Применение SWOT-анализа в бюджетных учреждениях

SWOT-анализ – это анализ сильных и слабых сторон организации, а также возможностей и угроз со стороны внешней окружающей среды. «S» и «W» относятся к состоянию организации, а «O» и «T» к внешнему окружению организации.[3, c.205-207]

Таким образом, анализ сильных и слабых сторон бюджетного учреждения (SWOT-анализ) должен выявить:

• -    S (strengths) - сильные стороны учреждения, способы их усиления и возможности использования;

• -    W (weaknesses) - слабые моменты в работе учреждения, которые необходимо преодолеть для успешной работы в будущем;

• -    О (opportunities) - возможности развития;

• -    Т (throats) - ограничения и проблемы, с которыми может встретиться учреждение в процессе достижения намеченных целей.

Можно выделить следующие основные направления, по которым необходимо анализировать сильные и слабые стороны бюджетных учреждений (таблица 1).

Таблица 1  - Направления анализа сильных и слабых сторон бюджетных учреждений

Направление анализа	Содержание анализа
Оказываемые услуги	Виды, стоимость, спрос, уникальность, место реализации, качество, доступность, сервис, работа с потребителями
Персонал	Наличие, квалификация, текучесть, готовность и внедрение новых профессиональных и организационных технологий
Производственные фонды учреждения	Износ, новое оборудование, соответствие нормативным значениям
Финансовое положение учреждения	Источники дохода, источники финансирования, расходы, доходы

И рассмотрим основные направления анализа возможностей и проблем учреждения:

• 1.    Возможные потребители. Круг потребителей может увеличиться за счет увеличения номенклатуры услуг, рекламы и др.

• 2.    Конкуренты. Здесь анализ проводится по номенклатуре услуг, их стоимости, качеству, доступности, месту реализации, сервису.

• 3.    Внедрение новых профессиональных технологий (например, медицинских, образовательных).

• 4.    Внедрение новых организационных технологий.

При этом стоит отметить, что при планировании деятельность бюджетного учреждения необходимо выполнять анализ сильных и слабых сторон (SWOT-анализ) по всем его подразделениям. Выводы должны быть объективными, то есть не нужно скрывать слабые места и недостатки, необходимо дать объективную оценку учреждению.

Далее рассмотрим элементы SWOT-анализа в бюджетных учреждениях подробнее.

Для этого необходимо определиться с тем, какие именно услуги оказывает бюджетное учреждение и насколько точно данные услуги соответствуют целям учреждения и его отдельных подразделений, а также выделить те виды услуг, которые являются более привлекательными для потребителей.

Здесь необходимо понимать, что потребитель платит не за конкретно оказываемую услугу, а за определенную совокупность преимуществ, которая решает проблему потребителя.

И уже данная совокупность преимуществ включает в себя 4 элемента маркетингового комплекса:

• -    характеристики самой услуги, оказываемой бюджетным учреждением (в частности, используемой технологии)

• -    цену услуги

• -    информацию об оказываемой услуге

• -    место оказания услуги.

После этого руководству учреждения необходимо оценить, какие из вышеуказанных элементов существенны для потенциальных потребителей, какие особенности оказания услуг надо поддерживать и что необходимо заменить.

Рассмотрим данную ситуацию на конкретном примере.

Пример 1. SWOT – анализ одного из бюджетных учреждений показал, что недавно внедренная услуга не пользуется спросом среди потребителей. Причиной такой ситуации оказалась недостаточная информированность в городе о данной услуге и ее возможностях. И только реклама (бесплатные выступления сотрудников учреждения на семинарах, записи на сайте данного учреждения) сделала услугу востребованной.

Еще одним фактором, от которого зависит успешная работа учреждения является талант руководителя и квалификации его подчиненных. Так, нет смысла планировать внедрение новых прогрессивных технологий, если нет профессионалов, имеющих достаточную квалификацию для их реализации или способных повысить квалификацию в требуемом направлении.

Пример 2. Полученное бюджетным учреждением района Республики Мордовия при реализации определенной программы оборудование стояло в течении двух лет нераспакованным, так как в учреждении не нашлось ни одного сотрудника, умеющего работать на данном оборудовании, и ни одного специалиста, желающего получить соответствующую квалификацию. И только в результате обращения к администрации района был приглашен специалист, владеющий нужными навыками.

Также качество услуг, оказываемых бюджетным учреждением, во многом зависит от производственных фондов (состояние зданий, имеющиеся оборудования, транспортные средства), которые имеются у него.

В процессе анализа необходимо выяснить соответствуют ли помещения нормативным показателям, определить износ и моральное старение оборудования, а также другие положительные и отрицательные факторы, которые могут как помочь повысить эффективность предоставляемых услуг, так и помешать успешному продолжению текущей деятельности учреждения.

Пример 3. В процессе распределения дополнительных субсидий был выполнен анализ текущего положения (SWOT-анализ) материальнотехнической базы всех бюджетных учреждений региона. При распределении средств преимущество имели те учреждения, которые убедительно обосновали необходимость получения дополнительных бюджетных ассигнований (на ремонт зданий, закупку нового оборудования и т.д.) и представили реалистичный план использования запрашиваемых средств.

Цель анализа финансового положения состоит в том, чтобы дать объективную оценку возможностей учреждения в условиях существующего финансового обеспечения, найти новые источники доходов и повысить эффективность расходования бюджетных средств.

Итогом анализа будут выводы о прибыльности или убыточности деятельности учреждения, а также будут выявлены организационные недостатки, касающиеся, в частности, использования полученных от распорядителя средств и привлечения новых.

Во-первых, необходимо проанализировать все доходы за выбранный отчетный период (полгода, год) отдельно по двум группам:

• -    доходы, поступающие от главных распорядителей (распорядителей) бюджетных средств;

• -    доходы от оказания платных услуг.

Анализируется доля каждого источника в структуре дохода и с учетом выполненного ранее анализа оказываемых услуг, персонала и производственных фондов, оценивается возможность сохранения или увеличения дохода, выявляются перспективные направления деятельности.

Во-вторых, нужно провести анализ всех фактических расходов за отчетный период, включая задолженность текущего периода (по заработной плате, коммунальным и арендным платежам, налогам и другим статьям).

Сопоставление доходов и расходов учреждения позволяет выявить причины сложившегося положения. Если получены прибыль необходимо выделить те сильные стороны, которые позволили обеспечить успешную работу, и закрепить их. Если получен убыток, то необходимо обнаружить недостатки и предложить пути избавления от них.

Выполненный корректно SWOT - анализ позволит принять маркетинговую стратегию, учитывающую, в частности, методы оплаты услуг организации из государственных средств, ценовую политику в отношении других услуг, сбалансировать бюджет учреждения.

Так, при согласовании государственного (муниципального) задания необходимо сравнить реальную себестоимость услуги с нормативами ее стоимости, запланированным заданием. Если расчетная себестоимость услуги окажется существенно выше запланированного заказом норматива, возникает необходимость дополнительных переговоров и, возможно, повышения государственного (муниципального) норматива или ограничения номенклатуры и количества услуг, оказываемых в пределах задания. Остальные, более дорогостоящие, услуги можно оказывать на платной основе.

Анализ потребителей услуг учреждения, анализ их запросов, а также возможностей привлечения новых потребителей к получению услуг в конкретном бюджетном учреждении является важнейшей частью SWOT-анализа. Главная его цель — решить, какие именно услуги нужны уже имеющимся потребителям, а также определить количество потенциальных потребителей в будущем.

Планируя те или другие услуги, необходимо четко представлять, кому именно они предназначены и каким образом можно привлечь конкретных потребителей, безадресные услуги, как правило, остаются невостребованными.

При планировании услуг нужно объективно и критически оценить, не перейдут ли уже существующие клиенты к конкуренту, удастся ли привлечь новых потребителей услуг. Для этого необходим анализ достоинств и недостатков потенциальных конкурентов, позволяющий ответить на вопрос, чем услуги данного учреждения отличаются от услуг конкурентов с точки зрения ассортимента, цены качества, доступности, культуры обслуживания.

Результатом анализа может быть не только предложение о внедрении новых услуг, но и отказ от их внедрения, если существуют более эффективные альтернативные варианты оказания услуг.

Одним из итогов анализа может стать вывод о необходимости внедрения новых технологий. Он достаточно привлекателен, однако следует еще раз обратиться к предыдущим разделам, чтобы уточнить все возможности и проблемы, связанные с таким внедрением.

Возможности — это наличие специалистов, оборудования, помещений и других ресурсов. Нехватка любого из перечисленных компонентов может стать серьезной проблемой, и тогда надо выяснить, найдутся ли возможности для ее решения. Может возникнуть необходимость выбора между различными вариантами внедрения новых технологий, тогда потребуется тщательный анализ затрат и результатов, ожидаемых при выборе альтернативных вариантов. [2, c.135-137]

Таким образом, использование методов стратегического анализа позволит руководителю учреждения:

• -    своевременно адаптироваться к изменяющимся факторам внешней среды (раннее предвидение и избегание политических, экономических, законодательных угроз);

• -    наиболее эффективно распределять и использовать предоставленные ресурсы (максимально использовать имеющиеся возможности).