Повышение эффективности деятельности транспортных услуг на основе применения информационных технологий

Несмотря на проблемы, связанные с внедрением информационнокомпьютерных технологий в сферу транспортных услуг, этот процесс необходим и, более того, неизбежен. Это обусловлено все возрастающим объемом подлежащих обработке данных, логистическими цепочками, анализ данных перевозки грузов и обслуживания.

Обычными, традиционными способами применения информационных технологий уже не удается извлечь всю полезную мощь и использовать ее для эффективного управления предприятием. Определяющим фактором в управлении становится скорость обработки данных и получение нужных сведений. Оборот информации все существеннее влияет на эффективность управления транспортным предприятием, на его финансовые успехи. Более того, все чаще информацию называют "стратегическим сырьем" [1].

Существенным фактором развития современного общества является новый уровень информационных технологий и неотрывно связанных с ним информационных коммуникаций и средств связи.

Прежде всего, хотелось бы пояснить, что будет подразумеваться под терминами ИТ и связь в дальнейшем.

ИТ - классическое определение информационных технологий звучит как: «технологии обеспечивающие хранение, обработку и передачу информации». В соответствии с ним связь же относят к информационным технологиям. В данном случае связь является самостоятельным субъектом, а под передачей понимается подготовка, преобразование, форма информации при перемещении (параллельность, пакетность, шифрование данных; соответствие протоколам связи и т.п.) [2].

Расходы на информационные технологии при управление предприятием уже превышают расходы на другие статьи предприятия. Хотя уже сейчас можно сказать, что расходы на ИТ дают больше возможностей успеха в бизнесе.

Рассмотрим использование информационных технологий на примере транспортной фирмы ООО «АвтоДон», занимающуюся грузовыми перевозками. На фирме используется все стандартное информационное обеспечение. Это и Microsoft Office, Excel и другие программы, необходимые для ведении учета на предприятии. Но фирма совершенно не использует современные ИТ. К основным минусам транспортной компании относится:

• -    отсутствие автоматизированной клиентской базы;

• -    отсутствие контроль за поставками и передвижением груза;

• -    отсутствие сайта фирмы;

• -    не используются никакие программы нового автоматизированного поколения по введению калькуляции, контролинга, консалтинга и т.д.

Современные информационные технологии, построенные на основе использования концепций информационных хранилищ и интеллектуальной обработки данных, сегодня могут обеспечивать отдачу в 1000% [1].

Прежде всего, внедрение компьютерного учета и обработки данных существенно повышает производительность труда в сфере документооборота, автоматизированное управление логистическими цепочками повышает эффективность функционирования фирмы, автоматизированная клиентская база позволяет отслеживать необходимых клиентов и сохранять их.

Самым эффективным методом повышения эффективности предприятия сферы транспортных услуг до сих считается реклама. В данном случае имеется в виду развитие сайта транспортной фирмы, наличие грамотного портфолио, оформления и т.д.

Современные технологии предоставляют широкие возможности установления обратных связей, как с потребителями, так и с любыми составляющими участвующими в процессе предоставления услуги. Для примера можно предложить использовать ООО «АвтоДон» радиоидентификационных меток (RFID) и разработку программного обеспечения.

Информационные сервисные потоки в ООО «АвтоДон», связанные с перевозочными процессами, можно разделить на потоки уровня отдельного транспортного оператора, участвующего в транспортировке (микроуровень), и потоки регионального, государственного и межгосударственного уровня (макроуровня), формируемые министерствами, ведомствами, торговотранспортными организациями, комиссиями и ассоциациями. На уровне предприятия ООО «АвтоДон» формируются внутрипроизводственные информационные потоки, связанные с оперативным управлением работой собственных служб, и внешние, связанные с осуществлением коммерческой деятельности на рынке транспортных услуг. Внутрипроизводственные информационные потоки подразделяются на вертикальные (директивноформальные), имеющие характер приказов, распоряжений, отчетов, и горизонтальные (неформальные), имеющие координационно-справочный характер. Вертикальный тип информационных потоков определен инструкциями фискальных и законодательных органов, а также принятой в транспортной компании технологией управления. Он достаточно строго формализован как по форме, так и по содержанию [3].

Горизонтальный тип информационных потоков может принимать разные формы в зависимости от уровня развития информационных технологий на предприятии ООО «АвтоДон». В целом проблема рационализации информационных потоков в транспортных компаниях (не говоря об оптимизации) еще недостаточно исследована и имеются лишь отдельные рекомендации по их организации. Впрочем, одна из форм рационализации - техническая - доступна уже сегодня. Она может быть осуществлена в виде внутрипроизводственной системы электронного документооборота на базе стандартных сетевых офисных программных продуктов или с помощью специализированных систем управления потоками документов и деловых операций типа Staff Ware.

Коммерческая перевозочная деятельность ООО «АвтоДон» сопровождается большим количеством документов. Например, партия грузов при региональной торговой сделке требует оформления 12 специальных сопроводительных документов. Особая проблема в документообороте ООО «АвтоДон» - это ошибки в данных и в процедурах доставки документов адресату, которые не только приводят к дополнительным издержкам, задержке отправок грузов, но могут явиться причиной срыва контрактов и потери доверия клиентов. В сложных транспортно-логистических цепях они могут привести к обесцениванию технологических, организационных и структурно-финансовых преимуществ. В значительной мере эти проблемы решаются с помощью систем электронного документооборота EDI.

Для представления документов в удобных для работы в ООО «АвтоДон» можно предложить использовать форматы прямой и обратной связи конверторных текстов. Формализация исходных документов осуществляется на основе Международного стандарта передачи сообщений EDIFACT (ISO 9735). Для часто применяемых стандартных документов в сфере транспортных услуг разработаны типовые EDIFACT-представления. Сообщения строятся на основе EDIFACT-директорий, которые постоянно расширяются. Разработано программное обеспечение для информационного обмена в стандарте EDIFACT [5].

В условиях высокой конкуренции на рынке транспортных услуг для ООО «АвтоДон» возможно активное формирование случайных логистических цепей, особенно при наличии развитой сети виртуальных экспедиторских и агентских компаний. Совокупность логистических-цепей определяет случайную транспортную сеть на рынке транспортных технологий и операций, в структуре информационных потоков которых доминируют сведения о спросе, предложениях, заключенных контрактах и результатах транспортных операций [4].

Эффективность потоков обеспечивается благодаря высокой степени автоматизации обработки информационных потоков.