Применение методов ABC и XYZ анализа в системе бюджетных закупок лекарственных средств

В предыдущей статье «Экономическое программирование бюджетных расходов на закупку лекарственных средств» мы рассуждали о математической модели экономической системы регулирования закупок лекарственных средств для бюджетных учреждений, а также вывели формулу индикатора. Поскольку в индикатор должен также показывать тренд закупок и служить прогнозирующим средством, то мы обратимся к двум типам анализов ABC и XYZ.

Применение конструктивного метода анализа особенно важно в таких сложных экономических системах как система планирования закупок лекарственных средств. Существуют как минимум два метода математического анализа товара это ABC и XYZ анализ. Умение владеть точной информацией о том, что нужно фирме, а в частности бюджетному предприятию крайне важно. Качественное владение знаниями о тех лекарственных средствах, которые действительно необходимы, позволит снизить стихийные закупки и равномерно распределить их по всем учреждениям региона. Под стихийными закупками будем понимать разрозненную закупку лекарственных средств у различных поставщиков по различным ценам.

ABC-анализ — метод, позволяющий классифицировать ресурсы фирмы по степени их важности. Этот анализ является одним из методов рационализации и может применяться в сфере деятельности любого предприятия. В его основе лежит принцип Парето — 20 % всех товаров дают 80 % оборота. По отношению к ABC-анализу правило Парето может "Экономика и социум" №4 2012                    прозвучать так: надёжный контроль 20 % позиций позволяет на 80 % контролировать систему, будь то запасы сырья и комплектующих, либо продуктовый ряд предприятия и т. п. ABC-анализ — анализ товарных запасов путём деления на три категории:

А — наиболее ценные товары, 20 % — товарных запасов; 80 % — продаж;

В — промежуточные товары, 30 % — товарных запасов; 15 % — продаж;

С — наименее ценные товары, 50 % — товарных запасов; 5 % — продаж.

В зависимости от целей анализа может быть выделено произвольное количество групп. Чаще всего выделяют 3, реже 4-5 групп. По сути, ABC-анализ — это ранжирование ассортимента по разным параметрам. Ранжировать таким образом можно и поставщиков, и складские запасы, и покупателей, и длительные периоды продаж — всё, что имеет достаточное количество статистических данных. Результатом АВС анализа является группировка объектов по степени влияния на общий результат.

АВС-анализ основывается на принципе дисбаланса, при проведении которого строится график зависимости совокупного эффекта от количества элементов. Такой график называется кривой Парето, кривой Лоренца или ABC-кривой. По результатам анализа ассортиментные позиции ранжируются и группируются в зависимости от размера их вклада в совокупный эффект. В логистике ABC-анализ обычно применяют с целью отслеживания объёмов отгрузки определённых артикулов и частоты обращений к той или иной позиции ассортимента, а также для ранжирования клиентов по количеству или объёму сделанных ими заказов.

Порядок проведения АВС-анализа:

• 1.    Определяем цель анализа (а зачем собственно нужен вам этот анализ?).

• 2.    Определяем действия по итогам анализа (что будем

• 3.    Выбираем объект анализа (что будем анализировать?) и параметр анализа (по какому признаку будем анализировать?). Обычно объектами АВС анализа являются поставщики, товарные группы, товарные категории, товарные позиции . Каждый из этих объектов имеет разные параметры описания и измерения : объём продаж (в денежном или количественном измерении   ), доход (в

• 4.    Составляем рейтинговый список объектов по убыванию значения параметра.

• 5.    Рассчитываем долю параметра от общей суммы параметров с накопительным итогом. Доля с накопительным итогом высчитывается путём прибавления параметра к сумме предыдущих параметров.

• 6.    Выделяем группы А, В и С: присваиваем значения групп выбранным объектам.

делать с полученными результатами?).

денежном измерении), товарный запас, оборачиваемость и т. д.

Методов выделения групп существует порядка десяти, наиболее применимы из них: эмпирический метод, метод суммы и метод касательных. В эмпирическом методе разделение происходит в классической пропорции 80/15/5. В методе суммы складывается доля объектов и их совокупная доля в результате — таким образом значение суммы находится в диапазоне от 0 до 200 %. Группы выделяют так: группа А — 100 %, В — 45 %, С — остальное. Достоинства метода — большая гибкость. Самым гибким методом является метод касательных, в котором к кривой АВС проводится касательная, отделяя сначала группу А, а затем С.

Вероятности возникновения спроса на материальные ресурсы А, В и С подчинены различным законам. Установлено, что в большинстве "Экономика и социум" №4 2012                    промышленных и торговых фирм примерно 75 % стоимости объёма продаж составляют всего около 10 % наименований номенклатуры (группа А), 20 % стоимости — 25 % наименований (группа В), 5 % стоимости — 65 % наименований (группа С). Существует множество способов выделения групп в ABC-анализе.

Метод АВС широко используется при планировании и формировании ассортимента на различных уровнях гибких логистических систем, в производственных системах, системах снабжения и сбыта.

Эксперты советуют с осторожностью подходить к сдвигам границ ABC групп (80/15/5), дело в том, что обычно на практике используют деление 80 % 15 % и 5 %. В случае если Вы сдвинете границы, внешний слушатель (или эксперт) может сделать неверные выводы исходя из приведенных Вами показателей например для группы «С». Так как его ожидания о группе «С» = 5 % не совпадут с измененными Вами правилами выделения групп [1, 3] .

XYZ-анализ позволяет произвести классификацию ресурсов компании в зависимости от характера их потребления и точности прогнозирования изменений в их потребности в течение определенного временного цикла. Алгоритм проведения можно представить в четырёх этапах:

• 1.    Определение    коэффициентов    вариации    для

• 2.    Группировка ресурсов в соответствии с возрастанием коэффициента вариации;

• 3.    Распределение по категориям X, Y, Z.

• 4.    Графическое представление результатов анализа.

анализируемых ресурсов;

Категория X — ресурсы характеризуются стабильной величиной потребления, незначительными колебаниями в их расходе и высокой точностью прогноза. Значение коэффициента вариации находится в интервале от 0 до 10 %.

Категория Y — ресурсы характеризуются известными тенденциями определения потребности в них (например, сезонными колебаниями) и средними возможностями их прогнозирования. Значение коэффициента вариации — от 10 до 25 %.

Категория Z — потребление ресурсов нерегулярно, какие-либо тенденции отсутствуют, точность прогнозирования невысокая. Значение коэффициента вариации — свыше 25 %.

Реальное значение коэффициента вариации для разных групп может отличаться по следующим причинам:

• •    сезонность продаж;

• •    тренд;

• •    акции;

• •    дефицит и т. д.

Есть несколько разновидностей XYZ-анализа, например анализ плановых данных с фактическими, что дает более точный % отклонения от прогноза. Очень часто XYZ-анализ проводят совместно с ABC-анализом позволяя выделять более точные группы, относительно их свойств.

Коэффициент вариации — это отношение среднеквадратичного отклонения к среднеарифметическому значению измеряемых значений ресурса.

Рассчитывается по формуле (1):

(1) V = f ; a =

£ ^п=10ч-х⁾² , - _ Z n=i2i

; ^

п

п

где:

• •     V - коэффициент вариации;

a - среднеквадратичное отклонение;

• •    х - среднеарифметическое;

• •    x_t - i-тое значение статистического ряда;

• •    п - количество значений в статическом ряде [4] .

Таким образом, применение двух систем анализа позволит наиболее точно оценить индикатор и его качественный состав. Поэтому в индикатор будет уже включены уже три формулы.

Для того чтобы представлять смысл всего ABC-анализа постараемся ответить на вопросы, предложенные в данной статье, чтобы в полной мере понимать для чего необходим анализ, и какие конкретные результаты он сможет принести. Сразу стоит отметить, что мы отвечаем на вопросы, чтобы понять сущность анализа, поэтому данные представленные носят примерный характер.

• 1.    Цель анализа, установить какие лекарственные средства в лечебнопрофилактическое учреждение (ЛПУ) являются наиболее востребованными и что реально необходимо ЛПУ в первую очередь. Дополнительно мы ставим цель о необходимости анализа в каждом ЛПУ республики. Возможно, для малых учреждений, например районных больниц и ЛПУ, он не потребуется, но на более высоком уровне, например, сервисной зоны в целом такой анализ будет наилучшим вариантом.

• 2.    Полученные результаты помогут выявить три основные группы лекарственных средств A, B, C. Данные точно установят связи между группами ЛС и медицинских товаров и затратами на их приобретение, при вычислении мы будем точно знать на что тратим бюджетные деньги.

• 3.    Объектом анализа будут выступать ЛС и медицинские товары, используемые в ЛПУ. Основными критериями будут:

Как в противовес этой цели, мы будем использовать этот анализ на уровне сервисной зоны, чтобы не разбивать и не усложнять систему, а иметь конкретные данные по сервисной зоне, поскольку лекарственные средства стандартизированы для всех людей.

Стоит заметить, что в каждой сервисной зоне есть пациенты, нуждающиеся в особых лекарственных средствах (например, от болезни Гоше), поэтому их стоит отнести в особую группу лекарственных средств. Главное ограничение, которое может возникнуть здесь – это не разбивать лекарственных средств (ЛС) и медицинские товары на мелкие группы, "Экономика и социум" №4 2012 чтобы не создавать излишних вычислений и транспортных расходов на доставку и т.п.

В нашем случае мы будем также представлять, что отображает конкретный индикатор, в противном случае индикатор будет отражать туманную картину о количестве ЛС и медицинских товаров в сервисной зоне.

• 1.    Оборачиваемость (частота использования);

• 2.    Расход лекарственного средства и медицинского товара на 1000 человек (количественная характеристика).

• 3.    Необходимость препарата (жизненно необходимый препарат, препарат и медицинский товар первой помощи).

• 4.    Данный пункт является самым сложным для анализа, поскольку рейтинг препаратов и медицинских препаратов будет зависеть напрямую от критериев. Но можно с уверенностью сказать, что в первую очередь войдут препараты:

5. Для эксперимента воспользуемся первыми двумя методами: 6. Исходя из 4 пункта, мы можем сделать следующие присвоения:

Препараты	Медицинские товары
ЖВНЛС	Шприцы
Антибиотики	Товары для операций
Обезболивающие	Халаты и средства защиты персонала

Таб. 1. Примерное распределение ЛС по группам

эмпирическим и методом суммы. Скорее всего, будем использовать "Экономика и социум" №4 2012                    классическое распределение 80/15/5, поскольку можно точно задать рамки и границы групп, и не боятся при работе всей системы существенно сдвинуть границы, и не получить искаженной информации.

Препараты (1)	Группа 1 (2)	Медицинские товары (3)	Группа 2 (4)
(1)	(2)	(3)	(4)
ЖВНЛС	A1	Шприцы	A2
Антибиотики	B1	Товары для операций	B2
Обезболивающие	C1	Халаты и средства защиты персонала	C2

Таб. 2. Присвоение ЛС и медицинским товарам классификации по группам.

Таким образом, из примерного анализа мы можем получить наиболее точное описание необходимых лекарств. На практике это даст более точную оценку для индикатора, и индикатор будет давать наиболее точную информацию от сервисной зоны. Также данный анализ позволит оперировать реальными данными, а не данными взятыми ниоткуда.

Что же касается XYZ –анализа, то он позволит делать прогнозы потребления ЛС. Поэтому индикатор, помимо собственной формулы можно выключить формулу коэффициента вариации. Однако, при этом стоит заметить что данная формула нужна не всегда, а только для подсчета статистической информации поэтому формулу целесообразно включать в конце периода (например, полугодия, года). Получаем систему уравнений – индикатор и коэффициент вариации (2).

i = (А , + C i + / • + (x , + m)) V = ^-

X

Исходя из описанного выше, мы можем сказать, что совмещая два типа анализа ABC и XYZ, мы можем получить дополнительный инструмент в управлении запасами лекарственных средств, а также их рациональным использованием. Анализ запасов, необходим в столь большой системе закупок для бюджетных ЛПУ. Если только брать во внимание ЛПУ, то даже проведение в них анализа потребует достаточного количества времени, например для г. Казани, где существуют крупные центры:  Детская Республиканская Клиническая Больница (ДРКБ),

Республиканская Клиническая Больница (РКБ), Межрегиональный Кардио-Диагностический Центр (МКДЦ), не считая больниц в каждом районе города.

Возникает вопрос о том, как точно определить, что войдет в анализ, и что именно будет отображать индикатор. Не исключено, что ABC анализ можно применить к ЛПУ, с некоторыми изменениями в алгоритме анализа. При применении анализа важно понимать, что нет второстепенных ЛПУ, и что ЛС должны получать все категории граждан, тогда не будет смысла в самом анализе.