Проблемы совершенствования документооборота

На сегодняшний день в нашей стране остро стоит проблема документооборота в органах государственно власти и местного самоуправления, а именно в том, что прежде чем получить нужный документ, требуется много времени и сил для сбора необходимых подписей, справок. Объем документации в наше время стремительно возрастает в связи с научно-техническим прогрессом, развитием экономики, расширением и усложнением номенклатуры выпускаемой продукции, строительством новых объектов. Все это приводит к увеличению информации содержащейся в документах.

Актуальность   выбранной темы заключается в том, что совершенствование документооборота на сегодняшний день имеет важное назначение, так как в связи с ростом объема документации возрастает и время обработки информации, содержащейся в документах, что в последующем может повлиять на качество управления.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. [1]

Организация работы с документами является важной частью в управлении и принятии решений, влияющих на качество управления. Процесс принятия управленческого решения состоит из получения информации, её анализа и принятие решения.

Если в организации отсутствует четкая работа с документами, то вследствие этого появляются документы низкого качества, содержащие недостаточное количество информации, это приводит к увеличению срока их обработки, что в следствие может повлиять на качество управления и увеличению сроков принятия решения. [5]

На современном этапе развития процесс документирования пытаются полностью автоматизировать с помощью информационных технологий, так как их использование значительно может сократить время и издержки в управлении. Создание и оформление электронных документов регулируются Федеральным Законом «Об электронной подписи» и Федеральным законом «Об информации, информационных технологий и защите информации». [2] [3]

В настоящее время можно выделить два основных метода по совершенствованию работы с документами:

• 1.    Оптимизация процедур подготовки и оформления документации, упорядочение документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения.

• 2.    Сокращение объема документооборота, главным условием которого является упорядочение документов. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация. При унификации из документации изымаются лишние звенья, которые не соответствуют установленным требованиям. Основными задачами сокращения объема документооборота являются: сокращение количества создаваемых документов и сокращение расходов ресурсов на производство документов. [4] [5]

Таким образом, в связи с развитием электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных систем управления документационное обеспечение становится все более актуальным вопросом. Благодаря развивающимся информационным технологиям, возможно, уменьшить время обработки информации в тех или иных документах, сэкономить бумажные носители и сократить объем ненужной информации. Так же создание и оформление электронных документов по действующему законодательству Российской Федерации регулируются законами, а именно Федеральный Закон «Об электронной подписи» и Федеральный закон «Об информации, информационных технологий и защите информации».