYZ-анализа, а их объединение в единую матрицу. Совмещение двух методов позволяет оценивать товарные позиции одновременно по двум критериям: экономической значимости и стабильности спроса. Такой подход дает более глубокую основу для принятия закупочных решений [1;4].

ABC/XYZ-матрица формирует девять групп: AX, AY, AZ, BX, BY, BZ, CX, CY и CZ. Каждая из выделенных групп подлежит специфической регламентации в области закупочной деятельности, управления запасами и осуществления контроля поставщиков, при этом для групп AX фиксируется высокая экономическая значимость в сочетании с устойчивым спросом, что детерминирует необходимость постоянного мониторинга и планируемой системы закупок, тогда как для групп AZ, несмотря на признанную важность товарных позиций, отмечается нестабильность спроса, в силу чего рискованность закупочной логистики получает выражение в повышенном уровне неопределенности обеспечения [1].

Для предприятий общественного питания категория AX представляет собой критически важную совокупность продуктовых позиций, оказывающих существенное влияние на структуру себестоимости при одновременной стабильности потребления, в связи с чем осу- ществляется контроль закупочной цены, качества, сроков поставки, уровня остатков и соответствия фактического расхода технологическим картам, при отсутствии AX-позиции наблюдается риск утраты выручки, а при избыточной закупке фиксируется феномен замораживания средств [5].

Категория AY рассматривается как требующая повышенного внимания в силу того, что товарные позиции обладают значимостью в стоимостном выражении при одновременной подверженности спроса сезонным колебаниям, что обуславливает необходимость учета календарных факторов, сезонности, проведения акций и динамики посещаемости, при этом в ресторанной практике к указанной группе отнесены продукты, популярность которых детерминируется сезонностью или изменением меню [2;10].

Категория AZ представляет собой управленческую проблематику, детерминируемую совокупностью факторов, среди которых выделяются высокая стоимость товарных позиций и нестабильность потребительского спроса, вследствие чего закупочная политика подлежит режиму повышенной осторожности и осуществляется через применение предзаказ-ных схем снабжения, института ограничения складских остатков, увеличенной периодичности осуществления анализа продаж и обеспечение гибкости договорных условий с поставщиками, при этом в контексте ресторанного хозяйства к обозначенной категории относятся редкие морепродукты, премиальные ингредиенты и товарные позиции, предназначенные для специальных предложений [5].

Позиции BX, BY и BZ интерпретируются как совокупность товарных групп со средней экономической значимостью, для которой предусмотрено снижение строгости контроля по сравнению с группой A при сохранении обязательности управленческих мер, при этом для BX предусматривается применение стандартных правил пополнения, для BY осуществляется закупочная политика с учетом сезонности спроса, для BZ реализуется политика ограничения товарных остатков и осуществления контроля оборачиваемости [1;4].

Позиции CX, CY и CZ характеризуются низкой экономической значимостью. Однако это не означает, что они не важны для ресторана. Например, специи, соусы, упаковка, зе- лень или декоративные элементы блюда могут иметь небольшую долю в затратах, но влиять на восприятие гостем готового продукта. Поэтому для группы C важно не столько ежедневное ценовое управление, сколько поддержание достаточного уровня наличия и предотвращение избыточного накопления [5].

Алгоритм проведения ABC- и XYZ-анализа на предприятии общественного питания:

• 1.    Определение цели анализа. Сначала устанавливается для чего проводится анализ: оптимизация закупок, снижение списаний, контроль себестоимости или уточнение товарных запасов.

• 2.    Выбор объекта анализа. Определяется, что именно будет анализироваться: отдельные ингредиенты, товарные группы, блюда меню или складские позиции.

• 3.    Определение периода исследования. Можно использовать месяц или квартал, а для оценки сезонности более длительный период.

• 4.    Сбор исходных данных. Для ABC-анализа информация о расходе и стоимости продуктов, для XYZ-анализа данные о стабильности спроса или потребления по периодам.

• 5.    Проведение ABC-анализа. По каждой позиции рассчитывается доля в общей стоимости закупок или потребления.

• 6.    Проведение XYZ-анализа. По каждой позиции рассчитывается коэффициент вариации.

• 7.    Объединение результатов анализа. Каждой позиции присваивается двойная категория.

• 8.    Определение закупочной стратегии. Для группы AX – постоянный контроль и регулярные поставки; для AY – учет сезонности; для AZ – закупка под прогноз или предварительный заказ; для групп C – минимизация избыточных остатков.

• 9.    Корректировка норм запасов. По результатам анализа устанавливаются минимальные, максимальные и страховые запасы для разных групп продуктов.

• 10.    Периодическое обновление анализа [1;4;5].

Для демонстрации потенциала ABC- и XYZ-анализа рассмотрим условный пример предприятия общественного питания, специализирующегося на приготовлении роллов. В качестве объекта анализа выбраны ингредиен- ты, используемые для приготовления данной товарной категории. Анализ охватывает трехмесячный период: август, сентябрь и октябрь. Такой период позволяет увидеть не только структуру затрат, но и изменения спроса на фоне перехода от конца летнего сезона к осеннему периоду.

Для проведения ABC-анализа были использованы данные о стоимости ингредиентов, их расходе и количестве реализованных порций (рис.). В результате была рассчитана доля каждого ингредиента в общей стоимости потребления за период. Такой подход позволяет выявить продукты, которые формируют основную часть затрат и требуют наиболее строгого контроля со стороны закупщика и управляющего [1;5].

Ингредиент	В порции, кг	Цена за кг Кол-во авг Кол		во сент Кол-во окт		Стоимость авг Стоимость сент Стоимость окт			Итого за 3 месяца Процент		Накопленный	Категория АВС	Срзнач	Станд. отклонение	CV      Категория XYZ
Лосось	0,12	2360	111	96	94	46798,8	37594,8	34054,8	118448,4	33,14359	33,14359291 А		167,333	33,29164059	19,8954 Y
	0,07	2360	93	63	45
Угорь	0,12	1850	64	60	69	18740,5	18111,5	20498	57350	16,04737	49,19096082 А		101,667	6,429100507	6,32371 X
	0,07	1850	35	37	40
Креветка	0,05	950	64	60	69	3040	2850	3277,5	9167,5	2,5652	94,58953547	В	64,3333	4,509249753	7,0092 X
Тунец	0,12	940	29	31	22	4126,6	3562,6	3008	10697,2	2,993233	92,02433503	В	34,6667	6,429100507	18,5455 Y
	0,07	940	13		8
Краб	0,1	4000	27	25	28	10800	10000	11200	32000	8,954068	58,14502836	А	26,6667	1,527525232	5,72822 X
Творожный сыр	0,07	477 Г	225 F	206 F	210	7512,75	6878,34	7011,9	21402,99	5,988869	79,44963432	А	213,667	10,0166528	4,68798 X
Авокадо	0,03	415	116	99	108	1444,2	1232,55	1344,6	4021,35	1,125232	98,18832911	с	107,667	8,504900548	7,89929 X
Огурец	0,04	185	125 F	127	110	925	939,8	814	2678,8	0,749567	99,98405337	с	120,667	9,291573243	7,7002 X
Нори	0,01	1000	325	280	279	3250	2800	2790	8840	2,473561	97,06309663		294,667	26,2741952	8,91658 X
Соевый соус	0,03	830	374	320	303	9312,6	7968	7544,7	24825,3	6,946482	73,46076501	А	332,333	37,07200201	11,1551 Y
Васаби	0,01	1300	374	320	303	4862	4160	3939	12961	3,626677	89,03110218	В	332,333	37,07200201	11,1551 Y
Имбирь	0,03	125	374	320	303	1402,5	1200	1136,25	3738,75	1,046157	99,23448599		332,333	37,07200201	11,1551 Y
Зеленый лук	0,005	139	29	31	22	20,155	21,545	15,29	56,99	0,015947	100		27,3333	4,725815626	17,2896 Y
Рис	0,1	300	374 F	320	303	11220	9600	9090	29910	8,369255	66,51428336	А	332,333	37,07200201	11,1551 Y
Терияки	0,04	830 F	225 F	206 F	210	7470	6839,2	6972	21281,2	5,954791	85,40442501	В	213,667	10,0166528	4,68798 X
				ИТОГО		130925,105	113758,335	112696,04	357379,48

Рисунок. ABC- и XYZ-анализ продуктов, используемых для приготовления

Объединение результатов ABC- и XYZ-анализа позволяет получить более содержательные выводы. Например, угорь, краб и творожный сыр относятся к категории AX, поскольку они одновременно значимы по стоимости и стабильны по спросу. Эти продукты должны закупаться регулярно, у надежных поставщиков, с контролем цены и качества. Для них можно установить минимальный и страховой запас.

Лосось, рис и соевый соус относятся к категории AY. Они имеют высокую экономическую значимость, но спрос по ним менее стабилен. Это означает, что закупки данных позиций должны планироваться с учетом динамики продаж, сезонности и общего спроса на роллы. Для лосося учет срока годности и условий хранения представляет собой ключевой параметр в процессе планирования закупочной деятельности, поскольку несоответствие объемов закупок динамике продаж, сезонности и требованиям условий хранения детерминирует снижение реализуемости продукции и, в наиболее общем виде, получает выражение в увеличении объемов списаний.

Креветка классифицируется как позиция категории BX и характеризуется средней экономической значимостью при фиксируемой стабильности спроса, в следствие чего организация закупок для данной позиции может осуществляться в режиме регулярных поста- вок без применения того уровня контроля, который предъявляется к позициям категории A, при этом терияки в рассматриваемом аспекте может быть интерпретирован либо как элемент категории BX, либо как пограничная позиция, для которой обосновано периодическое осуществление контроля цен и остатков.

Позиции, отнесенные к группе C, подлежат осторожной интерпретации в части формирования закупочной политики, что наглядно иллюстрируется нори, классифицируемым как позиция категории C по показателю стоимости, но одновременно представляющим собой важнейший ингредиент для роллов, при этом низкая доля в структуре затрат не должна выступать основанием для ослабления контроля наличия, следовательно для подобных товаров целесообразно обеспечение минимального запаса и предотвращение избыточного накопления.

Пример ассортимента ингредиентов для роллов рассматривается как иллюстрация неустойчивости спроса на значимые позиции, при этом в качестве основных статей затрат выделяются лосось, угорь, краб, рис, соевый соус и творожный сыр, однако необходимость дифференцированной стратегии закупок обуславливается вариабельностью потребления указанных компонентов в разных временных и операционных контекстах, что в наиболее общем виде подтверждает требование исполь- зования не только классификации ABC, но и методологии XYZ-анализа.

Совокупность подходов ABC/XYZ-анализа представляет собой инструмент, направленный на снижение риска дефицита критически важных товаров, сокращение величины запасов, уменьшение объемов списаний, повышение точности закупочных решений, оптимизацию взаимодействия с поставщиками и усиление контроля себестоимости, при этом эффективность применения указанного инструментария обусловлена качеством исходных данных, периодичностью проведения анализа и способностью предприятия формализовать результаты анализа и инкорпорировать их в управленческие решения.

Таким образом, применение ABC- и XYZ-анализов рассматривается как ключевой элемент закупочной логистики в секторе общественного питания, внедрение указанной методики обеспечивает возможность перехода от интуитивных практик управления закупками к системам, основанным на данных, предусматривающим классификацию запасов, прогнозирование спроса и дифференцированный контроль, что в пределах рассматриваемой предметной области способствует повышению управляемости закупочного процесса.