Применение стилистических норм и особенностей в документе

Зачастую у студента возникает проблема создания необходимого документа. Как известно, рассматриваемые виды документов относятся служебным документам, которые функционируют внутри организации. Частым явлением в тексте оказывается нарушение лексических, грамматических и других норм, а также допущение логических ошибок, незнание значения самого документа. Зачастую даже написать заявление может не каждый, причиной тому является неопытность и незнание.

Рогожин М.Ю в своей работе1 приводит наиболее важные сведения об основных правилах ведения деловой переписки и образующих ее документов. Издание содержит ценные практические рекомендации по работе с двадцатью видами деловых документов. Все разделы книги снабжены наглядными примерами для использования в повседневной деловой переписке.

Поставленная в данной статье проблема нашла отражение и во многих научно-исследовательских публикациях. «Текстовые и языковые нормы официально-деловых документов» Алонцевой Н.В. и Томашевич С.Б. В статье анализируются лексические, грамматические и стилистические особенности официально-деловых текстов; определяются основные стилистические черты данных текстов. «Стилистика деловой речи: типичные ошибки» Березиной Н.М.2 О стилистике, которая, по словам Льва Успенского, есть «сложная и тонкая отрасль знания, стоящая на грани науки и искусства», и о стилистических ошибках, связанных с неправильным или неточным употреблением слов, – наш сегодняшний разговор. «Лексикограмматические и стилистические особенности англоязычных документов» Биленко Ж.Л.3 рассматриваются вопросы лексико-грамматических и стилистических особенностей англоязычных документов.

Специфику данной проблемы мы будем рассматривать на примере конкретной организации, а именно на примере Башкирского государственного университета (БашГУ).

БашГУ – это высшее учебное заведение, в котором готовятся специалисты по фундаментальным и многим прикладным наукам. Университет объединяет в своём составе несколько факультетов, на которых существует перечень различных дисциплин, которые держат фундамент научного знания. Для университета выработана своя правовая база, которая содержит в себе устав, регистрационные документы, лицензии, свидетельства о государственной аккредитации, локальные акты, локальные акты по образовательному процессу, положения о структурных подразделениях, формы документов и инструкции по делопроизводству.

В организации работы университета можно столкнуться с любым видом документа, как при приеме на работу или поступлении в ВУЗ, так и в процессе деятельности в самой организации. Рассмотрим самые встречающиеся виды документов, с которыми в повседневности сталкивается каждый студент.

Часто встречающимся видом документа является Заявление. Заявлением называют служебный документ личного характера, регулирующий взаимодействие гражданина и сотрудника или организации. В заявлении освящается только информация узкой направленности и личного характера. Данный документ обеспечивает гражданам реализацию их гражданских прав4.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-20035 бланк письма содержит следующие реквизиты: дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст документа, подпись, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Следует обратить внимание на содержание и расположение структурных составляющих документа. В начале заявления, в верхнем правом углу листа указывается, кому и от кого оно направлено (например, «Декану... факультета (Ф.И.О.) от (Ф.И.О.), студента 2 курса …»). Далее пишется наименование вида документа чаще со строчной буквы, в конце точка не ставится. Далее пишется текст, в котором кратко, но содержательно озвучивается просьба составителя и ее объяснение. Под текстом справа ставится подпись заявителя, а строчкой ниже слева дата написания заявления.

Одной из языковых особенностей заявления считается применение типизированных синтаксических конструкций.

Просьба в заявлении звучит следующим образом: «Прошу разрешить мне + инфинитив (посещать занятия) или винительный падеж (досрочную сдачу экзаменов)…». Варианты: «Прошу выделить, выдать, предоставить, помочь, оказать материальную помощь, отчислить, зачислить, перевести, отремонтировать» и другое.

Причина просьбы может строиться на таких словосочетаниях, как: в связи с (тем, что).., ввиду (того, что).., на основании (того, что).., так как.., по семейным обстоятельствам и другое.

Образец заявления студента с просьбой о разрешении досрочной сдачи сессии звучит следующим образом:

Декану исторического факультета

Хабибуллину Р.К. от студента 2 курса группы «Д», бюджет

Камилова Руслана Валерьевича

Проживающего по адресу: г. Уфа, ул. Айская, 56

Тел. 8 917 848 31 71

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу разрешить мне досрочную сдачу летней сессии в связи с тем, что я буду работать вожатым в летнем лагере «Чайка» в г. Салават.

1.05.2017                                        (Личная подпись)

Иногда заявление визируется должностными лицами (в нашем примере – преподавателями, которые допускают студента до досрочной сдачи экзамена по своему предмету).

Рассмотрим такой вид личной документации как доверенность. Доверенность так же, как и заявление, относится к документам личного характера, но имеет свои содержательные и структурно-языковые особенности. Доверенностью называется документ, содержащий сведения о предоставлении доверенному лицу возможности на совершение определенных действий от лица доверителя (предприятия или гражданина)6. При написании доверенности используются следующие реквизиты: наименование вида документа, текст, включающий Ф.И.О. доверителя, его паспортные данные, Ф.И.О. доверенного лица, его паспортные данные или данные предприятия с написанием его адреса, подпись доверителя, дата оформления доверенности, отметка о заверении подписи доверителя, подпись заверителя, дата, печать7.

Вышеперечисленные реквизиты используются для двух разных типов доверенностей: служебные доверенности. Например, предприятие доверяет должностному лицу пользование служебным автомобилем; личные доверенности. Один гражданин доверяет пользование личным автомобилем другому гражданину8.

Составителем служебной доверенности выступает организация. Данный документ подписывается уполномоченным должностным лицом и заверена печатью учреждения. Кроме того, что в служебной доверенности должны присутствовать необходимые реквизиты, там же нужно указать регистрационный номер. В случае отсутствия срока действия доверенности юридическая сила сохраняется в течение одного года со дня выдачи9.

Составителем личной доверенности выступает физическое лицо. Документ должен быть удостоверен в нотариальном порядке. Для составления доверенности используется формат листа А4 или А5. Без даты оформления документа, подписи доверителя и отметки о заверении доверенность считается недействительной10.

Наличие ошибок, поправки в тексте или зачеркивания и другое в доверенности не допускается, так как в этом случае данный документ утрачивает свою юридическую значимость. Необходимо так же брать во внимание несколько особенностей языкового порядка: употребление формы первого лица единственного числа личного местоимения с приложением.

В доверенности употребляется следующая конструкция: «Я, … (данные о доверителе), доверяю (поручаю) … (данные о доверенном лице) + инфинитив (получить) ..».

Доверенность иногда появляется в повседневной учебной жизни. В университете студенты могут доверить получение стипендии старосте группы. В таком случае документ представляет собой следующее:

ДОВЕРЕННОСТЬ Я, студентка 2 курса группы «Д» исторического факультета, Валишина Юлия Робертовна (паспортные данные), доверяю в получении стипендии за сентябрь 2016 года старосте группы Сидаренко Эдуарду Валерьевичу (паспортные данные). Подпись 01.09.2016г. Подпись Валишиной Ю.Р. удостоверяю Декан исторического факультета Хабибуллин Р.К.Дата Печать

Следует рассмотреть расположение реквизитов документа. Название документа находится в центре, подпись доверителя справа, ниже слева дата, под датой отметка о заверении подписи доверителя.

Важно отметить, что как заявление, так и доверенность относятся к типовым документам, иначе говоря упущение обязательных структурных элементов приведет к тому, что документ будет счиаться недействительным.

К типовым документом относится расписка. Распиской называют официальный документ, который подтверждает получение денег, документов, ценных вещей и т.д. и заверяется подписью получателя. Назовем реквизиты этого документа: наименование вида документа; текст, включающий Ф.И.О. дающего расписку, его паспортные данные, наименование учреждения, организации и лица, от которого получено что- либо, точное наименование полученного с указанием количества или суммы (с подписью); подпись получателя; дата оформления доверенности11.

Для расписки, которая имеет важность, необходимо заверить в организации или же у нотариуса. Например: РАСПИСКА Я, студентка 2 курса группы «Д» исторического факультета Валишина Юлия Робертовна (паспортные данные), получила со склада библиотеки раздаточные учебные материалы по немецкому языку в количестве сорока экземпляров. Подпись 25.10.2016 г.

Как упоминалось выше, личные и информационно-справочные документы составляют кадровую документацию в организации. Информационно-справочная документация это, в первую очередь, относятся служебная, докладная и объяснительная записки.

В повседневной практике студенты иногда сталкиваются с составлением такого рода документа как служебная записка. Как написать служебную записку? Записка является одним из наиболее распространенных и востребованных способов взаимодействия между студентами и их руководством. Чтобы более детально разобраться с правильным написанием данного документа и проанализировать его стилистические особенности обратимся к образцу служебной записки.

Служебной запиской называется документ, циркулирующий внутри организации и способствующий более оптимальной работе, решению производственных ситуаций.12. Служебная записка в первую создается для оповещения ответственного лица о возникновении проблемы или вопроса, а также внесении предложений и согласования по их решению.

Служебная записка, как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД).Тем не менее этот документ часто применяется в деловой практике. Поэтому составлять служебную записку необходимо в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-200313 для достижения стандартизации оформления документации. Требования к оформлению служебных записок прописаны в инструкции по делопроизводству БашГУ14.

Директору учебно-научного археологического музея Бахшиевой А.К.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Просим Вас предоставить археологические находки 25 января 2016 года с 11:30-15:00 историческому факультету в связи с проведением Дня Студента «Татьянин День - 2016» БашГУ.

Декан исторического факультета                        Хабибуллин Р.

К.

Исполнитель: Хафизова Р.Р.

(Тел.): 89656628010

Здесь сразу нужно отметить, что в данном образце ряд реквизитов отсутствует, а именно дата составления и регистрационный номер служебной записки. Согласно разным источникам, такой вариант допускается, так как это документ, не имеющий официального статуса. Тем не менее, в документе указано место для проставления даты. Датой служебной записки должна являться дата ее составления и подписания.

Говоря о стилистике, документ является трафаретным и представляет собой образец-схему, так как имеет место всего одно употребление реквизита в качестве начального элемента, определяющего сам тип текста. В самом тексте мы встречаем стандартное словосочетание, употребляющееся как побуждение к действию: «в связи с проведением…». Это служит примером стандартизации лексики в тексте.

Заметим, что порядок расположения «желание автора + формулировка поручения + срок» здесь нарушен. О чем это говорит? Составитель данного документа столкнулся с трудностями полноты изложения сути в тексте. Данный момент упирается на «культуру сложных предложений по способу подчинения в канцелярском стиле». При этом логическая связь между словами нарушена, поэтому в данном случае верным будет изменить структуру предложения. Также наблюдается возникновение смещенного логического ударения, которое ставится на последнее слово в предложении.

Взяв во внимание вышеупомянутые замечания, составим верный текст документа. « В связи с проведением в БашГУ мероприятия «Татьянин день – 2016» просим вас предоставить историческому факультету 25 января 2016 года с 11:30 по 15:00ч. археологические находки».

В заключение отметим, что подходить к составлению любого вида деловых документов нужно ответственно и не допускать ошибок, так как отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документы не будут иметь юридической силы. На примере документов, использованных в данном пункте, мною были разобраны и проанализированы их стилистические особенности, а также внесены некоторые комментарии по допущению ошибок при составлении текста документа. Также в данном пункте даны краткие описания документам, с которыми студенты сталкиваются или могут столкнуться во время их учебной деятельности.