Преимущества и недостатки государственной информационной системы электронного документооборота Красноярского края «Енисей-СЭД»

В настоящее время в органах исполнительной власти Красноярского края внедряется единая территориально-распределенная система электронного документооборота Красноярского края «Енисей-СЭД» (далее – СЭД).

Для создания единой территориально-распределенной системы электронного документооборота Красноярского края в 2014 году проводились работы по внедрению СЭД в Правительстве Красноярского края, иных органах исполнительной власти и администрации Губернатора Красноярского края[1].

Единый электронный документооборот внедряется для автоматизации следующих видов деятельности:

• •     работа      с      организационно-распорядительными

документами;

• •     работа с входящей и исходящей корреспонденцией;

• •     работа с обращениями граждан;

• •     работа с внутренней документацией;

• •     работа с договорной документацией;

• •     работа по планированию заседаний, совещаний

Правительства Красноярского края, иных органов исполнительной власти и администрации Губернатора Красноярского края;

• •     контроль процесса прохождения и исполнения документов.

Основные принципы электронного документооборота:

• 1.   Однократная регистрация  документа, позволяющая

• 2.   Возможность параллельного выполнения операций —

• 3.   Непрерывность движения  документа — позволяет

• 4.   Единая база документарной информации — позволяет

• 5.   Система поиска документа, позволяющая находить

однозначно идентифицировать документ.

позволяет сократить время движения документов.

определять ответственного за исполнение документа в каждый момент времени.

исключить возможность дублирования документов.

документ, обладая минимумом информации о нём.

Преимуществом системы электронного документооборота в работе с обращениями граждан является:

• 1.    прозрачность работы с обращением гражданина (организации);

• 2.    оперативность выявления проблемы в обращениях;

• 3.    мониторинг качества работы с обращениями граждан;

• 4.    простота в подготовке аналитических данных по обращениям;

Но помимо преимуществ, существуют и значительные недочеты в системе электронного документооборота:

• 1.   Несовершенство нормативно-правовой базы.

• 2.   Отсутствие технических (финансовых) возможностей.

• 3.   Отсутствие потребности (желания).

• 4.   Отсутствие понимания, как это сделать.

Существующие правовые нормы позволяют полностью заменить бумажные управленческие документы электронными, имеющими такую же юридическую силу. Специфика работы с ними, включая и вопросы организации архивного хранения, оговорена подзаконными актами. Ни в коей мере не противоречит законодательству и пересылка документов в электронном виде без электронной подписи. При этом они также могут иметь правовую силу, что уже фактически реализуется при работе с обращениями граждан, поступающими по электронной почте. Речь может идти не столько о несовершенстве нормативной базы, сколько о недостаточном ее понимании.

В действительности, оптимальным вариантом организации работы по обращению граждан является внедрение во всех организациях автоматизированных систем, включающих локальную вычислительную сеть, средства доступа в интернет, определенное количество компьютеров (серверов и рабочих станций) и, наконец, специализированный программный комплекс, именуемый системой электронного документооборота. Кроме того, необходимость архивного хранения электронных документов требует соответствующей модернизации архивов организаций[3].

Внедрение СЭД и систем архивного хранения в органах исполнительной власти, не имеющих собственных средств, неизбежно означает возрастание нагрузки на государственный бюджет. Этот факт надо четко осознавать.

Многие органы исполнительной власти других субъектов РФ, уже внедрившие современные СЭД и обеспечивающие их сопровождение, при этом не отказываются от бумажных оригиналов не только исходящих, но порой и внутренних документов. Жалуясь на неудобства «многорукого» электронного документооборота, они не спешат переходить на полностью безбумажный – несмотря на наличие технических и правовых возможностей.

Немаловажен здесь субъективный фактор. Полноценное использование СЭД влечет за собой кардинальное изменение устоявшихся практик делопроизводства. Например, становится невозможным создание документа «задним числом». Автоматически фиксируются и становятся легко доступными для контроля такие «мелочи», как фактическое начало и окончание рабочего дня (вход сотрудника в систему и выход из нее), среднее время, затраченное на выполнение аналогичных операций разными сотрудниками, и т.п. Все это требует гораздо более четкой работы всех управленческих звеньев. У рядовых исполнителей для этого часто нет достаточных стимулов – ответственность и требования возрастают, как говорится, за ту же зарплату.

Решающую роль играет позиция руководства. Опыт показывает: о полноценном внедрении СЭД можно говорить только тогда, когда ее начинают использовать первые лица организации – руководитель и его заместители. Именно они способны в максимальной степени ощутить преимущества, которые дает переход на более эффективный стиль работы, и повлиять на мотивацию подчиненных. Если личная заинтересованность руководителя отсутствует, рядовые сотрудники легко находят возможности тормозить внедрение СЭД и убедительные оправдания ее неэффективности.

Отказ от бумажных документов во многом затрудняется психологическими причинами. Многим сотрудникам, особенно старших возрастов, гораздо комфортнее читать текст с листа, чем с экрана. Именно по этому переход на безбумажный документооборот часто провоцирует увеличение расхода бумаги: документ, раньше передававшийся из кабинета в кабинет в картонной папке, теперь пересылается с компьютера на компьютер, и каждый сотрудник распечатывает его, чтобы прочитать с листа, который затем выбрасывает.

В настоящее время ведутся доработки системы электронного документооборота Красноярского края: разработан и внедрен для всех пользователей новый вид резолюций, разработан механизм согласования проектов резолюций, дорабатывается модуль, реализующий создание сложных резолюций, доработан функционал приложения для Apple Ipad с возможностью группировки контактов предварительным запросом перед синхронизацией[2].

Учитываются    замечания    и    предложения    управления документационного обеспечения Правительства Красноярского края, секретариата Губернатора Красноярского края по улучшению функционала СЭД Красноярского края. Так, разработан механизм, автоматизирующий работу с почтой Губернатора Красноярского края, дорабатывается функционал, обеспечивающий эффективную работу с входящими и исходящими документами, обращениями граждан, протоколами, организационно распорядительными документами.