Проектирование системы электронного документооборота в IBM Lotus Notes

Одной из самых востребованных и актуальных задач управления работой организации является задача электронного документооборота.

Электронный документооборот – это такая система ведения документации, при которой все процессы, связанные с документооборотом предприятия, поддерживаются с помощью информационно-технических средств.

Актуальность внедрения автоматизированной системы электронного документооборота (СЭД) на предприятии УНПП «Молния» определена большим объемом бумажного документооборота. Система предполагает хранение информации о сотрудниках предприятия, клиентах, отчеты о поставках продукции, заключения договоров. Документооборот является одним из тех вспомогательных процессов, без которых невозможно нормальное функционирование любого предприятия. Поэтому необходимость перехода на электронный документооборот, существенно ускоряющий и оптимизирующий процессы обработки документов, и, как следствие, повышающий качество выполнения производственных процессов, ни у кого не вызывает сомнений. Проблемы возникают при выборе средств автоматизации документооборота, поскольку в настоящее время существует большое количество программных средств, разнообразных как по функциональным возможностям, так и по цене.

Одним из таких средств, известных на российском рынке более 15 лет, является система коллективных работ Lotus Notes. Система Lotus Notes содержит в своей основе гибкую СУБД. Ее клиент-серверная архитектура позволяет разделять и совместно использовать данные при коллективной работе пользователей, вести локальную информацию, впоследствии легко интегрируемую в общие информационные потоки, синхронизировать процессы рассредоточенных и удаленных участников автоматизируемой деятельности. Приложения Notes совместного использования информации дают возможность многим пользователям общаться в конструктивном диалоге и обмениваться сложными документами.

В ходе проектирования был изучен бумажный документооборот предприятия, т.е. перечень используемых документов. База данных создана на основе шаблона – библиотеки документов.

Предложенный проект автоматизированной информационной системы позволит в автоматизировать электронный документооборот на предприятии и обеспечить удобство работы для персонала.

Перед проектированием базы данных важно изучить предметную область и определить основные требования к продукту. Далее на основе этой информации необходимо выделить более конкретные параметры базы. Разрабатываемая БД является объектно-ориентированной, необходимо сформировать список объектов, хранящихся в базе. Планово Экономический Отдел предъявляет определенные требования к возможностям базы данных. Они определяют список документов, которые необходимо хранить в базе.

Примеры созданных документов представлены на рисунках 1- 4.

Библиотека	Категория:	Накладная
документов Основной раздел	Инициатор	Рецензенты                Параметры рецензирования
айгуль/айгуль Сегодня 21:52 Частное	айгуль/айгуль	yfgj@maik.ru             Тип рецензирования: Последовательное рецензирование При истечении срока: Срок рецензирования не ограничен Уведомить          последней рецензии инициатора после:

Рисунок 1 Накладная

Библиотека документов Основной раздел

айгуль/айгуль

Сегодня 21:52

Тема: Категория:	Лист регистраций
	Инициатор айгуль/айгуль	Предыдущие Нет	Рецензенты Текущие Олег Киррилович Гречкин	Будущие Нет

Рисунок 2 Лист регистраций

Рисунок 3 Библиотека документов

Документ в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство, поэтому любая хозяйственная операция оформляется документом, который подтверждает факт ее свершения и делает бухгалтерскую запись юридически законной. Благодаря документу точно известно место, время, объект учета и ответственные лица. Документом в учете подтверждается законность и обоснованность всех текущих учетных записей.

В составе документов бухгалтерского учета различают:

• - первичные документы;

• - учетные регистры;

  -отчетные документы.

Каждый факт хозяйственной жизни должен оформляться первичным учетным документом (часть 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Создание первичных учетных документов или получение их от других предприятий, принятие их к учету, обработка, передача в архив называется документооборотом.

Движение же первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота. График документооборота на предприятии оформлен в виде схемы и приказа с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Предприятие оформляет хозяйственные операции оправдательными документами, составленными по формам, содержащимися в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а также по формам, утвержденным отдельными нормативными актами государственных органов .Первичные учетные документы, разрабатываются     самостоятельно для индивидуального применения. При этом формы первичных документов индивидуального применения, разрабатываемые на предприятии должны содержать обязательные реквизиты, установленные Федеральным Законом « О бухгалтерском учете» и утверждаться приказом или распоряжением руководителя организации в установленном порядке:

• -    наименование документа;

• -    дату составления документа;

• -    наименование организации, от имени которой составлен документ;

• -    содержание хозяйственной операции;

• -    измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

• -    наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

• -    личные подписи указанных лиц.

• 2 .О введении в действие международных стандартов финансовой отчетности и разъяснений международных стандартов финансовой отчетности на

• 3 .План развития бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации на 2012-2015 годы на основе Международных стандартов финансовой отчетности. Режим доступа: www.minfin.ru

Предприятие самостоятельно разрабатывает и утверждает Перечень регистров бухгалтерского учета, содержание которых является коммерческой тайной.

В первичных учетных документах могут содержаться дополнительные реквизиты в целях получения необходимой информации для налогового учета.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив бухгалтерии. До передачи документы должны храниться в закрывающемся помещении в специально предназначенных для этого шкафах или сейфах, исключающих возможность их пропажи или порчи под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.