Применение информационных систем на практике: проблемы и пути решения

Необходимость использования автоматизированных систем и информационных технологий для повышения эффективности осуществления внутреннего контроля на предприятии обусловлена следующими факторами:

• ■    трудоемкостью контрольных процедур, которые требуют осуществления большого количества арифметических расчетов, различных видов анализа. Автоматизация внутреннего контроля повысит эффективность принятия решения и предоставит возможность проведения расчетов различной степени сложности, аналитических процедур с использованием статистических методов и методов моделирования.

• ■    Значительными объемами информации предприятия, которые необходимо обработать, и на основе полученных результатов разработать рекомендации по предотвращению в будущем ошибок, злоупотреблений, несоответствий действующему законодательству.

• ■    Требованиями к скорости проведения вычислений, проверок,

обеспечением их высокого качества.

• ■    Спецификой и разнообразием объектов контроля. Каждый объект имеет разные источник возникновения, структуру, содержание, характерные особенности, что приводит к увеличению знаний о нем в циклах контроля и учета.

• ■    Цикличностью технологического процесса внутреннего контроля. Хозяйственная деятельность предприятий осуществляется циклически. Соответственно процессы, связанные с ней, происходят систематически. Процесс контроля также не является исключением. Это позволяет стандартизировать и унифицировать методику его процедур и их автоматизировать.

• ■    Необходимостью быстрого и полного выявления ошибок. При использовании средств автоматизированной обработки данных уменьшается влияние человеческого фактора на любой процесс. Система умышленно не сможет совершить ошибку, поэтому уменьшается вероятность их осуществления, облегчается процесс их обнаружения.

Автоматизированный управленческий учет (далее – АУЧ) может выступать объектом и инструментом внутреннего контроля. Если он является объектом, то происходит проверка правильности функционирования данной системы, соответствие ее нормам действующего законодательства. Если АУЧ является инструментом, то она используется для автоматизации типовых процедур, облегчения их осуществления, эффективной организации информационных потоков.

Информационные системы как носители алгоритмов предметной области самостоятельно не способны на финансовые и любые другие махинации. На входе в систему происходит контроль информации на соблюдение законодательства, на выходе – проверка выполнения планов, нормативов, внутри – контроль осуществляется в соответствии с математическими моделями и алгоритмами без вмешательства пользователей.

Перспективные направления применения АУЧ в процессе осуществления оперативного управления и внутреннего контроля на предприятиях автор видит в создании таких элементов:

• A) . Автоматизированное рабочее место (АРМ) контроллера и соответствующего программного обеспечения, совместимого или интегрированного в действующую АИС предприятия. Это предполагает наличие специальных программных, технических, информационных, организационных, математических, методических средств, предназначенных выполнять основные функции внутреннего контроля. Поэтому важно функциональное наполнение АИС контроля.

• B) . Система предварительного контроля с учетом информационной интеграции подсистем управления. Это будет эффективным в тех случаях, когда происходит предупреждение будущих нарушений и ошибок. То есть контроль осуществляется в начале процесса. Для этого целесообразно иметь

систему жестких ограничений, которые бы предотвращали осуществлению незаконных операций до начала их выполнения. С этой целью предлагается схема предварительного контроля, построенная на основе принципа распределения обязанностей между работниками, проявляется в осуществлении каждого этапа процесса на соответствующем автоматизированном рабочем месте. Предварительный контроль происходит автоматически и полуавтоматически с участием работника.

• C) . Экспертная система внутреннего контроля. Экспертную систему следует использовать для решения следующих задач, которые составляют ее функциональное обеспечение: оценки эффективности и целевого использования финансовых и материальных ресурсов; оценки соответствия ведения налогового и управленческого учета законодательным нормам; контроля сборки и исполнение бюджетов и обеспечения их законности, целесообразности, эффективности; анализа причин и обстоятельств, приведших к совершению нарушений, ошибок и злоупотреблений; выработка рекомендаций для предотвращения в дальнейшем нарушений, ошибок и злоупотреблений; прогнозирования и предотвращения принятия управленческих решений, которые могут иметь в будущем негативные последствия; анализа соответствия объектов контроля принятым управленческим решениям; контроля исполнения управленческих решений, исследование их влияния на объекты внутреннего контроля; выработки решений по результатам контроля по модернизации и совершенствования методик, используемых в процессе финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

• D) . Алгоритмы автоматизированного осуществления тематического контроля в зависимости от объектов проверки. Важной задачей внутреннего контроля является проверка правильности формирования бухгалтерской отчетности и ее анализа.

Таким образом, автоматизация внутреннего контроля является актуальной проблемой для субъектов хозяйствования, что обусловлено трудоемкостью процедур контроля и необходимостью обработки больших объемов информации. Отсутствие программного обеспечения, которое удовлетворяет потребности управленца, создает настоятельную необходимость разработки полнофункциональной автоматизированной информационной системы контроля. Перспективными направлениями автоматизации контроля является организация автоматизированного рабочего места контролера и системы предварительного контроля с учетом информационной интеграции подсистем управления в условиях функционирования АИС, разработка экспертной системы и алгоритмов автоматизированного осуществления тематического контроля.