Проблема выбора СЭД для предприятий

Работа по автоматизации делопроизводственных процессов началась в России ещё в начале 90-х годов. Существенным шагом в упорядочении работы со служебной документацией стало внедрение в 1997 г. Системы автоматизации документооборота и делопроизводства – САДД. Программный комплекс был разработан по заказу Банка России на базе типового программного продукта одной из фирм, специализирующейся на автоматизации работы с документами. Как правило, система электронного документооборота включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов. В последние годы компа- нии переходят на системы электронного документооборота (СЭД), потому что хотят экономить и не тратить дорогое время сотрудников на непроизводственные цели. Если раньше переход на СЭД был, скорее, инновацией, модной «фишкой», то сейчас это условие существования организации на рынке. Приходится переходить на электронный приём и отправку документов партнёрам. На рост СЭД в значительной степени влияет курс на им-портозамещение, а также тенденции повышения мобильности сотрудников предприятий в новых условиях цифровой экономики.

Система электронного документооборота (СЭД), или EDMS (Electronic Document Management Systems), – это система автоматизации работы с документами и бизнес-процессами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и др.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками. Методологии СЭД стали разворачиваться к управлению бизнес-процессом, что обусловлено внедрением новых информационных технологий в деятельность предприятий. Автоматизация биз-нес-процессов – Workflow (в переводе с английского – «поток работ») – означает систему, которая координирует выполнение задач в рамках бизнес-процессов компании. Использование системы внутреннего электронного документооборота позволит избавиться от бумажной волокиты и долгого согласования документов. Система подскажет, как правильно оформить внутренний документ, а сроки исполнения задач контролируются с помо- щью напоминаний.

Гибрид системы документооборота Workflow и электронного архива – ECM-система (система управления корпоративным контентом). Она отвечает не только за маршрутизацию процессов, но и хранит важные файлы, организовывает сотрудникам удалённый обмен знаниями. Иногда включает также CRM-систему для хранения истории и контроля взаимодействия с клиентами.

Сегодня на рынке представлено немало программных продуктов автоматизации делопроизводства. Внедрение компьютерных систем не всегда сопровождается существенной оптимизацией и унификацией документационных процессов. Требуется дальнейшее исследование этого вопроса, основанное на анализе российского рынка программных продуктов.

Заказчики выделяют одну главную задачу, которую призвана решить любая системы ЕСМ: обеспечение единого окна доступа к архивной и справочной информации в электронном виде. Вендоры рынка СЭД стремятся к удовлетворению запросов заказчиков. Ситуация осложняется из-за недостаточной проработанности законодательства, а также высокой степени диверсификации требований заказчиков. Нередки требования того, чтобы заказчик мог самостоятельно дорабатывать приобретённые системы.

Цель и задачи выбора программ автоматизации документооборота – анализ преимуществ СЭД для быстрого и эффективного внедрения по доступной цене для предприятий.

Выбор СЭД зависит от уровня зрелости документооборота в компании и готовности её к организации электронного документооборота, а также от того, что заказчик хочет получить от СЭД, какими ресурсами он располагает для достижения желаемого (денежными, человеческими и др.).

Рассмотрим основные факторы, влияющие на выбор СЭД [3]:

• 1.    Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.

• 2.    Требования по соответствию определённым стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.

• 3.    Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьёзно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.

• 4.    Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.

• 5.    Требования к безопасности (шиф-

• рование, организация доступа). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.

• 6.    Требования к цене. Применение недорогой, но качественной программы.

Таким образом, задача выбора СЭД для организаций сегодня имеет особую актуальность: фактически, приходится выбирать не просто одну из прикладных систем, которую легко заменить. Речь идёт о выборе весьма значимого компонента ИТ-инфраструктуры предприятия, и цена ошибки здесь очень высока.

В настоящее время на российском рынке представлено множество систем. TAdviser, ведущий экспертный центр по автоматизации государства и бизнеса в России, проанализировал позиции вендоров на отечественном рынке СЭД. Для сравнения выбран топ-10 СЭД/ЕСМ по количеству реализованных проектов в России в 2018 г. (таблица 1).

Таблица 1 – Количество реализованных проектов в России в 2018 году

№	Название продукта	Количество проектов	% реализации проектов
1	Directum	801	24,53 %
2	Elma	607	18,59 %
3	DocsVision	537	16,45 %
4	Дело (ЭОС)	458	14,03 %
5	Тезис (Haulmont)	244	7,47 %
6	1С:Документооборот 8	197	6,03 %
7	Microsoft SharePoint	136	4,17 %
8	NauDoc (Naumen)	111	3,40 %
9	Е1 Ефрат (Cognitive Technologies)	87	2,66 %
10	Visary (Визари АИС)	87	2,66 %
	Сумма проектов	3 265

Рисунок – Распределение реализованных проектов между СЭД/ЕСМ на территории России по итогам 2018 года

DIRECTUM – один из лидеров компаний на рынке СЭД в России, постоянно совершенствует технологии и продукт уже 20 лет. Партнерская сеть DIRECTUM насчитывает более 120 партнёров в 40 регионах России и СНГ. Компания предоставляет комплекс услуг: внедрение по выверенной технологии, модернизация ключевых бизнес-процессов, квалифицированное обучение, консультации по развитию системы после внедрения, что выгодно отличает её от других систем.

Реализация интерфейса рабочих служб и клиентов (приложений) для работы в системе DIRECTUM осуществляется с помощью блока IS-Builder Runtime Environment (реализует интерфейс служб и пользовательских приложений,в том числе сторонней разработки) для доступа к системе). Предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder легко освоить, поэтому IТ-специалисты заказ- чиков смогут быстро адаптировать систему управления электронным документооборотом под требования компании. На базе платформы DIRECTUM создаётся единая система управления документооборотом, обеспечивается совместная работа c множеством других решений: 1) учётными системами (1С: Предприятие, SAP, Microsoft Dynamics AX и т.д.); 2) сервисами обмена документами (Synerdocs, Диадок); 3) офисными пакетами и приложениями (Microsoft Office, LibreOffice, OpenOffice.org, МойОфис).

В начале 2015 г. была анонсирована облачная ECM-система Directum RX, которая предлагается по модели SaaS (Модель SaaS (Software as a Service, что в переводе означает «программное обеспечение как услуга») – это система продажи программного продукта, при котором доступ пользователю предоставляется через Интернет). Спрос на систему растёт в сегменте средних компаний, заинтересованных в повышении эффективности бизнеса без стартовых крупных финансовых вложений. 30 апреля 2019 г. стало известно о доступности решения DIRECTUM Bot для пользователей Directum RX (DIRECTUM Bot – это решение, обеспечивающее доступ сотрудников к корпоративным сервисам через чат-бот в приложении Viber по настроенным бизнес-процессам). C помощью чат-бота сотрудники могут прямо в мессенджере отправлять заявки во внутренние службы и знакомиться с документами. Коннектор к системе «1С:Предприятие 8» упрощает использование разнородных систем и позволяет обмениваться данными между системами 1С и DIRECTUM и изменять данные объекта системы 1С в рамках согласования и синхронизировать их в интегрированную систему.

Таким образом, архитектура системы DIRECTUM обеспечивает интеграцию, открытость для различных приложений, возможность модернизации в соответствии с индивидуальными требованиями компании, а также надёжность и безопасность деловых коммуникаций с коллегами, клиентами и бизнес-партнерами.

СЭД ELMA – российская компания, разработчик одной из самых используемых BPM-системы (Business Process Management System) в России и СНГ. Платформа ELMA – это мощная и гибкая система управления бизнес-процессами с интегрированными модулями CRM, электронного документооборота, проектного управления и контроля показателей эффективности (KPI), массовых операций.

BPM-система (Business Process

Management System) – программное обеспечение, реализующее стратегические цели компании через моделирование, исполнение, контроль и непрерывное улучшение исполняемых процессов. Возможности основного продукта – BPM –могут быть расширены приложениями CRM+, ECM+, Проекты, KPI.

Компании, внедрившие приложения на платформе ELMA, получают следующие преимущества: 1) автоматизация сквозных процессов, охватывающих всю деятельность компании; 2) единая структура данных всех приложений, не требующая интеграции; 3) общее информационное пространство корпоративного взаимодействия; 4) решает задачи электронного документооборота.

Приложение объединяет технологии управления контентом, характерные для традиционных ECM-систем, с автоматизацией бизнес-процессов. ELMA ECM+ отвечает за управление движением информации. Операции с документами начинают служить целям компании и помогают в улучшении продуктов и услуг.

Приложение включает в себя функции операционной CRM-системы и возможности автоматизации бизнес-процессов взаимодействия с клиентами. ELMA CRM+ помогает контролировать динамику сделок, непрерывно улучшать Customer Experience и уверенно вести клиентов к активным продажам. Рутинные операции проекта заменяются чёткими бизнес-процессами.

ELMA.IA (ELMA Intelligent Automation) – умная автоматизация процессов. Интеллектуальные роботы успешно заменяют людей в офисной рути- не, бизнес становится эффективным, а процессы экономными. Робот справляется с рутиной быстрее человека, без ошибок, связанных с «человеческим фактором», без отпусков, выходных и остановок, с предсказуемым и легко контролируемым результатом. При замене людей на роботов не меняется принцип организации работы. Меняется исполнитель, увеличивается скорость, уменьшается количество ошибок. При помощи мобильных приложений для устройств на платформе Android и iOS каждый сотрудник компании сможет быть полноценным пользователем системы, даже находясь далеко за пределами офиса. Мобильные приложения ELMA ориентированы в первую очередь на руководителей компании, чтобы обеспечить их своевременной информацией и дать инструменты для быстрого принятия решений.

Компания предоставляет комплекс услуг: внедрение по выверенной технологии, модернизацию ключевых бизнес-процессов, квалифицированное обучение, консультации по развитию системы после внедрения [4]. Бесплатная редакция BPM-системы предоставляется без ограничений по времени использования и количеству пользовательских лицензий. Техническая поддержка и услуги по внедрению системы для бесплатной редакции не предоставляются.

Компания «ДоксВижн» – частная российская компания, разработчик одноименной системы управления документами и бизнес-процессами, основана в 2005 году.

Docsvision спроектирована как современная ECM-система. Возможно хранение всего цифрового контента организа- ции, управление документами и процессами на единой платформе.

СЭД включает электронный архив, де лопроизводство, договорный документо оборот, оперативное управление, управле ние бизнес-процессами, специализирован ные решения доступа к ней, а также обеспечивает пользователю удобный интерфейс для работы [5]. Предоставляются услуги обучения, техподдержки.

В состав системы входят приложения «Делопроизводство», «Управление процессами» и «Административное делопроизводство», средства разработки приложений и бизнес-процессов, а также программные шлюзы в Microsoft Dynamics AX, Microsoft SharePoint Portal и 1С:Предприятие 8.0.

Архитектура системы – сервер Docsvision базируется на платформе Microsoft (Windows Server, SQL Server, IIS, а также тесно интегрируется с Microsoft Exchange Server). Нижним уровнем системы является технологическая платформа Docsvision, главными компонентами которой являются серверы данных и приложений, предоставляющие приложениям Docsvision соответствующие сервисы, а также конструктор решений, предназначенный для создания карточек документов и бизнес-процессов решения, включая и их логику. К слою платформы относятся также дополнительные модули, реализующие специализированную технологическую функциональность и шлюзы, обеспечивающие без программирования взаимодействие биз-нес-процессов Docsvision с внешними системами. Программа позволяет оперативно переключаться на работу в разных средах – рабочем компьютере, смартфоне, планшете, разъездном ноутбуке. Специальный эргономичный дизайн приносит позитивный пользовательский опыт.

Работа с документами, процессами и заданиями возможна на любом доступном пользователю в данный момент устройстве с любой платформой. Очевидны выгоды использования универсальной клиентской лицензии. Для изменений проектов проводятся «разработки без программирования» – low code platform, не затрагивая бизнес-логики связанных решений.

На базе Docsvision разработаны специализированные отраслевые решения для прикладных бизнес-задач и интеграционные решения.

СЭД «ДЕЛО» – это продуманный и полный «пакет» для управления информацией и документооборотом, возможность построения свободных маршрутов движения документов, сквозная автоматизация документооборота территориально-распределённых компаний, надёжный электронный архив и защищённый документооборот с применением электронной подписи, интеграция с другими системами, соответствие законодательным и нормативно-методическим требованиям, а также требованиям информационной безопасности [7].

Компания внедряет тонкие настройки, которые позволяют повысить качество работы конечных пользователей: чат-боты, распознавание голоса. Стабильный интерес заказчиков к традиционным продуктам СЭД «ДЕЛО», мобильному приложению EOSMobile сопровождается тем, что эти системы становятся всё более нагруженными и аккумулируют всё больший объём данных.

Темы usability и дизайна становятся всё актуальнее по мере включения в электронный обмен документами и совместную работу с системой не только топ-менеджеров компаний и высших должностных лиц госпредприятий, но и управленцев среднего звена. Поэтому ключевые конкурентные преимущества решений СЭД «ДЕЛО» будут заключаться в их производительности, масштабируемости и удобстве использования.

СЭД «ТЕЗИС» – это современная система электронного документооборота, ориентированная в первую очередь на организации в России и странах СНГ. Первая версия ТЕЗИС была запущена в 2010 году. Система предназначена для автоматизации управления бизнес-процессами и документооборотом в организациях различных сфер деятельности. СЭД основана на платформе CUBA, основными преимуществами которой являются современные технологии, открытый код и масштабируемая архитектура, а также инструменты для быстрой разработки приложений, которые упрощают адаптацию СЭД к уникальным бизнес-процессам заказчика.

Система документооборота «ТЕЗИС» предлагает готовую функциональность для управления задачами, согласования документов и выполнения стандартных организационных процедур, таких как обработка входящей и исходящей корреспонденции или управление архивами.

СЭД «ТЕЗИС» является удобной программой контроля исполнительской дисциплины и способствует повышению управляемости и контролируемости организации, позволяя составить объективное представление о состоянии дел внутри компании, навести порядок в потоках корпоративной информации. Стоит отметить, что компания «Haulmont» имеет лицензию ФСБ России на разработку и распространение криптографических защищённых систем, а также две лицензии Федеральной службы по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК). Первая из них распространяется на деятельность по технической защите конфиденциальной информации, а вторая – на деятельность по производству и разработке средств защиты конфиденциальной информации.

Программа «1С:Документооборот 8», созданная компанией «1С», предназначена для обеспечения сохранности, быстроты доступа, облегчения поиска и повышения эффективности работы с внутренними и официальными документами [1]. Программа может использоваться в любой компании, независимо от её отраслевой направленности. Она одинаково хорошо подходит для применения как в коммерческой фирме с малым количеством пользователей, так и на большом государственном предприятии.

«1С:Документооборот» оборудован готовыми модулями по обмену с распространёнными в России учётными системами. Так как программа работает на платформе 1С, то она предусматривает возможность бесшовной интеграции с другими конфигурациями 1С. Из интерфейса другой конфигурации можно будет работать с данными «1С:Документооборот», вести коллективную работу над файлами, приложенными к документам, использовать «1С:Документооборот» в качестве файлового хранилища или как архив документов, учитывать трудозатраты сотрудников. Кроме того, если сотрудники компании уже взаимодействовали с системами 1С, то работать в «1С:Документооборот» им намного легче, так как продукты 1С похожи между собой по структуре.

Программа обеспечивает централизованное безопасное хранение документов. Оперативный доступ сотрудников к документам для просмотра или редактирования реализован с учётом их пользовательских прав. Предусмотрены учёт и контроль рабочего времени сотрудников, а также работа с программой «1С:Документооборот 8» в режиме распределённой информационной базы.

Программа создана на технологической платформе «1С:Предприятие 8» и поддерживает работу большого количества пользователей по локальной сети или через Интернет, в том числе с использованием веб-браузеров Internet Explorer или Mozilla Firefox, обеспечивая, таким образом, поддержку сотрудников, работающих вне офиса.

Таблица 2 – Результаты тестирования СЭД/ЕСМ

Функционал системы	DIREC TUM	Elma	Docs Vision	Дело (ЭОС)	Тезис	1С: Документооборот
Возможности карточки документа	5	5	4	4	4	4
Обеспечение безопасности	4	4	4	4	4	4

Возможность хранения версий

5

5

5

5

4

4

Продолжение таблицы 2

Возможности поиска по хранилищу документов	5	5	4	4	4	4
Возможности уведомления в ходе процесса обработки документа	5	4	4	4	4	4
Возможности маршрутизации и формирования заданий пользователям	5	5	4	4	4	3
Возможность интеграции с электронной почтой	5	5	4	4	5	4
Возможность архивирования устаревших документов	4	4	4	4	3	3
Возможность создания распределённой структуры хранилища	5	5	4	4	4	3
Удобство интерфейса	5	5	5	5	5	3
Возможность сканирования, распознавания документов	5	5	4	4	3	3
Итоговый средний балл	4,82	4,73	4,18	4,18	4	3,54

«Система 1С:Документооборот» интегрируется во все продукты 1С (с которыми работает большое число фирм), что облегчает задачу внедрения системы. Программа СЭД «Корпоративный документооборот» на базе платформы «1С» является эффективным, проверенным средством и позволяет решать различные задачи.

Итак, всем перечисленным выше системам, принявшим участие в тестировании, по описанным функциям были присвоены баллы от одного до пяти.

Один балл – функционал присутствует в минимальном объёме, пять баллов – функция реализована максимально полно. Из неупомянутых в статье возможностей систем при их оценке были учтено: 1) удобство и простота интерфейса (наличие web-интерфейса – работа с системой через Интернет); 2) возможность создания распределённых баз данных (различные подразделения работают с документами, хранящимися в разных базах данных, ко- торые актуализируются по заранее заданному алгоритму); 3) возможность архивирования устаревших документов и рассылки уведомлений (самих документов) через электронную почту.

Если компания небольшая и ей необходима автоматизация только документооборота, то для этого подойдет DIRECTUM.

Организациям с многоязычным интерфейсом и поддержкой работы пользователей одновременно на нескольких языках предоставляются умная автоматизация бизнес-процессов, мобильные приложения. Востребована бесплатная редакция системы. Elma сократит трудозатраты сотрудников при формировании планов и отчётов и сможет минимизировать ошибки в планировании, вызванные человеческим фактором.

Если предприятие является государственным, то более уместной системой будет Docs Vision, обеспечивающая: 1) бы- стрый доступ ко всему объёму необходимой информации; 2) прозрачность процессов; 3) повышение скорости прохождения документов.

Территориально-распределённым организациям с большим количеством отделов и подразделений подойдет «1С:Документооборот», который оптимизирует расходы, упростит формирование плановой и отчётной документации.

СЭД «ТЕЗИС» рекомендуется для компаний, нуждающихся в криптографически защищённых системах и службах по техническому и экспортному контролю.

Выбор СЭД – решающий шаг, определяющий как дальнейшее развитие электронного документооборота, так и самой компании. С внедрением СЭД предприятия получат эффективный инструмент контроля деятельности всех структурных подразделений, что повысит общую управляемость компании. Предприятия больше склонны применять отечественные разработки из-за их гибкости и дешевизны, и ситуация тут вряд ли изменится. С каждым годом они становятся функциональнее, менее затратными во внедрении и разрабатываются с учётом российских реалий. Успех проекта зависит от понимания руководства компании необходимости инвестирования в проект и, конечно, от правильного выбора системы с перспективой её развития.

Компании начали активно использовать СЭД как основу для построения комплексных информационных систем автоматизации бизнес-процессов, получая реальные бизнес-выгоды и повышая эффективность своей деятельности.

Системы обеспечивают высокую степень гибкости с точки зрения интерфейса, ролевой модели, возможности реализации кастомизированных продуктов. Кастомизация (customization) – адаптация массового продукта под запросы конкретного потребителя путём частичного изменения продукции под конкретный запрос, доукомплектования товара дополнительными элементами или принадлежностями. Термин происходит от английского customer – клиент, потребитель.

Новое в корпоративном сегменте ПО – требования к высокой производительности, UX, дизайн. Современное ПО должно быть не только функциональным и гибким, но и удобным и комфортным, оно должно предоставлять вариативность типов рабочих мест, доступных пользователю: работа с мобильных устройств, веб, через корпоративную почту, IM (кроссплатформенная программа обмена мгновенными сообщениями для мобильных устройств, а также кроссплатфор-менное веб-приложение; поддерживает протоколы Twitter, Facebook, Google Talk, XMPP, Yahoo!, AOL Instant Messenger, ICQ, Myspace, Windows Live Messenger/ MSN, ВКонтакте, Mail.Ru Агент, Я.Онлайн, Одноклассники.ru) .

Миграция на облачную платформу обеспечивает мобильность и доступность системы, увеличивается скорость обработки документов и их одобрения. Помимо этого, снижаются расходы на поддержку платформы, а интеграция с другими сервисами становится проще.

При выборе платформы СЭД стоит ориентироваться на её современность, наличие готового решения и конструктора: готовые решения можно адаптировать под нужды компании с наименьшими затратами.

Тенденции ECM-рынка: будущее рынка за гибкими платформенными решениями. Сегодня рассматриваются совершенно новые технологии: искусственный интеллект, учёт поведения пользователя, «тепловая карта» работы с мобильным приложением. Многие разработчики СЭД вышли на совершенно иной уровень функционала программ и занимаются «тонкой настройкой», которая позволяет повысить качество работы конечных пользователей, – внедряют новейшие технологии: чат-боты, распознавание голоса.

Технология блокчейн (цепочка блоков) – это распределённая база данных, у которой устройства хранения данных не подключены к общему серверу.

Блокче_́йн (англ. – blockchain [1], изначально – block chain) – выстроенная по определённым правилам непрерывная последовательная цепочка блоков (связный список) , содержащих информацию. Чаще всего копии цепочек блоков хранятся на множестве разных компьютеров независимо друг от друга.

Технология блокчейн имеет хорошие перспективы в электронном документообороте для решения проблем совместимости операторов СЭД, а также возникающих при этом юридических коллизий.

Сейчас ЕСМ-системы затрагивают главные аспекты деятельности предприятий: управление финансами, работу с клиентами и контрагентами, управление НИОКР и производством. Переход на цифровые технологии позволяет эффективно провести централизацию требуемых функций, снизить трудозатраты, повысить эффективность, гибко перенастраивать процессы в ответ на изменение ситуации на рынке.

СЭД становится центром всех информационных ресурсов организации, в систему вовлекается всё большее количество сотрудников, при этом у каждого заказчика она имеет свою специфику. Кроме того, на помощь традиционным решениям и модулям СЭД приходят инновационные технологии, такие как нейросети, искусственный интеллект, чат-боты и др. Всё это делает рынок невероятно насыщенным и разнообразным, но в то же время заставляет постоянно следить за изменениями.