Приобретение достаточного навыка создания электронных архивов студентами гуманитарных направлений

Статья [1], являясь базисом исследования авторов, послужила отправной точкой для дальнейшего развития темы электронных архивов в обучении у гуманитарных направлений. Она раскрывает данную тему с точки зрения минимума знаний и умений при знакомстве с электронными архивами на примере MS Access. Однако можно предположить, что для работодателя, желающего принять на работу специалиста по электронным архивам, этих умений и навыков у будущих выпускников будет недостаточно. В настоящей статье авторы задались вопросом о минимуме владения современной технологией баз данных, при котором выпускник будет являться грамотным специалистом, готовым влиться в среду, связанную с электронными архивами и СУБД.

В математической теории игр вводятся понятия «максимин» и «минимакс», а также доказывается, что максимин всегда не больше, чем минимакс [2]; и, если он его достигает, то говорят, что существует «седловая точка», удовлетворяющая обоих участников игры. Если принять за максимин, как раз, максимально возможные знания студента-гуманитария, а за минимакс ‒ минимальные требования от него как специалиста, то возникает понятная аналогия с теорией игр. О существовании подобной «седловой точки» и о том, что она из себя представляет, авторы пытаются ответить в данной статье.

Прежде, чем перейти к реализации ответов на эти вопросы, авторы вышли с инициативой к разработчикам основной образовательной программы по направлению 46.03.02 «Документоведение и архивоведение» (данная учебная программа бакалавриата содержит дисциплину «Электронные архивы» [1] о дополнении области профессиональной деятельности выпускников, освоивших данное направление бакалавриата пунктом «создание и обеспечение электронного архива с использованием информационно-коммуникационных технологий и ведение соответствующей нормативно-методической работы». И, в соответствии с этим, дополнительной профессиональной компетенции с формулировкой «владение принципами и методами оптимизации документопотоков, в том числе посредством создания и(или) использования электронных архивов». Инициатива была принята и на сегодняшний день проект собственного образовательного стандарта ННГУ им. Н.И. Лобачевского по направлению 46.03.02 «Документоведение и архивоведение» находится на рассмотрении к утверждению [3].

Необходимые, по мнению авторов, дополнения к государственному стандарту по направлению 46.03.02 стали возможны, в том числе и потому, что в ННГУ им. Н.И. Лобачевского с 2012 года действуют самостоятельные стандарты по некоторым направлениям подготовки [4,5]. Разработка собственных стандартов ННГУ была начата с направлений в области информационно-коммуникационных технологий. Но опыт, полученный при этом, всецело относится как общей методике разработки стандарта ННГУ по любому направлению, так и к особым приемам, позволяющим учесть особенности конкретных программ, нацеленных на разработку и эксплуатацию программного обеспечения, каким является предмет создания и использования электронных архивов [6,7]. За это время появилась и функционирует развитая система учебно-методической документации, локальных нормативных актов, регулирующих вопросы создания и реализации самостоятельно установленных стандартов ННГУ.

В [1] обсуждался вопрос: «Почему выбор пал на MS Access?», а также предлагалось задание для начального знакомства с базами данных. Итак, а что же можно предложить студентам реализовать «на выпуске». В процессе обучения студентов в курсе «Электронные архивы» рекомендуется литература: [8-10] ‒ книга-учебник для изучения теоретической части, [10, 11] ‒ для рассмотрения различных примеров на практике. В последней приводится пример построения реляционной базы данных, которая в этой книге является фундаментом для основных стандартных приемов работы в Access с базами данных, таблицами, запросами и т.п. Авторы статьи предполагают, что этот представленный и описанный в книге пример является показательным для умения работать с базами данных и одновременно «вершиной мастерства» большинства гуманитариев в этом направлении, поэтому он и взят авторами статьи в качестве выпускной работы по данной дисциплине.

Реализация

Создание таблиц

Студентам ставится задача: реализовать базу данных «Учебный процесс». Как отмечалось в [1], желательно сделать электронный архив полезным и в дальнейшем его использовать.

Студенту (как и любому человеку) сложно контролировать логическую взаимосвязь вводимых данных, и как показывает практика, получение нужного результата не достигается с первого раза. Поэтому еще до начала работы в MS Access нужно разработать логическую структуру базы данных (БД) «Учебный процесс». На рисунке 1 представлена инфологическая модель предметной области БД. Курсивом выделены ключевые поля, стрелками связь полей, скобками – связь по составному ключу.

Рис. 1. Логическая структура БД

Работа непосредственно в MS Access начинается с создания семи таблиц: «Группа», «Изучение», «Кафедра», «Предмет», «Преподаватель», «Студент», «Успеваемость» путем задания столбцов в таблицах и присвоения им определенных параметров. Рассмотрим реализацию данной задачи на примере таблицы «Предмет».

Данная таблица содержит столбцы: Код предмета, Название предмета, Всего часов, Лекции, Практика, Семестров, Программа, каждому из которых нужно присвоить свой тип данных со своими параметрами. Так, например, поле Часы (столбец «Всего часов») содержит тип данных «Числовой» с ограничением не более 300 часов (рис. 2).

Рис. 2. Пример задания типов данных столбцов таблиц

Создание связей между таблицами и заполнение таблиц данными

Следующий важный этап – создание связей ключевых полей семи таблиц (Рис.3). К данному этапу задания студенты знают и различают виды связей между таблицами: «один к одному», «один ко многим», «многие ко многим». Для дальнейшей корректной реализации запросов и отчетов студентам рекомендовано создать тип связи «один ко многим». Связи между объектами модели данных реализуются одинаковыми реквизитами – ключами связи в соответствующих таблицах. При этом ключом связи всегда является уникальный ключ главной таблицы. Ключом связи в подчиненной таблице является либо некоторая часть уникального ключа в ней, либо поле, не входящее в состав первичного ключа (набор определенных признаков, уникальных для каждой записи) (например, код кафедры в таблице «Преподаватель») [10].

Рис. 3. Пример связи таблиц в базе данных

Дополнительно нужно обратить внимание студентов на то, что сначала нужно связать таблицы, а потом уже заполнять их данными. Пример заполнения та блицы «Из учение» на рисунке 4.

Э изучениеХ
	Номер груп ▼	Кодпредм< -	Табельный	* Видзанятиь	ЧАСЫ	* Средний ба	•
	± 22!	01	102	пр		60	0
	В 101	02	101	лек		25	0
	В 101	02	201	лек		25	0
	В 101	02	202	пр		50	0
	В 101	03	301	лек		30	0
	В 101	03	302	пр		20	0
	± 101	04	401	пр		50	0
	в 101	05	501	лек		20	0
	В 101	05	502	пр		50	0
	в 101	Об	601	лек		0	0
	+ 102	01	101	лек		20	0
	в 102	01	103	пр		180	0
	В 102	04	401	лек		2	0
	В 105	01	101	лек		20	0
	В 201	01	102	пр		180	0
	+ 202	04	403	пр		70	0
	В 203	01	101	лек		20	0
	В 204	05	503	пр		100	0

Рис. 4. Пример заполнения таблицы данными

Создание запросов

Студентам предлагается выполнить различные виды запросов: однотабличных (рис. 5) и многотабличных (рис. 6). На сегодняшний день студенты сталкиваются с обилием различной информации, чтобы минимизировать информационный шум вокруг себя во время учебы и в дальнейшем в профессиональной деятельности, навык логически обоснованного запроса необходим, чему в том числе, способствует задание «Создание запросов» в БД.

Имя таблицы:

Сортировка: Вывод на экран: Условие отбора:

Рис. 5. Задание условий запроса в одной таблице

Рис. 6 Задание условий запроса нескольких связанных таблиц

5 Запроса^ jil Запроёз\

Создание форм

В предыдущей статье [1] мы остановились на этапе «Создание запросов». В этот раз работа рассчитана на более высокий уровень, поэтому студентам предлагается задание «Создание форм», однотабличных и двухтабличных. Это задание является для студентов привлекательным еще и потому, что здесь можно проявить некоторое творчество в оформлении и представить результат этого творчества (рис. 7, 8). Нужность и полезность работы документоведа и архивоведа наглядно демонстрирует реализации готового продукта, причем желательно среди широких масс (например, сотрудников предприятия). Меньшинство сотрудников работает непосредственно с БД, большинство же – с готовыми формами, как потребители. Поэтому для хорошего специалиста важно иметь опыт работы и в той, и в другой группе.

Рис. 7. Создание двухтабличной формы в конструкторе

Рис. 8. Наглядный результат представления заполненной формы

Кнопочная форма «Учебный процесс» выполняет функции главной панели управления всего массива одноименного задания. Данная форма содержащая кнопки «Задачи деканата», «Задачи кафедры», «Задачи учебного отдела», которые в свою очередь ссылаются на подчиненные формы «Изучение», «Преподаватель», «Студент», «Успеваемость». На рисунке 9 показан переход «Учебный процесс» - «Задачи деканата» - «Успеваемость».

Рис. 9 Переход между главной и подчиненными формами базы данных

Создание отчетов

Завершающий этап – создание отчетов: по одной таблице, двум и более. В каждом варианте выпускной работы содержится своя задача по созданию отчета, который содержит встроенный подчиненный отчет. На рисунке 10 представлен отчет в режиме конструктора на основе таблиц «Кафедра» и «Преподаватель» со встроенным подчиненным отчетом. Для специалиста важно видеть конечный (или промежуточный, но необходимый) результат своей работы. Важно, как с моральной точки зрения, так с точки зрения информационного обеспечения руководства. Отчеты в БД – это и есть результат, направленный на оформление и распространение, накопление и хранение сводок данных.

Рис. 10. Создание формы отчета

Заключение

Изучение дисциплины «Электронные архивы» направления 46.03.02 «Документоведение и архивоведение» покрывает такие компетенции, как ПК-14: владением навыками использования компьютерной техники и информационных технологий в документационном обеспечении управления и архивном деле; ПК-15: способностью совершенствовать технологии документационного обеспечения управления и архивного дела на базе использования средств автоматизации; ПК-20 способностью использовать правила организации всех этапов работы с документами, в том числе архивными документами [12]. Поэтому задание, описанное в статье также направлено на реализацию этих профессиональных компетенций. К тому же у дисциплины (и у задания) есть обязательства перед дополнениями в проекте самостоятельного стандарта ННГУ. Все это подчеркивает важность и нужность навыка создания баз данных, как электронных архивов. Естественно, овладение соответствующим навыком невозможно без большой интенсивной самостоятельной работы. Поэтому и необходимо иметь четко разобранный пример, интуитивно понятный для его повторения в рамках собственной реализации и, в то же время, достаточно полный для изучения возможностей какой-либо реляционной системы управления базами данных, в данном случае СУБД MS Access. Владение ею на должном уровне, например, на уровне осмысления и самостоятельного повторения реляционной базы данных «Учебный процесс», и есть тот достаточный уровень выпускника направления «Документоведение и архивоведение», желаемый для работодателя.