Применение электронного документооборота и безбумажных технологий в бухгалтерском учете

Электронные документы, как альтернатива бумажных форм разрешены многими нормативными правовыми актами, регулирующими разные сферы деятельности. В ряде случаев составление и подача документов в электронном виде являются обязательными. Федеральный закон № 134-ФЗ внес изменения в ст. 169 и 174 гл. 21 Налогового кодекса РФ, согласно которым с 1 января 2014 г. все плательщики НДС должны сдавать декларации только в электронном виде.

В соответствии с п. 10 ст. 15 Федерального закона "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" N 212-ФЗ плательщики страховых взносов, у которых среднесписочная численность физических лиц за предшествующий расчетный период превышает 25 человек, а также вновь созданные организации, у которых численность превышает данный предел, представляют расчеты в орган контроля за уплатой страховых взносов в форме    электронных    документов,    подписанных    усиленной квалифицированной электронной подписью.

В ряде случаев составление электронных документов является правом организации. Так, согласно Федеральному закону от 05.04.2013 г. № 44-ФЗ (ред. от 31.12.2014 номер закона), допускается обмен электронными документами, предусмотренными законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами о контрактной системе в сфере закупок, между ее участниками, в том числе подача заявок на участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя), окончательных предложений. Представляемые документы должны быть подписаны усиленной электронной подписью и поданы с использованием единой информационной системы.

В ст. 9 п. 5 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 6.12.2011 N 402-ФЗ указано, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в электронном виде с электронной подписью. В случае если законодательством РФ или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в электронном виде (п. 6 ст. 9). Таким образом, Закон закрепил за электронными первичными документами равные права с бумажными первичными учетными документами.

В электронной форме могут составляться счета-фактуры, разрешенные п. 1 ст. 169 Налогового кодекса РФ, где также прописаны условия применения электронных счетов-фактур. Порядок выставления и требования к электронный счетам-фактурам предусмотрены приказом ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ и приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н.

Организация электронного документооборота невозможна без электронной подписи (ЭП). С 8 апреля 2011 г. действует Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ, который расширил сферу ее применения. Он регулирует отношения в области использования ЭП при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, совершении иных юридически значимых действий (ст. 1).

Согласно ст. 2 Закона под электронной подписью понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) и используется для определения лица, подписывающего информацию. Электронная подпись бывает простой и усиленной. Последняя, в свою очередь, подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную подписи.

Простая ЭП - это подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. Электронный документ считается подписанным простой ЭП при выполнении одного из следующих условий: 1) простая ЭП содержится в самом электронном документе; 2) ключ простой ЭП применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы.

Неквалифицированная ЭП - это подпись, которая отвечает следующим признакам: 1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа ЭП; 2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ; 3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания; 4) создается с использованием средств электронной подписи. Квалифицированная ЭП - это электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной ЭП плюс следующим дополнительным признакам: 1) ключ проверки ЭП указан в квалифицированном сертификате; 2) для создания и проверки ЭП используются средства ЭП, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным законодательством.

Согласно Закону "Об электронной подписи" электронные документы, подписанные ЭП, признаются равнозначными документам на бумажном носителе в следующих случаях. Во-первых, когда электронный документ подписан квалифицированной ЭП (п. 1 ст. 6), кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Во-вторых, при подписании электронного документа простой ЭП или неквалифицированной ЭП в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия (п. 2 ст. 6).