Правила организации работы электронного архива

Количество электронных документов во всем мире, в том числе и в России, быстро растет. Первая запись о том, что электронные документы включаются в состав Государственного архивного фонда страны, была сделана в правительственном постановлении от апреля 1980 года: архивы этого постановления не оспаривали, но и не выполняли из-за отсутствия средств[2].

Появление в России электронных архивов связано с всеобщей компьютеризацией делопроизводства. Можно сказать, что электронные архивы, хранящие машиночитаемые документы, находятся в настоящее время в стадии становления. В 1993 году на базе кинофотофонодокументов города Москвы был создан Центральный архив документов на специальных носителях[4].

Во многих государственных и муниципальных архивах России в настоящее время хранятся электронные документы, проводятся работы по оцифровке архивных документов и научно-справочного аппарата архивов.

Все работы в электронном архиве соответствуют работам в архивах традиционных документов. Специфика работ определяется спецификой хранящихся в архиве документов[3].

Задачей электронных архивов является обеспечение надежного централизованного хранения электронных документов в соответствии с архивными требованиями к их защите и сохранности в сочетании с максимально удобным и простым доступом, как с локальных, так и с удаленных компьютеров любой конфигурации.

Работу в электронных архивах, а так же работу по сохранению, учету и использованию электронных документов регулируют:

• -    Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

• -    Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

• -    Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»

• -    Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. №754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»

Сохранность архивных документов обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов их хранения, применением специальных средств хранения документов, специальные правила размещения документов в архивохранилище, соблюдение порядка выдачи документов из хранилища, проверку наличия и контроль технического состояния документов.

Архивохранилище электронных документов должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных и бытовых помещений и не иметь с ними общих вентиляционных каналов. Материалы покрытия стен, потолков, внутренней арматуры архивохранилища не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества. Не допускается хранение электронных документов с магнитным рабочим слоем на металлических стеллажах или в металлических шкафах. Место хранения электронных документов должно быть удалено от электродвигателей, трансформаторов, лифтового оборудования, других источников магнитных и электромагнитных полей[1].

Электронные архивные документы в помещениях для их хранения размещаются в порядке, обеспечивающем их хранение и комплексный учет, а так же оперативный поиск.

В целях обеспечения сохранности архив должен иметь два экземпляра электронных архивных документов, записанных на отдельные носители однократной записи: основной и рабочий. Эти экземпляры рекомендуется размещать в разных хранилищах.

Электронные архивные документы должны проверяться на наличие в них вредоносных компьютерных программ. Проверка проводится в следующих случаях:

• -    при приеме на хранилище в архив;

• -    через месяц после поступления в архив;

• -    через год после поступления в архив;

• -    при подготовке к выдаче единиц хранения электронных документов из хранилища перед началом использования или компьютерной обработки;

• -    после проведения работ по копированию, миграции и другой компьютерной обработки;

• -    при проверке технического состояния электронных документов.

В случае выявления «вирусов» осуществляется проверка на наличие «вирусов» всех программно-технических средств архива.

Использование электронных документов – применение информации архивных электронных документов в культурных, научных, политических, экономических целях, для обеспечения законных интересов граждан.

Государственный и муниципальный архив предоставляет пользователям электронные документы, не содержащие информации ограниченного доступа, а также поисковые данные электронных документов.

Доступ пользователей к электронным документам ограниченного доступа осуществляется с учетом требований, установленных действующим законодательством Российской Федерации и соответствующими нормативными правовыми актами[1].