Принципы успешного делегирования полномочий

Делегирование – это процесс передачи задач и ответственности другому человеку или команде в рамках организационной иерархии или рабочей группы. Это важный инструмент управления, позволяющий эффективно распределять задачи, высвобождать время руководителей для выполнения стратегических задач, а также развивать и мотивировать сотрудников [1, с. 79; 4, с. 93].

Делегирование полномочий или ответственности может осуществляться как внутри подразделения, так и всей организации. При этом делегироваться могут задачи и обязанности разного плана, в зависимости от ситуации и поставленных целей. Одним из наиболее распространенных случаев делегирования является передача руководителем повседневных или периодических задач, таких как, например, формирование отчетов или сбор данных и обработка информации.

Кроме того, руководитель может делегировать задачи, требующие специальных знаний или навыков, которые могут быть более развиты у подчиненных. Грамотный руководитель не должен бояться делегирования, поскольку подчиненный сможет лучше выполнить данную работу, и эф- фективность подразделения в целом повысится.

Ввиду сильной загруженности даже самый опытный и талантливый руководитель не всегда способен выполнить весь объем работы самостоятельно, поэтому ему приходится делегировать подчиненному решение определенной проблемы и даже распределение задач между участниками [2, с. 74]. В этом случае различные аспекты работы будут осуществляться эффективно, а способности, знания и опыт сотрудников будут использоваться максимально продуктивно.

Делегирование отличается от обычного распределения обязанностей между сотрудниками тем, что в этом случае передаются задачи, находящиеся в компетенции руководителя. Делегируя полномочия, руководитель, по сути, поручает другим часть своей работы и возлагает на них ответственность за ее выполнение [3, с. 57]. Таким образом, делегирование является еще и одним из способов морального поощрения – посредством делегирования полномочий подчиненный получает возможность проявить инициативу и самостоятельность, развить себя как личность, повысить чувство собственного достоинства и удовлетворенность работой.

Стоит отметить, что делегирование может включать как временные задачи и обязанности, так и долгосрочную передачу ответственности. При этом за менеджером сохраняется управленческая ответственность – ответственность за лидерство, которая не может быть делегирована [4, с. 93].

Однако не секрет, что делегирование, являясь очень полезным элементом трудовой деятельности менеджера, в то же время является одним из самых сложных направлений трудового функционала руководителя. Успешное делегирование требует от руководителя тщательно планировать процесс и придерживаться определенных правил. В зависимости от авторов, изучающих современный менеджмент, определяется различное количество принципов, соблюдение которых способствует повышению эффективности делегирования, перечислим основные из них:

В качестве базового принципа можно выделить четкое определение задачи. Прежде чем делегировать задачу, необходимо ясно определить ее цель, образ конечного результата и ограничения. Руководитель должен быть уверен, что сотрудники понимают задачу и обладают всеми необходимыми знаниями и ресурсами для ее успешного выполнения.

Руководитель должен дать конкретные инструкции и описать ожидания от решения задачи, сформулировав ожидаемый конечный результат, сроки и критерии оценки. При делегировании важно убедиться, что сотрудник полностью и правильно понимает поставленную перед ним задачу. При этом гораздо эффективнее будет объяснить не только суть задания, но и его смысл и цель, чтобы повысить уровень осознанности, и, соответственно, мотивацию исполнителя [4, с. 97-98]. Сотрудникам необходим доступ к необходимой информации, поскольку важность поручения во многом определяется полнотой и своевременностью получения информации [4, с. 95].

Эффективность делегирования также зависит от правильного выбора сотрудника. Руководитель должен тщательно выбирать сотрудника, которому будут делеги- рованы полномочия. Необходимо учитывать его способности, навыки, опыт и интересы, чтобы быть уверенным в его способности выполнить задание качественно и в срок. Кроме того, стоит убедиться, что сотрудник способен и хочет взяться за это дело.

Руководитель устанавливает четкие механизмы отчетности и контроля выполнения задания, оставаясь в курсе процесса и возможных проблем. Подчиненный, в свою очередь, принимает на себя ответственность за выполнение делегированной задачи. Чрезмерный контроль в этом случае может замедлить рабочий процесс и снизить его эффективность. Сотрудник должен четко понимать, когда, как часть и в какой форме он будет отчитываться руководителю о выполнении поручения.

Особую важность в процессе делегирования имеют доверие и поддержка со стороны руководителя. Необходимо предоставить сотруднику возможность самостоятельно решать проблемы и принимать решения, связанные с делегированием, вплоть до права подписи документов, если это необходимо и возможно. Руководитель должен создать атмосферу доверия и быть готовым поддержать сотрудника, если возникнут трудности или вопросы. Для эффективного выполнения поставленной задачи сотруднику необходима уверенность в том, что при возникновении сложностей или проблем, он всегда сможет получить помощь и поддержку.

Обратная связь также играет важную роль в процессе делегирования. В соответствии с управленческими функциями руководитель должен отслеживать результаты выполнения поставленной задачи и предоставлять сотруднику обратную связь по итогу выполненной работы. Кроме того, налаженная обратная связь при промежуточном контроле позволяет избежать возможных ошибок на последующих этапах, когда корректировка задания становится сложнее и дороже [4, с. 77]. При этом одинаково важно не только выявить недостатки в работе и дать рекомендации по поддержке, но и отметить успешные результаты. Это поможет развить навыки сотрудника и повысить его мотивацию.

Особого внимания в свете эффективности делегирования заслуживает развитие персонала. Передача полномочий не только дает подчиненным возможность более эффективно решать новые проблемы, но и является эффективным инструментом обучения. Руководитель должен стимулировать профессиональное развитие сотрудников, чтобы они успешнее справлялись с поставленными перед ними задачами в будущем. Недостаточная компетентность персонала часто является настоящей проблемой и препятствием при делегировании полномочий.

Делегирование полномочий дает множество преимуществ, которые способствуют более эффективному функционированию организации и развитию персонала. Стоит помнить, что делегирование требует от руководителя терпения, гибкости и доверия к своим подчиненным. Соблюдая принципы успешного делегирования полномочий, руководитель может раскрыть потенциал своей команды, повысить производительность и добиться лучших результатов.