Преимущества и возможности электронного документооборота в экономике

Время не стоит на месте. Каждый год повсеместно создаются и внедряются новые современные средства связи и способов коммуникации. Технологии оказывают влияние на каждого человека, изменяя его запросы и потребности. Сейчас большинство своих задач можно решить, не выходя из дома, для этого нужно иметь гаджет с доступом в Интернет, что значительно экономит время и силы. Научнотехнический прогресс не обходит стороной и предприятия, многие из которых переходят на электронный документооборот в целях автоматизации процессов.

Документооборот является информационной основой деятельности предприятия. Документы сопровождают все основные бизнес-процессы и являются главным управленческим ресурсом.

Управленческая документация является основой деятельности любой организации: в документах сосредоточивается около 85% информационных ресурсов любой структуры управления. В связи с этим процессы документирования и документооборота приобрели настолько значительный характер, что требуют собственных автоматизированных систем управления.

Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи») [1].

Система электронного документооборота (СЭД) – это система обмена электронной документацией внутри компании, между организациями, с госорганами. Она включает в себя создание, заверение, отправление, получение, архивирование и повторное использование информации.

Автоматизация документопотока является перспективным направлением развития. Снижение объема бумажной документации позволит увеличить эффективность функционирования системы в целом. Переход к электронному документообороту позволит добиться оптимальной стратегии управления информационным потоком. Применение СЭД способствует повышению эффективности работы с документами, обеспечивает процесс одновременной работы в системе неограниченного числа пользователей, позволяет повысить производительность труда в организации [2].

Основными функциями современных СЭД являются: прием, регистрация и учет документов; упорядочение и классификация документов; обработка документов; дописывание комментариев к документам; поиск документов по названиям разделов, ключевым словам; создание личных библиотек документов; изменение конфигурации документов; контроль версий документов при их модификации; предоставление возможности удаленного доступа к документам; управление информацией в базе данных; обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам только определенным пользователям; пересылка и рассылка документов; администрирование учета и архивирования данных [3].

Использование электронного документооборота имеет ряд преимуществ для организации: наличие четко определенного регламентированного комплекса действий с фиксацией, изменяющихся в процессе их выполнения результатов; обеспечение немедленного информирования о нарушениях или несоответствиях в рамках деятельности компании; возможность своевременного внесения актуальных корректировок, способствующих повышению эффективности процессов. Одновременно с этим решаются вопросы достоверности информации, которая содержится во входящей и исходящей документации, а также скорости ее передачи [3].

Эффект от внедрения СЭД состоит из двух частей:

• 1.    Прямой эффект – исчисляемые выгоды, включают стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников, а также стоимость расходных материалов, которые были сохранены при переходе на систему электронной документации.

• 2.    Косвенный эффект – неисчисляемые выгоды, ключевые области которых указаны в таблице.

Таблица. Ключевые области неисчисляемых выгод при внедрении СЭД [4]

В настоящее время на развитие электронного документооборота направлен национальный проект «Цифровая экономика». Некоторыми из инициатив проекта являются: регулирование цифровой среды, информационная инфраструктура, кадры для цифровой экономики, информационная безопасность, цифровые технологии, цифровое государственное управление. Уже сейчас граждане могут взаимодействовать с государственными органами и муниципальными объектами без личного посещения и заявлений на бумаге.

В заключении хочу отметить, что ускоренное внедрение цифровых технологий, а в частности системы электронного документооборота в экономике и социальной сфере создаст условия для высокотехнологичного бизнеса, повысит конкурентоспособность страны на глобальном рынке, укрепит национальную безопасность и повысит качество жизни людей.