Проектирование системы управления персоналом на основе менеджмента качества

Типовой проект имеет свой жизненный цикл (фазы):

• >    начало

• >    организация и подготовка

• >    выполнение работ

• >    завершение

Под управлением проектом подразумевается деятельность, направленная на реализацию проекта с максимально возможной эффективностью при заданных ограничениях по времени, ресурсам, а также качеству конечных результатов проекта. Основные показатели эффективности проекта можно отразить в так называемом проектном треугольнике:

Рис. 1 Проектный треугольник

Процесс управления проектом будет состоять из следующих этапов (рис.2):

> Процесса инициации

> Процесса планирования

> Процесса исполнения

> Процесса завершения

Рис. 2. Процесс управления проектом

Рис. 3 Этапы проектирования.

Исходя из сказанного, процесс проектирования системы управления персоналом (далее СУП) на основе системы менеджмента качества (далее СМК) будет состоять укрупнено из 4 этапов (рис.3).

Обязательное условие реализации каждого этапа – это обучение основных субъектов проекта и презентация стандартов и регламентов перед внедрением. Возникает вопрос. Чему обучать? Обучать необходимо вопросам системы менеджмента качества, вопросам системы управления персоналом, требованиям СМК к разработке документов, сопровождающих основные процессы и т.д. Необходимо организовать корпоративное обучение всех субъектов проекта.

В данной статье рассмотрим первый этап проектирования СУП на основе СМК - «Инициация проекта».

Первый этап включает:

• >    Определение заинтересованных сторон

• >    Разработка Устава проекта

Заинтересованными сторонами в реализации проекта будут основные внутренние субъекты управления персоналом (далее УП):

Таблица 1.

Заинтересованные стороны проекта

Специализированные субъекты СУП	Неспециализированные субъекты СУП
Служба управления персоналом	Высшее руководство
	Руководители подразделений
	Служба качества

Для реализации проекта необходимо создать проектную группу (команду), назначить менеджера проекта, определить участников проекта.

На данном этапе одной из задач проектной команды является выбор способа разработки СУП. У современной организации есть три альтернативных варианта, каждый из которых имеет свои достоинства и недостатки:

• 1.    Разработка «авторской»     СУП силами специалистов

организации.

Неоспоримым преимуществом является максимальный учет реальных потребностей организации, индивидуальной специфики ее персонала, технологий, условий деятельности. Другим фактором, позитивно влияющим на результаты проектирования СУП по данному варианту, выступают:

• >    Большое психологическое доверие со стороны коллектива с разработкам собственных специалистов.

• >    Совмещение в одном лице функций пользователей системы и разработчиков

• >    Более высокая ответственность за качество разработок

• 2.    Использование уже имеющегося опыта построения СУП на основе СМК.

Основным исходным условием использования данного варианта является исключительно высокая квалификация соответствующих специалистов. Базовые теоретические знания и наличие творческого потенциала, большого практического опыта и специальных знаний в области методологии разработки и внедрения систем управления.

В этом случае специалисты берут действующую систему в другой организации и адаптируют ее к конкретным условиям. Подобный подход не требует высокой квалификации специалистов, а также имеет свои преимущества:

• >    Существенно уменьшаются сроки проекта за счет экономии времени на разработку нормативно – методической базы и периода опытной опробации.

• >    Используется только положительный опыт, учитывается негативный опыт («Учиться на чужих ошибках»)

• 3.    Использование услуг сторонних экспертов в режиме прямого консалтинга.

Сложность возникает, чтобы найти организацию, которая готова поделиться своим НОУ-ХАУ.

В г.Омске становится все больше организаций, где реализуется системный подход к УП, но все же не так много организаций где бы эта система работала идеально с учетом СМК.

Если специалисты службы персонала организации не имеют достаточной квалификации, руководство организации слабо разбирается в вопросах УП, в организации нет стратегического планирования и бюджетирования, уровень менеджмента достаточно низкий, в таком случае целесообразнее привлечь консультантов. Недостатком работы внешних консультантов является невозможность в короткий срок изучить все нюансы внутренней среды организации. Кроме того отношение к разработкам консультантов психологически отторгается другими субъектами УП. Кроме того, может возникнуть проблема с выбором внешнего консультанта в связи с отсутствием в регионе консультантов с высокими профессиональными компетенциями. В случае привлечения "Экономика и социум" №4 2012                    консультантов из другого региона, это значительно увеличит стоимость (бюджет) проекта.

Если же организация, в которой реализуется проект, обладает признаками инновационности, сотрудники постоянно повышают свой образовательный уровень, менеджеры компании четко понимают, что должно быть результатом проекта и как этого добиться, в данном случае, можно работать над проектом за счет внутренних ресурсов.

В рамках организационной структуры организации, организационная структура управления проектом может иметь вид сбалансированной матричной структуры (рис.4). При такой организации управления проектом менеджер будет полностью занят на проекте, а участники проекта будут иметь частичную занятость (важно определить трудоемкость от общего рабочего времени). Остальное время участники проекта будут выполнять свои функциональные обязанности. Организационная структура управления проектом может иметь вид проектной организационной структуры (рис.5). В данном случае в рамках организационной структуры предприятия выделяется полностью проектная команда, которая работает только над проектом, не выполняя более никаких функциональных обязанностей. Данная форма управления проектом наиболее дорогостоящая.

Рис. 4 Сбалансированная матричная организационная структура

Рис 5. Проектная организация

Устав проекта – это документ, который формально санкционирует проект или фазу и документирует первоначальные требования, удовлетворяющие потребностям и ожиданиям заинтересованных сторон проекта.

Устава проекта, как правило включает в себя :

• >    назначение или обоснование проекта;

• >    измеримые цели проекта и соответствующие критерии успеха;

• >    требования высокого уровня;

• >    описание проекта высокого уровня;

• >    риски высокого уровня;

• >    сводное расписание контрольных событий;

• >    сводный бюджет;

• >    требования к одобрению проекта;

• >    назначенный менеджер проекта, уровень ответственности и полномочий;

Итак, составим Устав для нашего проекта:

Обоснование проекта

В условиях рыночной конкуренции и борьбы за потребителя приоритетным стратегическим направлением развития предприятий становится развитие системы менеджмента качества, которая охватывает все функциональные области деятельности организации. Управление персоналом -один из основных процессов на предприятии, от которого зависит выпуск качественного продукта ( услуги). Важное значение, в современных условиях приобретает понятие «бренд работодателя». И уровень этой составляющей должен быть качественным, для того, чтобы предприятие было конкурентоспособно на рынке труда.

Цели проекта: Разработать СУП на основе СМК

Задачи проекта:

• 1.    Построить систему УП, которая будет включать все основные системобразующие функции УП.

• 2.    Каждую подсистему УП рассмотреть под призмой процессного подхода.

• 3.    Разработать стандарты и регламенты каждой систеобразующей функции СУП

Критерии успеха:

• 1.    Достижение организацией стратегических планов и показателей

• 2.    Эффективность СУП, которую необходимо будет определить через качественные и количественные показатели, в том числе выполнение персоналом стандартов результативности, стандартов процессов, стандартов поведения.

Требования высокого уровня:

Разработка стратегии и политики организации в области УП, основанная на принципе стандартизации.

Описание проекта высокого уровня:

Необходимо осознать необходимость проектирования СУП на основе СМК и выработать основные требования к СУП.

Далее разрабатываются и внедряются стандарты и регламенты высокого уровня. (Положение о персонале, Кадровая стратегия и политика).

И только потом Стандарты, Положения и инструкции первого приоритета.

Риски высокого уровня:

Управление рисками проекта включает в себя процессы, относящиеся к планированию управления рисками, их идентификации и анализу, реагированию на риски, мониторингу и управлению рисками проекта. Большинство из этих процессов подлежат обновлению в ходе проекта.

Цели управления рисками проекта – повышение вероятности возникновения и воздействия благоприятных событий и снижение вероятности возникновения и воздействия неблагоприятных для проекта событий.

Риск проекта – это неопределенное событие или условие, которое в случае возникновения имеет позитивное или негативное воздействие по меньшей мере на одну из целей проекта, например сроки, стоимость, содержание или качество.

Риск может быть вызван одной или несколькими причинами и в случае возникновения может оказывать влияние на один или несколько факторов.

• ■    Риск - вероятность отклонения параметра

• ■    Риск - величина отклонения параметра

• ■    Известные риски

• ■    Неизвестные риски

Идентификация рисков предусматривает определение рисков, способных повлиять на проект, и документальное оформление их характеристик.

Реестр рисков включает:

• •    Список идентифицированных рисков

• •    Список потенциальных действий по реагированию

• •    Основные причины возникновения риска

• •    Уточнение категорий рисков

С какими рисками предположительно можно столкнуться при проектировании СУП на основе СМК. Это сопротивление изменениям со стороны основного объекта и субъектов СУП, также разработанная система может носить формальный характер. Все стандарты и процедуры разработаны, формализованы, но по ним никто не работает. На данном этапе необходимо также продумать план реагирования на возможные риски Сводное расписание контрольных событий (сетевой график)

Сетевой график состоит из двух типов элементов: работ и событий. Событие – это момент завершения какого-либо процесса, отражающий отдельный этап выполнения проекта. У любой работы есть начальное и конечное события. Пример в таблице 2.

Таблица 2.

Построение системы отбора персонала на основе СМК

№	Наименование работ	Предшествующие работы	Время выполнения
а	Аудит фактической системы отбора персонала	-	2 недели
б	Описание эталонной системы отбора как бизнес-процесса	а	1 неделя
г	Разработка Положения об отборе персонала	б	1 неделя
д	Внедрение системы Отбора персонала	б, г	1 месяц
е	Оценка результатов	д	1 месяц

Ориентировочная продолжительность работ 1-2 месяца Сводный бюджет.

При проектировании СУП на основе СМК основными составляющими бюджета будут:

• 1.    ФОТ на поощрение команды проекта

• 2.    Затраты на оплату консультантов (в случае привлечения)

• 3.    Затраты на сертификацию

Требования к одобрению проекта.

Стандарты и регламенты СУП разработаны в соответствии с эталонной моделью СУП и соответствуют Стандарту предприятия в области Управления персоналом и ГОСТ Р ИСО 9001-2001 п. 6.2

Назначенный менеджер проекта, уровень ответственности и полномочий .

Менеджер проекта назначается исполняющей организацией для достижения целей проекта. Эта роль требует гибкости, осмотрительности, сильных лидерских качеств и умения договариваться, а также солидного знания практики в области управления персоналом. Менеджер проекта находится в центре взаимодействий между заинтересованными сторонами проекта и самим проектом. Руководит командой проекта, отвечает за достижения целей проекта, результатов проекта в запланированные сроки с необходимым качеством. Т.е отвечает за показатели проекта. Отвечает за мотивацию и благоприятный морально-психологический климат участников проекта, планирует распределение работ, контролирует их выполнение. Инициирует обучение субъектов и объектов проекта. Может обратиться за необходимой информацией к линейным руководителям структурных подразделений и высшему руководству.

На завершающей стадии данного этапа, проект предоставляется для одобрения. Если проект одобряется, начинается следующий этап «Планирование проекта», если не одобряется, проектная команда дорабатывает проект.